Overvinn utfordringene med ressursstyring

Akkurat som i villmarken, selv i prosjektledelse, må du møte hindringer hver dag. Ikke bli overrasket og lær hvordan du håndterer hver enkelt av dem effektivt.

Kjenner du til fallgruvene ved prosjektledelse?

Hindring 1: Balansere ressurser på tvers av flere prosjekter

I prosjektledelsesjungelen må du ofte forholde deg til flere prosjekter samtidig. Derfor er det viktig å prioritere og effektivt fordele teamtid mellom ulike kunder eller prosjekter.

Hvordan takle hindringen

• Begynn å prioritere: Bruk en Agile ressursstyringsverktøy for å se antall prosjekter til enhver tid.

• Lær å si ''nei'': Kom du i en situasjon der teamets kapasitet er brukt opp, og plutselig dukker det opp et annet prosjekt? Hvis du vet at dette prosjektet ikke kan fullføres, vær ærlig og si det med en gang. På denne måten kan problemet løses tidligere, og teamet ditt vil takke deg.

• Tildel de rette personene til prosjekter: Det er avgjørende å være klar over ferdighetene og kapasitetene til teamene dine. Og det bringer oss til neste hinder...

Hinder 2: Mangel på tydelig kapasitetsoversikt

Uten et fullstendig bilde av hvem som jobber med hva og hvor opptatt teammedlemmene er, kan du ikke bruke ressursene dine til sitt fulle potensial. Da kan du oppleve at du ikke lenger kan overholde deadlines eller at noen lag har det betydelig travlere enn andre, noe som øker stressnivået deres.

Hvordan takle hindringen

• Få en oversikt over teamets arbeidsmengde: Fordel arbeidet jevnt, enkelt og raskt med Smidig ressursstyring. Det gir deg en oversikt over hvem som jobber med hva, hvor én person overlapper på flere prosjekter samtidig, og hvem som er på ferie.

• Oppbevar all informasjon i ett verktøy: Hvis du og teamet ditt jobber sammen med bare ett verktøy, sparer det tid for alle. Ikke mer bytte! Prøve Easy-prosjektet, hvor du finner alt du trenger på ett sted.

• Engasjer teamet ditt: Teamet ditt må jobbe sammen for å holde ting løpende. Sørg for at de jevnlig oppdaterer statusen til prosjekter og registrerer tid brukt på å jobbe med spesifikke oppgaver.

Hindring 3: Urealistiske tidsfrister

Å sette en uhåndterlig frist kan være farligere enn det ser ut til. Teamene dine føler seg umiddelbart under press, de klarer ikke å jobbe kreativt, hele arbeidet er forhastet, og det mister kvalitet. Det er rett og slett aldri en god idé å forhaste et prosjekt.

Hvordan takle hindringen

• Ha alltid en ''buffer'': Når du planlegger prosjekter, ikke glem buffertiden. Du bør regne med forsinkelser, tilbakemeldinger eller uventede hendelser.

• Lag en sjekkliste: Bruk et verktøy som lar deg lage sjekklister. På denne måten kan du ha en sjekkliste over alle leveransene du trenger, pluss at du kan bruke den til andre prosjekter.

• Planlegg en standup med teamet ditt: Du kan aldri helt vite hvordan prosjekter går fremover når du ikke jobber direkte med dem. Planlegg en standup med teamet for å oppsummere hva som er ferdig og hva som trenger mer tid.

Smidig ressursstyring

Hindring 4: Tildele rett person for hvert prosjekt

Å velge riktig person til å jobbe med et prosjekt er nøkkelen til vellykket prosjektavslutning, det er derfor det er viktig å kjenne ferdighetene til hvert medlem av teamet ditt.

Hvordan takle hindringen

• Få en oversikt over ferdighetene til teammedlemmer: på Agile ressursstyringsverktøy, finner du en ''Skills Management''-funksjon der du kan se hvem som har hvilke ferdigheter.

• Tren teammedlemmene dine: La teammedlemmer forbedre ferdighetene sine. Dette vil forhindre en situasjon der bare ett spesifikt teammedlem har ferdighetene til å utføre en bestemt oppgave.

Hindring 5: Dårlig kommunikasjon

Alle har møtt feilkommunikasjon på jobben. Noen ganger er det en liten ting, andre ganger kan det føre til prosjektforsinkelser eller til og med tap av en klient. Det er derfor du må lære

å kommunisere effektivt – ikke bare vil du unngå unødvendige feil, men du vil også styrke relasjonene på arbeidsplassen din.

Hvordan takle hindringen

• Ha profesjonell prosjektledelsesprogramvare: Det første trinnet til bedre kommunikasjon er å ha et verktøy som lar deg administrere alt arbeidet ditt fra prosjekter gjennom tidsregistrering, til ressursallokering. Prøve Easy-prosjektet, som vil hjelpe deg å kommunisere effektivt.

• Snakk med teamet ditt: Noen ganger er det ingenting som å snakke med hverandre personlig, enten det er på en vanlig standup eller et annet møte. Prøv å finne ut hva som førte til den siste kommunikasjonsfeilen og tenk på måter du kan forbedre kommunikasjonen din på.

Klar for enhver utfordring!

Å takle alle fallgruvene ved ressursforvaltning kan være mye. Heldigvis trenger vi ikke møte dem alene! Med det riktige ressursstyringsverktøyet vil du være i stand til å kommunisere sømløst, distribuere kapasiteter effektivt og spore fremdriften i prosjektet. Med Easy Project vil ingen hindringer overraske deg lenger. Finn ut mer om smidig og tradisjonell ressursstyring på vår hjemmeside.