en
Språk
  • en
  • cs
  • hu
  • it
  • es
  • fr
  • de
  • ru
Maskinoversettelse
  • bg
  • dk
  • nl
  • gr
  • il
  • jp
  • kr
  • Nei.
  • pl
  • tr

Hvordan opprettholde teamets disiplin hjemmefra: Real Story Delt av vår senior prosjektleder

11/10/2020
5 minutter
Jakub Ryba

La meg gjette - det er mandag, litt etter klokken 9, og du er den eneste som er klar i ditt virtuelle zoom-rom. Du begynner å føle bare sinne. Med noen av teammedlemmene som bare ignorerer tidsplanen, har du blitt mer utsatt enn prosjektleder. Hva kan du gjøre med det?

Hvordan kan du forbedre disiplinen til kollegene dine i "Covid hjemmekontor" -tider? Her har jeg delt fire regler og verktøy som hjalp meg med å få alle tilbake på sporet. Klar?

1. Sett opp reglene for kommunikasjon - bruk varsler + delte kalendere

Kommunikasjon er rask på kontoret. Du spør - du får svaret. Eller er det ingen å svare på? Du går tilbake til jobb og spør senere.

Hjemmekontoret er en helt annen historie.

Jeg var koblet til to chatverktøy (ja, OG Facebook) pluss firmaprogramvaren, pluss mobiltelefonen min. Bombet av spørsmål, kommentarer og stemmer i forskjellige stadier av desperasjon hjalp meg ikke til å oppføre meg kult.

Verken prosjektene mine blir levert i tide - å svare på alle slags forespørsler på flere kanaler betyr mangel på tid til noe meningsfylt dypt arbeid. Og det er der prosjektet ditt blir sittende fast og veien til helvete starter.

Verktøyene i seg selv var ikke noe problem. Det var ordren om å bruke dem som manglet. Og så kom jeg på disse enkle reglene:

  • Er det presserende? Anrop.
  • Handler det om pågående arbeid? Easy-prosjektet (eller PM-verktøyet ditt)
  • Er det et "Hvor er?" / 'Hvordan?' / 'Når vil det?' spørsmål? Gruppeprat.
  • Noe på evaluering / presentasjon? Planlagt videosamtale.
  • En-til-en personlige ting? Chat. (Siden hver senior-statsråd på et bestemt tidspunkt i karrieren blir psykolog også.)
  • Spørsmål om ressurstilgjengelighet? Delt kalender. Skriv ned når du må oppsøke lege, ønske en rørlegger velkommen, eller rett og slett ikke bli forstyrret. Stol på meg, dette vil hjelpe deg mye, både i planlegging og ad hoc -situasjoner.

Vi lagde en “viktig stige” og vendte arbeidsflyten vår fra litt kaotisk til nesten glatt. Denne ideen har faktisk mye å gjøre mye med enkel respekt - tiden til alle på laget er dyrebar, altså la oss ikke forstyrre, men samarbeide. Vi kjenner alle de øyeblikkene Har du et øyeblikk som fører til 1.5 timer av den daglige timeplanen din (og lett kunne vært løst av Google).

Det beste med det hele? Fra da av, da telefonen min ringte, visste jeg at det enten var noe seriøst eller pizza.

"Bruk logiske varsler, koble alle til WBS, og juster møteplanen til hjemmekontor-virkeligheten."


2. Hold alle teammedlemmene synkroniserte og engasjerte

Jeg er en “mind map person”. Jeg elsker tankekart fordi de hjelper meg å se ideene mine strukturert ved siden av hverandre. Når jeg har et tankekart klart, kommer jeg på jobb. En ting jeg lærte om tankekart i Covid-tider? Del det. Og enda bedre - bruk den som bakgrunn for videomøtene dine!

Jeg pleide å lage en WBS -struktur for prosjektet mitt, og hold det for meg selv. Ikke nå lenger! Ja, det er fremdeles meg som lager grunnversjonen av WBS, men så kommer et online teammøte der vi legger til / fjerner prosjektets deler sammen.

Hvordan det hjelper lagets disiplin? Alle er involvert fra begynnelsen, alle føler seg mer som en eier, og viktigst av alt, hvert teammedlem ser hva som er foran teamet - hvordan hans eller hennes leveranser påvirker den totale arbeidsflyten.

3. Juster møtetider til virkeligheten + to regler for alle møter

Vi hadde tidligere mandagsmøter planlagt til 9.30. Hva som skjedde vanligvis:

  • Minst ett teammedlem manglet eller kom betydelig sent
  • Minst ett teammedlem hadde et "problem med internettforbindelsen"?
  • Møtet var alltid kortere enn planlagt på grunn av andre planlagte samtaler

Resultat? Tapt morgen | Tidkrevende individuell oppfølging | Kaos

Min løsning? Jeg avlyste ganske enkelt mandag morgenmøter og planla Mandag ettermiddagsmøter. Hvorfor? Folk var rett og slett ikke klare, og siden de ble hjemme, trengte de mer tid til å organisere hver for seg. Så snart vi byttet til ettermiddag, var alle i tide, klare, og mirakuløst, med internettforbindelsen.

To regler for alle møter? Først, hold det kort og involver alle deltakerne - det er slik DINE møter vil være alles favoritt, pluss vil være fornuftig. (Har du også de kollegene som bare sitter der stille i 30 minutter, og etter møtet begynner de å bombardere deg med spørsmål?).

Sekund, oppsummer resultatet. Jeg vet ikke hvor godt PM-verktøyet ditt er, men Easy Project gjør alt vi finner på under idédugnad til oppgaver. Som: WBS eller Gantt ideer> oppgaver i PM-sjekklisten, så jeg trenger ikke å gjøre det manuelt. Å ja, og alt skjer live.

Bonus One: Ikke glem den “God jobb!” Øyeblikk

Da jeg spurte teamet mitt hva de ville savne mest ved hjemmekontoret, overrasket svaret meg litt (selv om jeg antar at det ikke burde). Tilbakemelding, ville de si. For et godt poeng! Å godkjenne noe er rett og slett ikke det samme som ros.

Eller, som min grafiske designer sa: “Jeg følte meg som en maskin - bare å levere og vente på" kryss "eller" kryss ". Ikke tippe på skulderen eller til og med oppmuntre meg til å gjøre det bedre. ” Du er prosjektleder, så du vet hvor kraftig tilbakemelding fra våpen er. Fra min erfaring er det i dag viktigere enn noensinne.

Effektivt å jobbe hjemmefra? Lett.

Få alle kraftige verktøy for perfekt prosjektplanlegging, administrasjon og kontroll i en programvare.

Prøv Easy Project i 30 dager gratis prøveversjon

Fulle funksjoner, SSL-beskyttet, daglige sikkerhetskopier, i din geoposisjon