Hvordan implementere Knowledge Base 2.0 i Harmony: Story of Easy Software

Hva er Knowledge Base 2.0

Det er den perfekte måten å få tilgang til en bedrifts kunnskap på, integrert i Easy Project og leverer et kraftig verktøysett for å organisere og skalere dokumentasjon, manualer, prosesser, kvalitetsstyring og andre behov for å opprettholde kunnskap i en organisasjon.

Les mer

Hvordan vi skapte det

• Hva var utfordringen: Hos Easy Software var den eksisterende løsningen for å dele intern kunnskap ikke lenger tilstrekkelig på grunn av den økende kompleksiteten til informasjon. Det var ikke nok å kategorisere artikler.
• Det vi trengte: Vi var på utkikk etter en spesialisert applikasjon, knyttet så nært til Easy Project som mulig. Det må definitivt være åpen kildekode fordi vi støtter det og Easy Project i seg selv er åpen kildekode-programvare.
• Hvilken løsning vi valgte: BlueSpice passet perfekt for våre krav. Det er et åpen kildekode wiki-verktøy med tilpasningsevne og sømløs integrasjon med Easy Project.

Hvordan migrasjonen foregikk

Vi hadde viktige data i vår tidligere kunnskapsbase som måtte overføres til den nye løsningen. Les videre for å oppdage syv trinn vi brukte for å få det til å skje problemfritt:

1. Rydd opp i data i den originale kunnskapsbasen – start før migreringen. Vi anbefaler å sortere alle artikler fra "sist oppdatert" dato og gå fra eldste.

• Du vil finne at mange artikler fra toppen ganske enkelt kan slettes
• Andre legger du inn i en spesifikk kategori kalt "for vurdering" - du vil oppdatere dem senere
• Noen kan oppdateres umiddelbart
• Resten kan bli som den er

To tips til:

• If flere mennesker kommer til å være gjennomgang av artiklene, kan det være en god idé å merke dem på en eller annen måte eller angi et egendefinert felt – for eksempel «Anmeldt».
• Sjekk også titlene på artiklene. Hvis de inneholder problematiske symboler, kan de forårsake problemer under migreringen. Her er noen tips på mediawiki.org handle om sidetitler og Lovlig titteltegn.

Les mer

2. Installer Knowledge Base 2.0 – teknisk levering av funksjonen. Siden vi kjører på Easy Cloud, ble det gjort nesten automatisk

3. Gjør noen testmigreringer – Vi var ikke sikre på utfallet, så vi gjorde en testmigrering

• Vi sjekket sidetitler, innholdsformatering (overskrifter, avsnitt, lenker og bilder) og kategorier
• Vi sjekket hvor lang tid det ville ta (vi hadde 900+ artikler å migrere)
• Vi gjorde nødvendige endringer i innholdet i den originale kunnskapsbasen basert på funnene våre fra testmigreringen
• Vi "oppdaterte" Knowledge Base 2.0-applikasjonen - fjernet alle data

4. Informasjon til våre brukere

• Vi informerte dem om datoen for produksjonsmigrering = etter dette tidspunktet er den primære kunnskapskilden Knowledge Base 2.0. Etter denne tiden vil brukere kun ha skrivebeskyttet tilgang til de originale artiklene (bare for referanse og sammenligning) hvordan de ser ut nå og før
• Vi holdt noen runder med brukeropplæring og admin-kompetanse

5. Produksjon import

• Dagen kom da vi skulle klikke på knappen og migreringen ble kjørt
• Etter vår første kontroll senket vi tillatelsene for alle roller i den originale kunnskapsbasen – til skrivebeskyttet modus

Se migreringsprosess

6. Intern støtte

• Vi utpekte noen kolleger og en kanal i Microsoft Teams der brukerne våre kunne stille spørsmål om hvordan Knowledge Base 2.0 fungerer
• Noen problemer etter migrering er funnet i produksjonen. Siden vi fortsatt hadde den originale aktiv, klarte vi å løse hvert problem deretter

7. Deaktiver original kunnskapsbase

• Etter omtrent 6 uker forsvant de interne støtteforespørslene
• Vi har deaktivert original kunnskapsbase fra vår Easy Project-applikasjon
• Vi anbefaler å ta en sikkerhetskopi før du avinstallerer programtillegget

Hvordan selskapet aksepterte en endring

Hver endring i en organisasjon krever litt tid på å bli fullt akseptert. Begynnelsen er den vanskeligste, og det er derfor vi må fortsette å minne brukerne våre på fordelene med det nye systemet.

