Hvordan bygge en PMO fra bunnen av

Hva er et PMO (prosjektledelseskontor)?

Et prosjektledelseskontor er en viktig komponent i enhver vellykket organisasjon. Den fungerer som sentralt knutepunkt for alle prosjektledelsesaktiviteter, gir støtte, veiledning og ressurser til prosjektledere og team.

Det er ansvarlig for å etablere prosjektledelsesstandarder, gi opplæring og støtte til prosjektledere, og bidra til å sikre at prosjekter fullføres i tide og innenfor budsjett. Men rollen til PMO kan være forskjellig i ulike selskaper avhengig av deres mål og behov.

Hva er de vanligste typene PMO?

Før du bygger en PMO er det viktig å lære om de forskjellige typene slik at du kan velg den rette for din bedrift. Det finnes flere typer, hvorav noen er blandet sammen og skaper en annen – de er definert av organisatoriske behov, mål og ressurser.

1. PMO-direktivet: Denne typen PMO er ansvarlig for håndheve PM-standarder og prosesser på tvers av organisasjonen. Det kan også gi veiledning og støtte til prosjektledere, men det har ikke myndighet til å ta avgjørelser på vegne av prosjektgruppene.
2. Støttende PMO: Gir støtte og ressurser til prosjektledere, men den har ikke myndighet til å ta avgjørelser eller håndheve standarder. Dens primære rolle er å bistå prosjektledere i planlegging og gjennomføring av sine prosjekter.
3. Samarbeidende PMO: Denne jobber tett med prosjektledere for å sikre at prosjekter er det i tråd med organisasjonens overordnede strategiske mål. Den kan også ha en mer rådgivende rolle, og gir veiledning og anbefalinger til prosjektteam.
4. Aktivering PMO: Fokusert på gi verktøyene, ressursene og støtten nødvendig for at prosjektledere skal kunne levere sine prosjekter. Det kan også gi opplæring og utviklingsmuligheter for å hjelpe prosjektledere med å forbedre ferdighetene sine.
5. Strategisk PMO: Denne PMO-typen er ansvarlig for samkjøre organisasjonens prosjekter med dens overordnede strategi og mål. Det kan også være ansvarlig for porteføljeforvaltning og identifisere nye prosjektmuligheter.

Når er en god tid å starte?

Vel, det er det ikke noe entydig svar til når er riktig tidspunkt å bygge en PMO. Det er viktig for en organisasjon å nøye vurdere sine behov og ressurser før de bestemmer seg for dem. Derimot, noen tegn kan indikere det er det rett tid for å bygge en PMO. Fant du noen av disse problemene i organisasjonen din?

• Inkonsekvent prosjektledelsespraksis: en PMO kan bidra til å etablere standard prosesser og prosedyrer for styring av ulike prosjekter.
• Flere prosjekter uten sentral tilsyn: Hvis organisasjonen din administrerer mange forskjellige prosjekter uten sentral tilsyn eller koordinering, hjelper en PMO med å gi den kontrollen og sikre at prosjekter er på linje med organisasjonens overordnede mål og mål.
• Vanskeligheter med å håndtere interessenter: Hvis organisasjonen din har problemer med å administrere interessenter og oppfylle deres forventninger, kan en PMO bidra til å forbedre interessentengasjement og kommunikasjon.
• Utfordringer med prosjektleveranse: Hvis organisasjonen din opplever problemer med å levere prosjekter i tide og innenfor budsjett, kan en PMO hjelpe deg med å identifisere og løse de grunnleggende årsakene til disse utfordringene.

"Vi bygde vår PMO i fjor. Etter ett år, takket være den transparente sporingen av prosjekter, den fastsatte strukturen og prosessene, og den enhetlige rapporteringen direkte i Easy Project, har vi ikke kast bort tid på Project Office-møter med unødvendige og lange statusoppdateringer og det kan vi bruke den sparte tiden hovedsakelig på prosjekter som er går ikke etter planen. Vi kan se strategisk på dem og optimere fremdriften deres slik at vi kan administrere dem. Og på prosjekter som går i henhold til planen, feirer vi enda mer for ferdigstillelsen.»

