Hvordan lage en høykvalitets prosjektplan med Easy Project

Denne tilnærmingen kan gi deg farlig eksponering, og etter en stund har du liten eller ingen måte å vite om prosjektet ditt er i tide eller sent. Tidsplanen din vil avhenge av prosjektets art. Det kan variere fra en enkel kronologi av oppgaver til et sammenfiltret nett av sammenhengende aktiviteter.

Uansett prosjekt, kan du utvikle deg en pålitelig tidsplan ved å følge flere konkrete trinn og bruke de riktige verktøyene. Med Easy-prosjektet, Kan du planlegg prosjektene dine på nettet, lage oppgavelisterog administrere ressurser, alt fra en plattform.

Hvordan lage en effektiv timeplan

Nedenfor er vår steg-for-steg guide for å lage en effektiv prosjektplan med Easy Project.

1. Del opp prosjektene dine i nøkkeloppgaver

Den første fasen i å gjennomføre et prosjekt er å finne ut hva du trenger å gjøre. Det høres åpenbart ut, men ikke overraskende er det her folk flest glemmer noen av de avgjørende tingene. Når prosjektplanen er laget, husker de sjelden å gå tilbake og legge til utelatte aktiviteter.

Den beste måten å komme opp med en omfattende oppgaveliste er å involvere hele teamet ditt. Begynn med alt du vet må inkluderes i timeplanen, og få resten av teamet ditt til å legge til det. Deres spesialkunnskap vil sikre at hvert element i prosjektet ditt er planlagt.

riktignok samarbeid har tatt en enorm hit fra det pågående Coronavirus-pandemi. Likevel er det noen korte virtuelle møter som trengs for å diskutere timeplanen din med teamet ditt.

Mens du deler opp prosjektet i individuelle oppgaver, vær forsiktig så du ikke mister det overordnede omfanget og målet av syne. Easy Project kan hjelpe deg med å lage dynamiske sjekklister og eliminere sannsynligheten for å gå glipp av et trinn. Du kan også lagre eventuelle nye endringer for å gi teamet ditt et klart bilde av hva som går inn og ut av timeplanen din.

2. Organiser oppgavene

Når du har plukket ut de nødvendige oppgavene, er neste trinn å etablere en ordre for disse aktivitetene. Tross alt kan du ikke planlegge at alt skal begynne samtidig, med mindre du har latterlige mengder ressurser.

Gantt diagrammer har eksistert en stund, og deres effektivitet i organisering av oppgaver er uovertruffen. Gantts representerer en prosjektplan visuelt, og viser deg ikke bare oppgavene, men også koblingene mellom dem.

Easy Project Gantt-diagram vil tegne forbindelsene for deg, og gi deg mer synlighet på avhengigheter, spesielt de som er relatert til eksterne team.

3. Sett milepæler

Prosjekt milepæler er spesifikke punkter i et prosjektets livssyklus som markerer fullførelsen av en viktig oppgave på timeplanen. Dette punktet kan være slutten på en utviklingsfase, begynnelsen på et produktbygg eller åpningen av en ny produksjonsfabrikk.

Milepæler må plasseres på passende steder. De må også knyttes til relevante oppgaver. Like viktig er det at du vil at de regelmessig skal vises på timeplanen din, slik at du kan bedømme om du fremdeles er i mål for å fullføre oppgaven.

4. Still inn tidsskalaen

Når du har valgt og organisert oppgavene dine og har etablert milepæler, er neste trinn å legge til noen datoer.

Med Enkelt prosjektkalenderverktøy, kan du sømløst planlegge prosjektet ditt med en dra-og-slipp-kalender som viser hva som kan starte i dag og hva som kommer til å slå av på veien. Du kan også når som helst endre varigheten slik at hver oppgave varer i riktig periode.

5. Tildel ressurser

Tidsplanen din er fullført på dette stadiet. For at det skal fungere effektivt, må du imidlertid tenke på ressursene du trenger for å oppnå planlagte oppgaver som forventet. Ellers kan du ende opp med å strekke over eller misbruke noen av dem.

Gå gjennom din oppgaveliste og allokere ressurser basert på tilgjengelighet og kompetanse. Easy Project tilbyr deg Ressursstyringsløsning du må tildele oppgaver på riktig måte og spore dem innen den angitte tiden. Du kan til og med bruke Ressursdashboard for en visuell oversikt over ressursutnyttelsesnivåer.

6. Gjennomgang

Trinnene ovenfor er utvilsomt oppmuntrende. Du kan imidlertid ikke lage den perfekte timeplanen ved første forsøk. Tidsplanen din endres etter hvert som prosjektet ditt utvikler seg, spesielt hvis du endrer prosjektets omfang.

Derfor må du ha minst en formell gjennomgang hver måned. Forsikre deg om at interessentene dine er klar over eventuelle endringer i timeplanen, slik at de kan tilpasse forventningene sine deretter.

konklusjonen

A prosjektledelsesplan er en kritisk dokumentasjon for prosjekteieren og teamet. Den skisserer nøkkelaktivitetene, samt hvordan og når de må gjøres. 

Vi håper trinnene ovenfor har hjulpet deg med å lage en solid tidsplan for ditt neste prosjekt. Registrer deg med Easy Project i dag og forvandle prosjektledelseopplevelsen din.