Hvordan lage et arbeidsprosjektbudsjett: 3 spesifikke tips + verktøy for enkel budsjettoppretting og sporing

Svaret er grundig forberedelse av budsjettet. Og vi vil nå vise deg det hvordan ting blir gjort (og hvordan du kan klargjøre budsjettet enda bedre takket være Easy Project).

Økonomisk planlegging handler ikke bare om å "kaste" timeplaner i et Excel-regneark og sende dem til klienten. Med prosjektledelse, må du tenke på flere ting når du lager et gjennomførbart og realistisk budsjett. Med Easy-prosjektet, vil du lære å beregne inntekter og utgifter, tenk på å sikre en stabil kontantstrøm og vær sikker på kostnadene for prosjektet ditt.

1. Uvurderlig økonomisk tankekart

Vi antar at du som en erfaren prosjektleder bruker en Work Breakdown Structure modul (WBS) før du starter et prosjekt. Den gode nyheten er at vi har koblet den direkte til kostnadsfordelingsstrukturen (CBS) - en modul av økonomisk fordeling struktur. Det er derfor ikke nødvendig å bytte manuelt mellom WBS og CBS (visuell økonomistyring), og du vil se stort budsjett sortert på en gjennomsiktig måte i et økonomisk tankekart. Dette er en veldig populær løsning blant våre kunder, praktisk for:

• Prissammenligning og bedre prisforhandlinger

• Resonnere summen fakturert til en klient

• Opprettholde prisansvar for leverandører og leverandører

Tips: Hvis det er mulig, presenterer du et høyere budsjett til klienten din personlig. Noen ting krever absolutt en forklaring eller nærmere diskusjon, og du og din klient vil absolutt sette pris på at du ikke trenger å sende flere titalls ekstra "forklarende" e-poster.

2. Budsjett godkjent - Hvordan spore det?

Budsjettregistrering er noe som uerfarne prosjektledere ikke klarer å gjøre ordentlig. F ** k-ups bare skje noen ganger, men la oss legge dem til side nå. Her er verktøyene du raskt, enkelt og viktigst, vet nøyaktig hva du holder på med. Og status for prosjektets budsjett.

• Budsjett vs. virkelighet - For å unngå ubehagelige overraskelser, har prosjekt~~POS=TRUNC Budsjetter verktøyet vil hjelpe deg. Du angir timepriser basert på roller, aktiviteter og prosjektmedlemmer, og sporer deretter inntekter, lønnskostnader og total lønnsomhet for prosjektet. Til slutt får du en oversikt over prosjektporteføljen og utsteder regnskap.

• Sunne prosjekter gjøre et sunt selskap - positiv kontantstrøm = sunt prosjekt eller direkte et sunt selskap. Med Easy Project kan du overvåke og visualiser kontantstrømmen på tvers av prosjekter og hele selskapet.

• Resultat- og tapsrapporter - takk til Budsjetterklæring Dashboard, vil du se en forskjell mellom planlagt og reelt budsjett i den valgte tidsperioden. Det kan dermed tjene som ditt sentrale arbeidsområde for budsjettadministrasjon.

3. Integrasjon med ditt nåværende regnskapssystem? Ikke noe problem.

Hvordan skaffe økonomiske data for prosjektenes budsjett? Det er svært ineffektivt å legge inn dem manuelt etter at du har betalt fakturaer i regnskapssystemet ditt. Eksportering og import av data på slutten av hver dag eller uke gir et problem med utdaterte data i prosjektbudsjettene.

Den beste løsningen er integrering med regnskapssystemet - automatisert dataoverføring og korrekt distribusjon av økonomiske data til hvert prosjektbudsjett. Vi skal utføre integrasjon med Zappier-systemet og du vil dermed kunne administrere prosjektenes budsjetter praktisk talt i sanntid.

Oppsummering

Sammenkoblede verktøy for å opprette og overvåke et prosjektbudsjett finnes i Easy Project, som du får det viktigste med - en oversikt over hvordan prosjektet fungerer økonomisk. Du må tenke på økonomi fra begynnelsen. Derfor vil det være enklest hvis du direkte kobler prosjektets arbeidsfordelingsstruktur til kostnadsfordelingsstrukturen. Et godkjent budsjett er halvparten av suksessen - det andre er riktig tilsyn. Hold øye med forskjellen mellom planlagte og faktiske budsjetter for den valgte tidsperioden. For å minimere bekymringene dine, må du ha regnskapssystemet integrert med Easy Project.