Administrerer du et nytt prosjekt? Svar på disse 11 spørsmålene før den starter

1. Hva er målet med prosjektet?

Dette spørsmålet har flere tolkninger, den første tolkningen er rent praktisk. Hva skal være det endelige resultatet av prosjektet? I de fleste tilfeller er det ikke bare ett utfall, men et helt antall leveranser fordelt på flere faser. Som svar på det første spørsmålet er en enkel liste over leveranser tilstrekkelig. Og leveransene som forventes levert, fungerer som en Sjekkliste gjennom hele prosjektet.

2. Hva er det virkelige målet med prosjektet?

Den andre tolkningen er noe mer komplisert, men også viktigere. Målet med prosjektet er ikke selve resultatet, men effekten av resultatet. Designer du et nytt nettsted? Hva forventer kunden av nettstedet? Hvordan vil du måle suksess? Hvilket syn bør du følge? Finn svar på disse spørsmålene med teamet ditt, og ha det i minnet gjennom hele prosjektet.

3. Hva er IKKE målet med prosjektet?

Like viktig som setting prosjektets mål, er også en avklaring av hva som IKKE vil være målet med prosjektet. Etter å ha avklart resultatene, anbefales det å tenke på hvert segment av prosjektet separat og å kryssjekke med motparten, som er ansvarlig for levering av hvert segment av prosjektet. Tilsvarende er det lurt å diskutere med klienten sin forventning om effekten av prosjektet og prøve å eliminere de urealistiske forventningene. Dette er den beste måten å unngå mulige uenigheter og uplanlagt ekstraarbeid.

4. Hvor mye tid har vi?

Prosjektet ditt har sannsynligvis en frist satt på forhånd. Og selv om du helt sikkert har gjennomført en rekke prosjekter der fristene har blitt utsatt gjentatte ganger, bør du likevel ta tidsfristene på alvor. Tidsfrister er nøkkelen til å forstå tidslinjen til prosjektet og dermed arbeidsrammene til prosjektet. Å sette opp en gjennomtenkt frist vil hjelpe deg med å velge en passende strategi for å styre prosjektet. Selv om noen tidsfrister er ganske fleksible, er det nødvendig å angi minst interne frister, ideelt inkludert undertrinn, som lar deg spore fremgang med teamet ditt.

5. Hvem er den virkelige klienten?

De av dere som tidligere har levert et prosjekt til en større bedrift, har garantert opplevd en situasjon der folk du aldri har hørt om før begynte å kommentere aspektene og formen på leveransene i sluttfasen av prosjektet. Dette er absolutt ikke feil, stort sett er det et spørsmål om internpolitikk og for større selskaper er det rett og slett en vanlig prosedyre. I et optimalt tilfelle vil man imidlertid unngå situasjoner der noen ber om store endringer en uke før prosjektslutt. Avklar med motparten helt i starten av prosjektet hvem som skal inkluderes i beslutningsprosess og prøv å begrense antall deltakere.

6. Hvem er din kontaktperson?

Foruten andre er det nødvendig å avklare med motparten hvem som er forbindelsesoffiser. Dette vil sannsynligvis være personen du er i kontinuerlig prosjektkommunikasjon med. Det er imidlertid viktig å sjekke om det, i tilfelle en nødsituasjon og en ad hoc-avgjørelse, er denne personen som er ansvarlig for dem. Og når du avklarer disse punktene, bør du også gjøre rede for hvilke form for kommunikasjon (e-post, WhatsApp, ringer) denne personen foretrekker.

7. Hvem jobber med prosjektet?

Dette bør være ideelt klart. Hvis du allerede er kjent med prosjektledelse, kan du løse dette spørsmålet enkelt selv. Det kan være mer komplisert hvis du blir med i et allerede startet prosjekt med et team du ikke kjenner. Men også her kan du lett ta igjen de andre. Hva bør du først og fremst fokusere på? Du bør fokusere på utpekingen av hver person, om de har nødvendige ferdigheter, erfaring og nok tid. Deretter gjør du bevilg ekstra ressurser og støtte hvis du føler at det ikke blir tildelt nok ferdigheter / erfaring / tid.

8. Hvem er publikum?

Når vi leder et prosjekt, kan det lett skje at vi har en tendens til å tilfredsstille ønsker fra klienten eller annen motpart til enhver pris. Men deres ønsker tilfredsstiller ikke alltid målgruppens behov, og å oppfylle disse behovene vil ikke føre til oppnåelse av målene for prosjektet, slik det ble satt i spørsmål nummer 2. Derfor, når du leverer et prosjekt, ikke glem deg eller teamet ditt, målgruppen. Og selv om det noen ganger føles som kjemper mot vindmøller, kan du stille klienten det samme spørsmålet.

9. Hva trenger vi?

Har du og teamet ditt alle nødvendige verktøy tilgjengelig? Selv denne faktoren må tenkes gjennom, og om nødvendig bør den nødvendige teknologien sikres. Alt begynner med riktig programvare for prosjektstyring til beta-testanlegget. Har du alt tilgjengelig, eller trenger du noe å kjøpe for denne anledningen?

10. Har noen noen gang gjort dette før?

Vi snakker her både i snevrere og bredere forstand. Resulterer prosjektet ditt i at det er noe selskapet tidligere gjorde? Har de konkurrerende organisasjonene noe som ligner på ditt produkt/prosjekt? Finnes det noe slikt i et annet marked? Eller på et annet kontinent? Se etter inspirasjon, maler og prøver der du kan. Hvis du vil innovere, er det fantastisk, men det er ikke nødvendig å finne opp sykkelen på nytt.

11. Hva er i vår måte?

Problemet med hindringer er at det stort sett er umulig å forutsi dem. Men før du går inn i neste prosjekt, kan du prøve det i det minste som en tankeøvelse. Tenk om tidligere prosjekter og tenk på hva som kan gå galt denne gangen og hva som kan føre til at vi mister veien til vellykket gjennomføring. Og tenk på hvem som skal være ansvarlig for å løse slike problemer, og hvordan han skal løse dem.

Til slutt den siste anbefalingen, disse 11-spørsmålene må stilles i begynnelsen av prosjektet. Men ettersom forskjellige aspekter av prosjektet plutselig kan endres, anbefales det danne spørsmål gjentatte ganger og oppdater dem hvis situasjonen ber om det.