Når det gjelder Knowledge Base 2.0, og det åpenbare er at hvis du ikke vet noe, prøv å søke først (lyspære i sidefeltet). Du vil se resultater ikke bare i form av tittelen på artikkelen (som i den originale kunnskapsbasen), men også i selve innholdet på sidene ved første øyekast => det er stor sjanse for at du får svar uten å måtte gå et annet sted.

Når bruker enkelt og raskt finner ønsket kunnskap fra andre, er de mer tilbøyelige til å dele sin kunnskap til de andre, til Returnere tjenesten og følelsen.

Hvordan implementeringen foregikk

Type kategori

De var importert fra den originale kunnskapsbasen, som er flott. Men strukturen (kategorier og underkategorier) kunne teknisk sett ikke importeres. Det første vi gjorde var å gå gjennom kategoriene som sidene er organisert i.

Vi begynte med 3 hoveddimensjoner av kategorier

• Publikum – for hvem er siden mest nyttig – flere alternativer er tillatt som
• Salg
• Utvikling
• Marketing
• Alle
• Dokumenttype – hva slags kunnskap som deles. Etter hvert vil hver type ha sin egen mal, så de vil alle se standardiserte ut. Beste praksis tilsier at hver side bare skal ha én dokumenttype.
• Retningslinjer
• Hvordan
• Prosess
• Treningsnotater og opptak
• Emne – hva handler siden om. Denne strukturen kan gå dypere, siden det er mange temaer i selskapet. Det er frivillig å legge til side i en emnekategori – ikke nødvendig hvis det ikke finnes noen passende kategori.
• Produkt
• Kjernefunksjonene
• Ressursforvaltning
• Help Desk
• Agile bord
• Infrastruktur
• Cloud
• Server
• Hybrid løsning
• Intern IT
• lag
• Outlook
• maskinvare
• Delt HW
• Individuell HW

Siden hver redaktør kan lage nye kategorier, lager vi månedlige revisjoner slik at det ikke ble opprettet for mange uklare engangskategorier, en slags rydde opp i strukturen så det ikke blir vilt.

Navigasjonssider

Det er avgjørende at brukerne kan naviger godt i den nye applikasjonen. Et naturlig element for navigering er hovedmenyen, som delvis kan tilpasses. Et nyttig tilleggsalternativ er hjemmeside, som ønsker leserne velkommen, lenker til artikkelen om beste praksis for Knowledge Base 2.0 og lenker til sider dedikert til avdelinger i selskapet vårt.

Ved å klikke for eksempel på Markedsføring, vil brukeren bli dirigert til indeksen over markedsføringssider for å bla gjennom. Den inneholder også tilleggsinformasjon som er relevant for den avdelingen.

Vi vurderer å bruke navigasjonssider for andre sorteringskriterier (som produktinformasjon eller generelle retningslinjer for selskapet).

Ett skritt av gangen

Når du har angitt kategoriene og navigasjonssidene dine, kan brukerne allerede jobbe i dem. Det kan virker litt rotete fra starten, og derfor har vi noen få utpekt administratorer, som fører tilsyn med at en viss orden holdes.

Vi har vært har brukt Knowledge Base 2.0 i et par måneder nå, og vi er fortsatt bare i gang. Vi innser at vi er langt fra en ideell tilstand av perfekt organisert og standardisert wiki som alle brukere (uansett erfaring) kjenner utenat.

Vi tror at kunnskapsbasen vokser gradvisorganisk, av dine engasjerte brukere til slutt til bedre adopsjon, enn om vi ville bruke måneder på å forberede et system, som brukerne våre måtte studere hardt for å forstå.

Vår anbefaling er å tett observere hvordan brukere bruker den og tar små trinn for å implementere mer presise organisasjonskonfigurasjoner som sidemaler, regler for typografi osv. Hvert trinn som kompliserer bruken av Knowledge Base til det beste for organisasjonen din bør ledsages av en forklaring av hvordan det kommer alle berørte til gode.

konklusjonen

Vi har fullført migrerings- og implementeringsprosessen, og nå er det din tur til å følge oss. Ved å bruke tipsene ovenfor og få inspirasjon kan enhver bedrift implementere sin egen unike versjon av Knowledge Base 2.0, og ivareta deres verdifulle kunnskap.

Prøv den gratis