Hvordan automatisere kundeservice med Easy Project

Som eier av enhver bedrift, uavhengig av hvilken skala du opererer på, kundeservice bør være en av dine viktigste prioriteringer og du må sørge for at dine eksisterende og potensielle kunder blir hjulpet og veiledet på en mest mulig effektiv måte.

Hva er automatisert kundeservice og hvorfor er det viktig?

Når det er sagt, er det også viktig å forstå at kundeservice er vanskelig, og det er ikke så lett som det ser ut til å få det til. I utgangspunktet, selv de mest effektive menneskedrevne rammeverkene for kundeservice kan kollapse på grunn av en overbelastning av mennesker som trenger assistanse, utfordrende situasjoner og konstant tidspress, noe som fører til ulike konsekvenser blant kundeservicepersonalet, inkludert tretthet, irritabilitet og svekkede beslutningsevner.

Det er her konseptet med automatisert kundeservice spiller inn. Automatisert kundeservice refererer til bruk og inkorporering av digitale teknologier og funksjoner inn i kundeserviceprosessen, for å redusere elementet av menneskelig involvering og gjøre rammeverket for kundeservice mer pålitelig og pålitelig.

HelpDesk i Easy Project

Grunner til å automatisere kundeservice

Å investere i automatisering av kundeservicen til din bedrift/prosjekt er noe du ikke vil angre på, og det lønner seg alltid, både på kort og lang sikt. Her er fordelene forbundet med det.

1. Live support døgnet rundt

Kunder hater å overholde åpningstidene for å få svar på spørsmålene deres, og dette kan være en avtalebryter for dem. Selv om dette er en begrensning i menneskedrevet kundeservice, kan du enkelt sørge for at dine eksisterende og potensielle kunder kan få hjelp og svar på deres spørsmål gjennom automatisert kundeservice som jobber hele døgnet.

I følge Zendesk, en overveldende 89% av kundene anser det som viktig å få raskt svar på deres første henvendelse, som bare er mulig gjennom automatisert kundeservice.

2. Reduserte driftskostnader

Automatisering av kundeservice vil kreve en engangsinvestering for å anskaffe programvaren/maskinvaren og gi opplæring, men det er alt. Du kan få ned løpende utgifter knyttet til kundeservice i betydelig grad ved å velge automatisering.

3. Rask responstid

Selvfølgelig ville automatisert kundeservice redusere ventetiden og responstiden drastisk, og øker sjansene dine for å lande en kunde.

4. Pålitelighet

For monotone oppgaver som å svare på spørsmål og gi grunnleggende assistanse, er teknologien svært pålitelig, og du kan forvente at det automatiserte systemet ditt utfører disse oppgavene i en jevn måte med minimale feil eller feil.

5. Kundenes komfort

Kunder er ofte mer komfortable i å kommunisere med automatiserte systemer for å formidle sine spørsmål, slik at de kan stille flere spørsmål og få spørsmål / bekymringer adressert.

6. Mindre avhengigheter

Avhengigheter i kundeserviceprosesser kan vise seg å være svært forstyrrende og kan bremse hele kundeservicekjede. Heldigvis minimerer automatisert kundeservice avhengigheter, noe som gjør prosessene raskere og jevnere.

HelpDesk i Easy Project

Hvordan sette opp Easy Project HelpDesk

For å automatisere kundeservice trenger du programvare som passer dine behov, og Enkelt prosjektstyringsverktøy er en du kan bruke, og det er ganske enkelt å sette opp en Easy Project helpdesk.

1. Legg prosjekt til HelpDesk

Til å begynne med, før du setter opp en HelpDesk, må du lage et grunnleggende prosjekt, som du vil senere legge til i HelpDesk. Du kan se listen over eksisterende prosjekter og legge til det du ønsker i HelpDesk ved å bruke det gitte alternativet. Når du legger til et prosjekt i HelpDesk, vil innstillingene for HelpDesk vises.

2. Sett og konfigurer standard postboks

Deretter kan du opprette en standard postkasse ved å gå til Administrasjon >> HelpDesk >> Alle postbokser >> Legg til postboks. Dette vil be om å åpne et panel der du kan konfigurere innstillinger som intervaller og postboksinnstillinger. Når du er ferdig, vises postkassen i innstillingene, og du kan tilordne et prosjekt til en postkasse.

3. Velg Standard oppgavetype

Easy Project lar deg også velge en standard oppgavetype for HelpDesk-billetter, velge en mottaker fra rullegardinmenyen og legge til medarbeidere. Ved å velge en mottaker og legge til medarbeidere kan du sørge for at du har plassert de best egnede personene til å løse problemer som hører under domenet deres, øker den totale produktiviteten.

Etterpå kan du definere kontraktstimer (månedlig), gjenværende timer, samlet startdato og samlet periode. Det samme HelpDesk-innstillingspanelet lar deg også definere domenet/e-posten/søkeordene som skal fylle dette prosjektet. Denne funksjonen er ekstremt nyttig for å samle alle innkommende meldinger relatert til et bestemt domene, på samme sted og gjøre svarsyklusen mer effektiv.

4. Overvåk SLA 

For å sikre effektiv oppløsning av billetter, kan du også konfigurere innstillingene for servicenivåavtale (SLA) ved å justere timer til respons, timer som skal løses, prioritetsnivå og SLA-arbeidstid. Gjennom effektiv prioritering kan du sørge for det tidssensitive spørsmål bli løst raskt, og du mister ikke viktig tid på å løse mindre viktige problemer først.

Å holde oversikt over SLA-beregninger kan vise seg å være ekstremt viktig ettersom det lar deg analysere ytelsen til kundeserviceteamet ditt, identifisere avvik hvor det er tydelig, og ta korrigerende tiltak tidligst.

Hensyn og konklusjon

Mens automatisering av kundeservice kan sikkert gjøre din generell drift mer effektiv og svært pålitelig, er det også viktig å forstå at automatisering av kundeservice er en pågående prosess som krever at du observerer og overvåker prosessene, så vel som resultatene, med jevne mellomrom, for å sikre at hele rammeverket kjører jevnt.

Du må kanskje også introdusere nye funksjoner og tiltak å optimalisere prosessene ytterligere, behovet for dette er helt avhengig av typen virksomhet/prosjekt og dine mål.

Videre avhenger også omfanget av hvor positivt automatisert kundeservice kan påvirke hele virksomheten / prosjektet hvor godt du integrerer hele settet med kanaler og relaterte elementer. Teknologier, så vel som dine ansatte, må alle være integrert rett i systemet, for å unngå et operativt rot og flaskehalser i prosessene dine.