Hvordan overvåke utgifter og administrere prosjektbudsjetter riktig

En prosjektleder viktige ferdigheter inkluderer prosjektets økonomistyring og sørge for at prosjektet holder seg innenfor det sendte budsjettet. Til slutt er overholdelse av økonomiplanen ofte også en av de hyppigste kriterier for å vurdere prosjektets suksess.

Individuelle utgifter vil gradvis "spise bort" fra den totale mengden penger du har tilgjengelig for prosjektet. Overvåking av inntekt, utgifter og samlet kontantstrøm er derfor avgjørende for riktig administrasjon av hele prosjektbudsjettet. Hvis du har ansvaret for flere prosjekter samtidig, inkl. budsjettene sine, så er det nødvendig å overvåke den økonomiske statusen til hele prosjektporteføljen.

5 trinn for prosjektets økonomiske planlegging

For å unngå å kaste bort prosjektbudsjettet og til slutt få prosjektet til å mislykkes, har vi utarbeidet trinn for prosjektets økonomiske planlegging.

Valg av verktøy

Først og fremst er det nødvendig å identifisere ett verktøy som vil tjene i sentrum av prosjektets økonomistyring. Ikke bare i lys av begivenhetene i 2020, men du ønsker også å ha nettilgang til dette verktøyet slik at du og teamet ditt kan legge til utgifter i sanntid hvor som helst, og ikke glem noe. Det ideelle scenariet er å bruke programvaren du allerede bruker, til å administrere selve prosjektet direkte. I Easy Project har du for eksempel direkte tilgang til dedikerte paneler for budsjett, lønn og fakturaer eller kontantstrøm.

Identifisering av utgifter

Programvaren alene vil imidlertid ikke være tilstrekkelig hvis du ikke identifiserer alle elementene som tilhører budsjettet. For å gjøre dette anbefaler vi å bruke CBS, eller Cost Breakdown Structure, å hjelpe deg kartlegge alle komponentene i budsjettet ditt transparent. Ingen kostnader eller kostnader kan mangle fra CBSEllers står du overfor risikoen for feil som kan påvirke hele prosjektplanleggingen vesentlig.

Budsjettopprettelse

Når du har en oversikt over forventede inntekter og utgifter, kan du fortsette med den faktiske planleggingen, dvs. budsjettskaping. Når faktisk alle faste og variable kostnader er identifisert, vil du få en idé om prosjektetsin omtrentlige verdi og summer du kanskje ikke når.

Overvåk fremgangen

I løpet av prosjektet må du eller den autoriserte personen overvåke den reelle utviklingen av økonomi og sammenlign dem med det opprinnelige budsjettet. Du må derfor jobbe med resultatregnskap og overvåke kontantstrømmen. I tillegg har vi forenklet arbeidet ditt via tilfeller der du bruker separate regnskapsverktøy for overvåking og registrering integrering av disse verktøyene i Easy Project.

Viktigst, husk at du bare kan forhindre potensiell budsjettoverskridelse ved å overvåke utviklingen av kostnadene dine, og du vil vite umiddelbart om en del av prosjektet er ute av kontroll.

Evaluere

Som vanlig, ikke glem å gjøre et tilbakeblikk etter at prosjektet ditt er avsluttet. Sammenligning av de resulterende utgiftene mot den opprinnelige planen vil gi deg en ide om nøyaktigheten av planleggingen din, som du kan forbedre i andre prosjekter. Du kan også spore hvilke deler av prosjektet som avviker mest fra planen og avgjøre om dette skjer gjentatte ganger. Kort oppsummert, utnytte de innsamlede dataene maksimalt.