WBS (Work Breakdown Structure): Dra nytte av å se prosjektet ditt som et tankekart

Du kan ikke unngå de dagene det er for mye av alt. Men du kan takle dette elegant med WBS - en slags terapi for en prosjektleder.

Det handler om å bruke et mindmap for å utfolde et stort prosjekt i håndterbare deler - leveranser. Når det er gjort riktig, er prioriteringene klare, og du er sikker på å fokusere på det som virkelig er viktig. I tillegg vil du være klar til å planlegge prosjektets oppgaver (Gantt Chart) og ressurser (i Resource Management).

Tips 1: Dekonstruer prosjektet ved hjelp av alle involverte, slik at du unngår plutselige hull i arbeidsflyten. Så snart WBS er klart, bør alle teammedlemmer ha tilgang til det og være enige i hva det står.

Tips 2: Prosjektledelse kan noen ganger bli en støyende markedsplass for oppgaver. Men hvis du unngår å gå for mye i detalj når du dekomponerer prosjektet ditt, får du en klar liste over leveranser. Følgende deloppgaver skal deretter planlegges i Gantt-diagrammet.

Ressursadministrasjon: Få folk til å elske jobben sin

Hva er den vanligste feilen gjennomsnittlige prosjektledere gjør? Det er bare å ignorere et viktig PM-verktøy - Ressursadministrasjon.

Og det er der problemene starter - kapasitet er ikke planlagt men gjettet, og leveranser handler mer om å "håpe" enn "å være sikker". Å jobbe med ressursadministrasjon betyr å optimalisere kapasitet slik at de riktige ressursene (personene) er planlagt for å levere spesifikke resultater på en gjennomførbar tid. Når du er klar med det, kan du begynne å planlegge oppgaver i Gantt-diagrammet.

Tips 1: Ta individualitet i betraktning! Uten å kjenne til teammedlemmenes arbeidsstil, kan du ikke planlegge tiden deres riktig. Men hvis du gjør det, vil du unngå unødvendige hull eller forfall.

Tips 2: Gi folk plass! Ikke planlegg ressursene dine for fulltidsoppgaver (f.eks. 8 timer om dagen). Ellers kan du ende opp med at alle er utslitte og utbrente. Hvis du reserverer litt ekstra tid, kan du senere bruke den til å løse et uventet problem som, la oss være ærlige, er en del av vårt arbeid.

Nye ressursrapporter i Easy Project

Gantt-diagram: Få det store bildet av hva og når det må gjøres

Noen ganger må du gå vekk fra prosjektene for å få en klar titt på hvordan det går - det er på tide for Gantt-diagrammet.

Det hjelper deg å visualisere forholdet mellom oppgavene til prosjektet ditt og tiden du har til å fullføre det. Og hvor utrolig det er å se tydelig hvilke oppgaver som må gjøres nå og hva som kan vente!

Tips 1: Først må du bli kjent med de viktigste oppgavene prosjektet ditt består av, og den omtrentlige tiden det tar å fullføre dem. Bruk deretter Gantt-diagrammet for å visualisere arbeidsflytprosessen. Som en ekstra bonus vil du se risikoene og mulige sammenstøt, slik at du kan prioritere bedre.

Tips 2: Involver alle! Siden Gantt-diagrammet viser både tidsestimat og viktigheten av visse oppgaver, la teamet ditt logge på og se det. Det er da lettere for teammedlemmene å forstå hverandres rolle i prosjektet.

konklusjonen

For å virkelig spare tid og energi og gjøre hele prosjektets arbeidsflyt jevnere, anbefaler vi å bruke de beste PM-verktøyene – WBS, Ressursforvaltningog Gantt – sammen i én plattform. Du vil bare føle deg så mye bedre uten å måtte åpne nye og nye programmer og vinduer. Se, vår Easy-prosjektet er nå gratis de første 30 dagene, og det lar deg:

➔ Del prosjektet i mindre trinn ved hjelp av WBS Tool og gjør alle resultatene så visuelle som mulig;

➔ Plasser alle nødvendige oppgaver og beregnet tid det tar å fullføre dem ved siden av hverandre ved hjelp av Gantt-diagrammet;

Planlegg kapasiteten din realistisk og unngå sammenstøt, forfalt og uhyggelig utseende til teammedlemmene dine;

➔ Vær fri for manuelle endringer og tilpasninger – det du gjør i Resource Management gjenspeiler seg i Gantt og omvendt;

➔ Se hva du virkelig trenger å jobbe med, og skjul det som ikke er nødvendig for deg for øyeblikket (f.eks. Milepæler, høydepunkter).

Lykke til med å velge riktig programvare for prosjektet ditt!