Jan Řeřicha, leder for PMO, Easy Software

På tide å komme i gang! Men hvordan?

Å bygge ditt første prosjektledelseskontor kan høres ut som en skummel oppgave, men i virkeligheten trenger det ikke å være så utfordrende hvis du følger de riktige trinnene og husker på at prosessen kan ta litt tid.

Her er syv trinn å følge hvis du vil å komme i gang:

1. Definer formålet, typen og omfanget av PMO: Bestem hvorfor du vil etablere en PMO, og hvilke spesifikke funksjoner den skal tjene.
2. Vurder den nåværende tilstanden til prosjektledelse i organisasjonen din: Identifiser styrker og svakheter ved din nåværende prosjektledelsespraksis, og finn ut hvilke forbedringer som kan gjøres gjennom etablering av en PMO.
3. Utvikle en plan for PMO: Lag en detaljert plan for PMO, inkludert struktur, bemanning, ressurser og budsjett. Denne planen bør samsvare med de overordnede målene og målene for organisasjonen din.
4. Kommuniser planen til interessenter: Del planen for PMO med relevante interessenter, og søk deres innspill og innkjøp. Dette vil bidra til å sikre at PMO har støtten den trenger for å lykkes.
5. Implementer PMO: Sett planen for PMO ut i livet, inkludert ansettelse av personale, tildeling av ressurser og etablering av prosesser og prosedyrer.
6. Etablere prosesser og kommunikasjon: Tydelige prosesser og prosedyrer for PMO er viktig for å lykkes, inkludert retningslinjer for prosjektledelse, kommunikasjon og beslutningstaking. En god måte er også å etablere effektive kommunikasjonskanaler for PMO, inkludert både interne og eksterne interessenter, for å sikre at alle er informert og oppdatert om PMO-aktiviteter.
7. Overvåke og evaluere PMO: Gjennomgå regelmessig ytelsen til PMO og foreta justeringer etter behov for å sikre at den oppfyller behovene til organisasjonen.

Er en PMO riktig for din bedrift?

hvis et prosjektledelseskontor ikke er riktig for degLurer du fortsatt på om organisasjonen din bør bygge en PMO eller ikke? Da er det et godt tidspunkt å se på noen faktorer som vil gi deg et hint hvis et prosjektledelseskontor ikke er riktig for deg.

• Kostnad: Å etablere en PMO kan være kostbart, da det kan kreve å ansette ekstra personell, allokere ressurser og investere i teknologi og infrastruktur. Hvis en organisasjon ikke har budsjett eller ressurser til å støtte en PMO, kan den velge å ikke bygge en.
• Noen få prosjekter: En PMO er kanskje ikke nødvendig hvis en organisasjon bare har noen få prosjekter og effektivt kan administrere dem uten et sentralt tilsynsorgan.
• Mangel på støtte: En PMO kan ikke være vellykket hvis den ikke har støtte fra sentrale interessenter, for eksempel ledelse eller prosjektledere.
• kompleksitet: En PMO kan legge til kompleksitet til en organisasjons struktur, og kan kreve utvikling av nye prosesser og prosedyrer. Hvis en organisasjon allerede opererer effektivt, er det kanskje ikke nødvendig å legge til en PMO.

konklusjonen

En effektiv PMO kan hjelpe deg å kjøre prosjektene dine jevnt, forbedrer teamsamarbeidet ditt og lar deg oppnå mål lettere. Hvis du føler at din PMO ikke er perfekt helt fra starten, ikke bli motløs, det tar tid å tilpasse den til teamets behov. Hvis du er en bedrift med mer enn ett team og ett produkt ikke glem at du trenger et moderne prosjektporteføljestyringsverktøy å bygge en effektiv PMO. Oppdag Easy Project – en komplett PPM-løsning som vil gjøre PMO-implementeringen mye raskere og enklere!