6 forretningstrusler i 2020 og hvordan du kan møte dem ved bruk av risikostyring

4/28/2020
13 minutter
Jan Pop

Har du identifisert alle risikoer i prosjektet eller selskapet ditt som du kontinuerlig overvåker og setter opp prosesser for å forhindre dem? Fra min egen erfaring er dette vanligvis ikke tilfelle, og risikostyring, som for eksempel sikkerhetskopiering av data, blir en forsømt aktivitet, som bare verdsettes i ettertid, når det vanligvis er for sent.

2020 er et vendepunkt når det gjelder risikostyring. Med utbruddet av koronavirus krise og det definitive slutten av den lange økonomiske vekstperioden, skifter de fleste selskaper fra å maksimere fortjenesten og oppnå vekst KPI-er til å stabilisere og sikre virksomheten og forberede seg på de betydelige endringene som venter oss de kommende ukene, månedene og årene.


Hva er de vanligste risikoene?

Så la oss ta en titt på vanligste risikoer vi møter i dag eller vil møte snart.


1) Økonomiske problemer, kontantstrøm og budsjettkutt

Kombinasjonen av offentlige reguleringer, karantene, nedleggelse av et stort antall selskaper, suspensjon eller reduksjon av mange tjenester enten av økonomiske eller menneskelige ressurser, budsjettkutt hos de fleste selskaper og usikkerhet om fremtiden har forårsaket at alle våre økonomiske planer og prognoser vi hadde i begynnelsen av 2020 er nå absolutt ut av virkeligheten. Derfor kan det forventes at mange selskaper vil måtte håndtere kontantstrømproblemer, krisehåndtering og se etter betydelige økonomiske besparelser i stedet for planlagt vekst og ekspansjon til nye markeder.


2) Forstyrrelse i forsyningskjeden

Ifølge en Undersøkelsen av Institute for Supply Chain Management i mars, nesten 75% av selskapene har opplevd forstyrrelser i forsyningskjeden på grunn av Covid-19-pandemien og begrensningene pålagt. Produksjon, detaljhandel og mange andre selskaper er derfor nå i betydelig usikkerhet om levering av varer fra Kina, som ofte er deres viktigste eller til og med eneste leverandør.


3) Mennesker, arbeidsproduktivitet og ressursstyring

Raske og uventede endringer, som redusert etterspørsel etter de fleste varer og tjenester, karantenetiltak, økt fjernarbeid fra hjemmet, men også de nye forretningsmulighetene som oppstår fra hver krise, har ført til at selskapene må ta opp menneskelige ressursspørsmål mer enn noen gang før , og må planlegge sin arbeidsevne fleksibelt. Dermed kan temaer som kontroll og styring av fjernarbeid fra en hjemmekontor bruker spesialisert prosjektprogramvare som Easy Project, overvåking av ansattes produktivitet, men også reduksjon av arbeidstidenen nedgang i lønneller oppsigelser ble relevant.



4) Cybersikkerhet

Med utbruddet av coronavirus-pandemien og kunngjøringen om karantene, flyttet selskaper millioner av sine ansatte til et hjemmekontor. Mange av disse menneskene jobber eksternt for første gang i livet, og mange på usikre nettverk og enheter som er enkle mål for hackere. Det er grunnen til at vi har vært vitne til et stadig økende antall nettangrep de siste månedene.


5) Juridiske spørsmål

I lys av hendelsene beskrevet over, er det veldig sannsynlig at mange mindre gründere, så vel som mellomstore og store selskaper, vil ikke lenger kunne oppfylle sine kontraktsmessige og andre juridiske forpliktelser. Dette vil gjenspeiles i økt usikkerhet mellom forretningspartnere, andre kostnadsbesparende tiltak og til og med et økt antall søksmål og erstatningstvister.


6) Uforberedelse for den "nye normale" verden

Selv om mye av den nåværende endringen er ganske negativ, kan hele situasjonen sees på som en transformasjon av systemet. Mange mennesker og selskaper leter fortsatt etter en retur til den "normale" tilstanden før krisen brøt ut, der virksomheten deres opererte og ga overskudd. Imidlertid tror jeg at du aldri kommer inn i samme elv to ganger, og ny "normal" verden som dukker opp fra denne krisen, kan for alltid være veldig forskjellig fra den gamle for mange bransjer. Dette vil uunngåelig føre til slutten eller svekkelsen av mange virksomheter. Motsatt vil det også åpne for nye muligheter som til slutt vil føre til omfordeling av kapital på lokalt så vel som globalt nivå. Mange endringer kan også akselereres av et politisk skifte forårsaket av en betydelig stemningsendring i samfunnet assosiert med virkningene av den økonomiske krisen og usikkerheten. Vi kan allerede observere mange nye trender i dag, for eksempel å akselerere den digitale transformasjonen av land og selskaper, endre forbrukeres kjøpsadferd, enda raskere vekst i e-handel eller økningen av telemedisin.

Det har ikke noe å si om du blir berørt av flere av truslene beskrevet over, eller om du har identifisert helt andre utfordringer i virksomheten din. effektiv risikostyring og dens prinsipper kan enkelt brukes på ethvert problem det er ikke helt sikkert å skje.

