Beste verktøy for digital prosjektledelse (del 1): Hvordan digital prosjektledelse skiller seg fra klassiske prosjekter og hvordan du har fast kontroll over dem

Høres det ut som for mye? Vær trygg på at digital prosjektplanlegging er enkel å håndtere hvis du har en god og arbeidsprosess klar. Og det vil vi hjelpe deg med nå.

Grunnleggende forblir det samme

Hver prosjektleder trenger å jobbe med de grunnleggende trinnene i arbeid og prosessledelse, selv for digitale prosjekter. Relatert til dette er individuelle verktøy som vil hjelpe deg med å sikre jevn fremgang i prosjektet ditt (du bruker kanskje noen av dem allerede nå). Etter vår erfaring, en hel portefølje av funksjoner er nødvendig, primært Work Breakdown Structure (WBS), Oppgave Dashboard, og møtekalender.

Ja, det høres kanskje ikke så overraskende ut, men et prosjekt der du planlegger møtetider på forhånd (enten online eller personlig) kan spare deg for flere timer senere. Det skjer for eksempel ofte med oss ​​at vi ikke klarer å planlegge et presserende møte, ettersom kalenderen vår allerede er overfylt.

Hele prosjektet vil da bli forsinket med en dag eller to. Derfor er det bedre å planlegge såkalte faste møter (og det vil være mer enn nok av dem i prosessen med det digitale prosjektet) på forhånd. Som vi sier, er det bedre å avbryte et møte enn ikke å kunne planlegge et.

Og ett tips til: De fleste digitale produkter (for eksempel et nettsted eller et program) må testes og endres i henhold til testresultatene. Derfor må du ikke glemme å sette av tid i planleggingen til disse oppgavene, som vanligvis krever mye tid.

Hvordan svare på uforutsette endringer

Hvis du kunne forberede deg på uforutsette endringer, ville de ikke være uforutsette. Derfor er det en god ide å mestre de prosjektledelsesverktøyene som lar deg raskt tilpasse arbeidsflyten din til enhver situasjon. Agil prosjektledelse brukes i de fleste digitale områder over hele verden. Innen Easy Project tilbyr vi flere verktøy:

• Sprint Dashboard - lar deg kontinuerlig overvåke teamets ytelse og oppnåelse av mål som det har forpliktet seg til.

• Agile Board for Scrum - takket være dra og slipp-funksjonen, kan du enkelt flytte oppgaver fra etterslepet til sprints. Oppgavestatusen og den ansvarlige personen som er knyttet til den, vil automatisk endres i henhold til gjeldende trinn.

• Kanban - personlige og teamstyrer - det er enkelt å få oversikt over hvilke oppgaver som venter på deg med denne veldig populære metoden. Hvis en oppgave må prioriteres, bare dra og slippe den der den hører hjemme, og alle vil se endringen umiddelbart. I tillegg kan du legge til modulen på hvilken som helst personlig side.

Tidssporing som det burde være

Du kan støte på noen oppgaver for første gang når du implementerer et digitalt prosjekt - for eksempel søkeordanalyse eller A / B-testing. Det kan derfor være noe vanskelig for deg å bestemme hvor lang tid disse oppgavene vil ta. Når du oppretter Cost Breakdown Structure (CBS), gir du et tidsmessig (og økonomisk) estimat, men det vil være viktig å holde oversikt over det, spesielt hvis du outsourcer noen av disse delene av prosjektet til tredjeparter. Løsningen er å bruke Time Tracking funksjon - brukere kan lage ukentlige timelister her, og du sammenligner dem med estimatet i CBS og deretter godkjenner dem.

Også relatert til tidssporing er Prosjektstyring. Det handler ikke bare med å overvåke det økonomiske synspunktet, men også med tid arbeidet med prosjekter og kapasiteten til ressursene dine. Du vil absolutt sette pris på systemet for tidlig varsling, som f.eks. Vil varsle deg om risikoen for å overskride prosjektbudsjettet. Det mest detaljerte verktøyet er Tjent Value Management, takket være hvilken du enkelt kan måle prosjektets ytelse og fremgang.

Uansett hva du har gjort en gang, kan du gjøre raskere neste gang

Hvis du har en digital prosess bak deg (start, prosess, produkttesting, optimalisering og oppstart), ta det av. Mest sannsynlig venter et nytt prosjekt snart. La oss se hvordan man styrer prosjektledelsen enda mer komfortabelt denne gangen.

prosjektmalervil hjelpe deg mest med å spare tid. Vi har forberedt deg Enkle prosjektmaler for de vanligste typer prosjekter, som du deretter kan tilpasse i henhold til prosjektet som venter på deg, samt din prosjektledelsesstil. Når det gjelder digitale produkter, produktutviklingsmaler vil være av spesiell interesse for deg.

Etter at du har fått erfaring med det første prosjektet, vil du også vite hvilke funksjoner, verktøy og rapporter du bruker oftest. Du kan dermed tilpasse det du ser gjennom Personlige oversikter trekk. La oss for eksempel si at du kan bruke kalenderen, ressursbruksmodulen og ytelsen på utvalgte KPI-er. På samme måte vil følgende også kunne tilpasse brettene sine:

• prosjektmedlemmer
• lagledere
• porteføljeforvalter - som kanskje, BTW, kan være saken din
• Scrum master
• CEO

Oppsummering

Digital prosjektledelse skiller seg på flere måter fra styringen av de "klassiske" prosjektene. Grunnlaget er det samme - god forberedelse når man planlegger arbeidet og setter av tid til påfølgende (A / B) testing og optimalisering. For å forhindre at den digitale prosjektledelsen din går ut av hånden, trenger du imidlertid spesielle verktøy for smidig ledelse og tidssporing.

Og etter ditt første vellykkede digitale prosjekt, kan du enkelt tilpasse våre forhåndsinnstilte maler, noe som vil spare deg for mye tid neste gang. Vi holder fingrene krysset for deg. Hvis du har spørsmål, er det bare å spørre!