Helpdesk-kommunikasjon og DMARC-retningslinjer

Oppstramming av e-postbekreftelse

En av hovedfunksjonene i Helpdesk er e-postkommunikasjon med kundene dine via billetter i Easy Project. Delen som gjelder e-postkommunikasjon på Easy Cloud-applikasjoner administreres av Easy Softwares SMTP-servere. Det er her en konflikt kan oppstå...

En populær e-postvalideringsmekanisme kalt DMARC, blir mye implementert i mange selskaper og e-posttjenester (med rette). Denne mekanismen sjekker (blant annet) om den innkommende e-posten ikke er forfalsket. Noen Helpdesk-funksjoner bruker e-postspoofing (ikke for spamming, men for regelmessig kommunikasjon med kundene dine).

Her er et eksempel

Applikasjonen kjører på Easy Cloud, http://mycompany.easyproject.com. Denne skyapplikasjonen bruker en Easy SMTP-server for e-postvarsler smtp2.easyproject.com. Det er en bruker i applikasjonen som jobber som støtteagent - marky.mark@mycompany.com. Helpdesk er konfigurert på følgende måte:

Marky skal skrive en melding til en kunde via Helpdesk. Basert på innstillingen ovenfor, legges han automatisk inn som avsender.

Julias mottakende e-postserver har DMARC-verifisering. Den sammenligner SMTP-serveren (smtp2.easyproject.com) og den proklamerte e-postavsenderen (marky.mark@mycompany.com). Siden disse to domenene er forskjellige, anses e-posten som utrygg, DMARC blokkerer e-posten før den når Julia (og hun blir stående uten svar).

Hva betyr det

Gratis e-posttjenester som Gmail har allerede DMARC aktivert. Dessuten implementerer flere og flere selskaper DMARC gradvis. Som et resultat kan det hende at enkelte e-poster fra Easy Project Helpdesk på Cloud ikke når kundene dine.

Slik løser du det på Easy Cloud

Det finnes raske løsninger og langsiktige løsninger.

Raskest - Endre Helpdesk-innstilling

Gå til Mer >> Helpdesk >> Helpdesk-innstillinger og endre e-postavsender til "Standard fra e-postvarsling"

Gå deretter til Administrasjon >> Innstillinger >> E-postvarsler - E-postadresse for varsling (FROM). Adressen skal være på skjemaet @notifications.easysoftware.com. Hvis du allerede har endret varslingsadresse til et tilpasset domene, gå videre til neste løsning.

Enkelt og stabilt – konfigurer Sender Policy Framework (SPF)

Den mest effektive løsningen når det gjelder innsats og belønning er å legge til via SPF. Vi har allerede beskrevet det i en forrige artikkel.

Som i eksemplet ovenfor, vil du legge til SPF-posten din:

include:spf.mailing.easy.cz


Dette lar praktisk talt Easy Cloud SMTP sette domenet ditt som avsender av e-poster uten å bli ansett som mistenkelig. Som et resultat vil DMARC til klienten din Julia (fra vårt eksempel) godta e-posten fra Helpdesk (Marky).

Ultimate løsning - egen SMTP

Hvis Cloud-applikasjonen din bruker din egen SMTP-server, vil det ikke være noen konflikt i de tillatte domenene. Når du bruker et sett med flere domener, bør du ha alle tillatt.

Egen SMTP på Easy Cloud er oppnåelig, men den mest kompliserte av de tilgjengelige løsningene. Det kan forårsake noen begrensninger, f.eks. automatisk levering av applikasjonsoppdateringer.

Hvordan løse det på serverløsning

Bare for å ha denne artikkelen komplett, nevner vi at løsningen på din egen server allerede krever at du konfigurerer din egen SMTP. Derfor har du mest sannsynlig allerede unngått dette problemet. Bare i tilfelle vil du kanskje bekrefte SPF-postene dine, at alle relevante domener er tillatt.