Selv om det finnes utallige tips om "hvordan man styrer risiko", mitt mål er ikke å overvelde deg med ideer og leksjoner, hvis brukervennlighet og funksjonalitet ofte er ganske individuell for en gitt type prosjekt og type risiko. Tvert imot, det vil jeg introdusere tre universelle prinsipper som danner grunnlaget for suksess risikostyring, uansett om du er et IT-selskap, et mellomstort produksjonsselskap eller en liten oppstart.


Hvordan bruke risikostyring?

I den andre delen av artikkelen presenterer jeg de grunnleggende prinsippene for risikostyring som vil hjelpe deg med å håndtere disse truslene.


1. Omfattende tilnærming fra identifikasjon til handlingstrinn ledelse

Risikostyring har en klar metodikk og flere faser, hvis riktig implementering er avgjørende for en vellykket styring av potensiell trussel. I teorien kan de enkelte fasene kalles annerledes, men i prinsippet er dette Identifikasjon - Evaluering - Reaksjon - Oppløsning - Kontroll.

Risikoidentifikasjon er tilsynelatende den enkleste fasen, hvis Hensikten er å avsløre alle mulige trusler. Jeg anbefaler å bruke idédugnad, der gruppemedlemmer kaster en mulig risiko etter den andre, diskuter hver enkelt og arrangøren skriver risikoen på tavlen slik at alle kan se dem. I andre runde distribuerer arrangøren et stykke papir for hvert medlem, og det som følger er en 10-15 minutters blokk, der alle har plass til å tenke selv og skrive ned ytterligere risikoer som ennå ikke er identifisert. På slutten av risikoidentifiseringen vil medlemmene i gruppen gå frem etter hverandre foran styret, presentere sine risikoer kort og skrive dem i styret blant de andre truslene.

Dette blir fulgt av a risikovurderinghvis formål er å vurdere, prioritere og ekskludere individuelle punkter som ikke er risiko. Spesielt fordi deres mulige innvirkning eller sannsynlighetsrate er ubetydelig, eller omvendt fordi oppfyllelsen av dem virker nesten sikker. Da er dette ikke risiko, men reelle problemer. Imidlertid kan vi vanligvis bruke en risikostyringsmetodikk for å adressere dem uansett.

Ved evaluering av individuelle risikoer bruker vi metodene for kvalitativ og deretter kvantitativ analyse. Vi bestemmer spesielt dens alvorlighetsgradden sannsynlighet for oppfyllelseden mulige konsekvenserden tidsmessig nærhet av oppfyllelsen, og mengden av mulige økonomisk innvirkning. Når vi tar hensyn til sannsynligheten og mulig økonomisk påvirkning, kan vi enkelt beregne påkrevd beredskapsreserve. For riktig evaluering anbefaler jeg å bruke spesialisert programvare som vil spare deg for tid og sikre at du ikke har glemt noe. Dessuten vil den visualisere de vurderte risikoene i grafer og indikatorer som risikomatrisen, som viser individuelle risikoer i henhold til alvorlighetsgrad og sannsynlighetsrate og dermed lar deg bestemme prioriteringene dine.

Risikovurderingen følges av Responsfase, der den mest passende måten å adressere risikoen må velges. Merk imidlertid at valget er ikke begrenset til bare aversjonsmidler. I prinsippet har vi flere mulige reaksjoner - risikoaversjon, avbøtning, aksept eller overføring til en tredjepart. Det er vanligvis sannsynlig at du har identifisert flere risikoer enn du kan avverge, eller at avverge dem alle ikke ville være effektive med tanke på mulighetskostnadene. Derfor er det avgjørende å ikke undervurdere evalueringsfasen, da det vil tillate deg å effektivt prioritere og riktig bestemme hvilke risikoer du vil ta opp og som du ganske enkelt vil akseptere.

Det nest siste stadiet for risikoen du har valgt å adressere er løsning. Nå kommer prosjektledelse, oppgaver, frister og koordinering av teamarbeid i spill. Du kan vanligvis administrere handlingstrinnene for å adressere risiko i vanlig prosjektstyringsprogramvare. Jeg bruker Easy Project, der jeg enkelt kan administrere de nødvendige handlingstrinnene som prosjektleder, samt evaluere, vurdere og visualisere individuelle risikoer. På denne måten kan jeg det kontrollere hele risikostyringsprosessen i den samme programvaren som jeg bruker til prosjektstyring.

Når risikoen er identifisert, evaluert og tiltakstrinn er håndtert, gjenstår det bare kontroll. Som en del av risikokontrollen overvåker jeg regelmessig individuelle risikoer (ideelt sett visualisert i grafer og indikatorer) og reagerer på de endrede omstendighetene, som vanligvis manifesteres ved en endring i mulige konsekvenser eller en endring i sannsynligheten for oppfyllelse. Ideelt sett i form av betydelig reduksjon av den potensielle påvirkningen eller til og med aversjon av selve risikoen.


