Covid F ** kups i prosjektledelse som virkelig skjedde: Hvordan unngå avgjørende PM-feil i Covid Times

Fordi det er greit å lære ved å gjøre feil, men å lære av andres feil er bare kulere!

1. Det var en syk TV-spot! Bokstavelig.

Karel er en erfaren kontodirektør som jobber for en av de mest vellykkede kreative byråer i Tsjekkia. I begynnelsen av mars 2020 mottok han gode nyheter - byrået hans ble bedt om å lage et TV-sted som lanserer en ny premiumkaffe.

To dager før skytingen fikk han vite at et medlem av produksjonsteamet ble testet positivt for koronavirus. Med det, nesten hele produksjonsteamet måtte gå i karantene.

“Det var ikke mulig å utsette skytingen - låsingen ble kunngjort om to dager. Jeg måtte finne, ansette, signere og orientere et helt nytt produksjonsteam på 24 timer. I tillegg arrangerer du Covid-testing og håper alle er negative. ”

Siden da, Karels prosjektledelse har endret seg:

“Når det gjelder skyting, fotografering eller radiofotopptak, må alle involverte ha negative covid-tester. Jeg har avtalt en avtale med en privat klinikk som leverer raske testresultater. Og alt er inkludert i prosjektbudsjettet. Koster det mer? Sikker. Men mye mindre enn å arrangere et helt nytt team på bare noen få timer. Stol på meg, forebygging er billigere og mye mer effektivt på sikt enn 'brannslukking'. "

2. Stol aldri på "The best case case" eller hvorfor du ikke kunne lese denne artikkelen for en måned siden

Denne er vår. Ærlig talt kjører vi vanligvis prosjekter jevnt. Noen ganger overmotiverer vi oss selv. Vår høstkampanje (som også gir deg denne artikkelen) er et godt eksempel på hvordan ikke så god planlegging kan legge press på hele teamet.

Så hva skjedde?

Vi tror på det originale innholdet som virkelig kan hjelpe prosjektledere og deres team med å organisere seg bedre og levere raskere. Derfor prøvde vi å samle førstehånds ideer og læring om problemer og løsninger som PM-er står overfor og skrive dem ned. Vi sjekket hvilke ressurser vi trenger for det:

• Innholdssjef - organisere teamet og svar fra klienter
  
  
• Tekstforfatter - skriv ned selve artikkelen
  
  
• Social media manager - administrer annonser på sosiale medier og surr rundt temaet
  
  
• Grafisk designer - velg bilder og opprett annonser for artikkelen

Nå kan vi garantere deg at ingen av disse gutta kjeder seg for å jobbe for Easy Project. Men da vi sjekket prosjektoversikten vår, virket det som om det fortsatt var litt ekstra ressurstid. Her er hva som skjedde - vi planla alle timene på heltid. Uten tidsreserve igjen. For en grunnleggende feil, kan du si, og ja, vi er enige. Likevel gjorde vi det! Vår strateg Paul sier:

"Min feil. Den generelle regelen du ikke bør ignorere, spesielt ikke i 2020, er 'Planlegg ressursene dine med reserve'. Ellers ender du enten med et utbrent team eller er veldig forsinket. ”

Den endelige versjonen av denne artikkelen og hele sosiale medier-kampanjen som ledet her ble utsatt dag for dag. Det var rett og slett viktigere ting å gjøre på prosjektene. Men så gikk en måned og temaet begynte å bli mindre og mindre varmt. Til slutt avsluttet vi alt på en regnfull helg, og diskuterte det hele i Zoom-møtet. Så vær så snill, for å unngå f ** kupen vi gjorde, planlegg med en reserve!

"Planlegg med mange reserver.
Både på ressurser og budsjett. "

3. Så kule ideer! (Ble borte.)

Mark er senior produktsjef i et vellykket programvareselskap med base i Zürich, Sveits. De leverer flotte applikasjoner over hele verden. Da en av deres klienter ba ham komme med den såkalte Covid trackeren (med potensiell bruk av nasjonale myndigheter), så det ut til å være en utfordring.

“Jeg har brainstormet online mange ganger. Hjemmekontor eller ikke, jeg satt sammen en flott gruppe eldre fra UX, IT og helsevesen. Klienten var også en del av dette nettmøtet siden hans innsikt og ønsker var viktig. ”

Tenk deg det møtet: alle i tide. Alle er perfekt forbundet. Alle hadde gode poeng å si.

“Det var ærlig talt en av de mest effektive idédugnadene jeg noen gang har ledet. Til slutt takket jeg alle og lovet å sende et opptak, slik at vi kan komme tilbake til ideer når som helst vi ønsker det. Så så jeg på plateknappen og skjønte: den var av hele tiden. ”

På grunn av sin manglende oppmerksomhet og ingen notater skrevet ned, har Mark rett og slett mistet alle ideene til idédugnadsteamet og måtte gjenta hele møtet.

“På den ene siden var det bra at det skjedde. Ikke bare hadde jeg dobbeltsjekket opptaksknappen og laget opptaket av videoen, men jeg har også startet hele prosjektet med en fantastisk tankekart vi gjorde. Vi har ganske enkelt brukt WBS som ble bredere og bredere etter hvert som møtet gikk. Siden det var en del av alt-i-ett PM-programvare, ble oppgavene fra kartet automatisk rettet til Oppgavebehandling. Slik visste alle perfekt hva de skulle gjøre og hvordan arbeidet deres påvirker andre. ”