2. Søknad til daglig drift

Som jeg skisserte i innledningen, er den største svakheten ved risikostyring at den sannsynligvis vil bli glemt til noe virkelig skjer. Uten avansert forebygging befinner team seg ofte midt i krisehåndteringen med den eneste oppgaven å minimere skader, som kanskje ikke har skjedd i det hele tatt. Jo senere reaksjonen kommer, desto vanskeligere er det å løse problemet. Derfor forebygging i form av risikostyring er vanligvis billigere og mer effektiv når det gjelder skade- og kapasitetspåstander enn å løse et problem som allerede har oppstått.

Å innlemme risikostyring i daglige prosesser er en effektiv måte å endelig starte forebygging i tide. Men hvordan gjøre det? Etter min erfaring vil følgende tre trinn være nyttige:

  • 1) Sett opp risikostyringsprosessen slik at den passer til størrelsen og driften til din bedrift og involver alle ansatte i den. Hvert teammedlem skal være ansvarlig for å identifisere risikoer i sitt arbeid og bør motiveres til å adressere dem, enten alene eller i samarbeid med lederen. Omvendt bør gjentatt ignorering av risikoer og ikke-deltakelse i prosessen med identifisering og løsning ikke tolereres.
  • 2) utnevne en advokat for risiko i teamet eller avdelingen din. Den ideelle personen for denne rollen er for eksempel en prosjektleder som er i synk med alle prosjektspesialister og har oversikt over alt som skjer. En advokat av risiko er vanligvis ikke i stand til å utføre sin funksjon i prosjekter eller avdelinger der han, på grunn av hovedoppgavens natur, ikke engasjerer seg fullt ut daglig. Derfor, hvis du er et større selskap, anbefaler jeg å utnevne flere advokater for risiko for å dekke alle prosjektene dine. Advokatens oppgave er ikke å forhindre alle risikoer ved ens makt, men å lede individuelle teammedlemmer til å komme med mulige risikoer selv og sette opp en effektiv prosess som vil bidra til å løse dem. Så advokaten for risiko er en person som ofte vil stille dette spørsmålet i møter: "Hva er risikoen ved denne avgjørelsen?" og vil være ansvarlig for at de enkelte faser, dvs. Identifikasjon - evaluering - respons - løsning - inspeksjonen vil faktisk finne sted.
  • 3) Ikke adresser risikostyring i et Excel-regneark, som alle kan få tilgang til, men ingen kommer virkelig dit. I stedet integrere risikostyring i et prosjektsystem som teammedlemmer bruker hver dag.


3. Involvering av hele teamet, fleksibilitet og fjernsamarbeid

Som du sikkert allerede har forstått, er risikostyring ikke en egen aktivitet fra en spesialist. Det er ofte nødvendig å involvere flere teammedlemmer og noen ganger eksterne spesialister, som advokat, regnskapsfører eller dataanalytiker. Dette gjelder spesielt i identifiserings- og evalueringsfasen når du trenger kompetanse på forskjellige områder for å kunne finne og korrekt vurdere forskjellige risikoer. Det er knapt mulig for en person å identifisere og vurdere alt produkt, økonomisk, juridisk, personell så vel som teknisk risiko. Å involvere flere mennesker, tildele oppgaver og sikre effektiv kommunikasjon vil også være nødvendig i løsningsfasen når du prøver å avverge risikoen eller i det minste redusere virkningen.

Hendelsene i 2020 lærer oss hvor viktig fleksibilitet og muligheten for å jobbe eksternt innen prosjekt- og personalledelse. Dette er spesielt sant i risikostyring. For eksempel kan det lett skje at du i siste øyeblikk oppdager en risiko som vil ha en ødeleggende innvirkning, og hvis sannsynlighet ikke er liten. I dette tilfellet må du svare så raskt som mulig, engasjere teamet, planlegge tiltak, tildele ressurser, lage oppgaver, tilordne frister og effektivt koordinere hele prosessen. Ofte i samarbeid med mennesker som av en eller annen grunn ikke kan være på kontoret eller jobbe eksternt som standard.

Hastigheten og effektiviteten til svaret ditt vil bli sterkt påvirket av verktøyene du bruker. Derfor, Jeg anbefaler å bruke omfattende programvare for risikostyring slik som allerede nevnt Easy-prosjektet. Den tilbyr spesielle funksjoner for alle individuelle faser av risikostyring, så vel som alle nødvendige prosjektstyringsfunksjoner som sjekklister med frister, Gantt diagrammer, WBS tankekart, integrert kalender, teampratog videokonferanser via Zoom-integrasjon or ressurs og økonomiske styringsverktøy. På noen få klikk kan du prøve det gratis og bestemme selv.

Jeg ønsker deg lykke til med å identifisere og håndtere risikoene dine.

Alt-i-ett-programvare for en moderne prosjektleder? Lett.

Få alle kraftige verktøy for perfekt prosjektplanlegging, administrasjon og kontroll i en programvare.

Prøv Easy Project i 30 dager gratis prøveversjon

Fulle funksjoner, SSL-beskyttet, daglige sikkerhetskopier, i din geoposisjon