Hvordan overvåke ytelsen til teammedlemmene dine i hjemmekontoræraen

Spørsmål for å svare på dine behov og tvil

Med folk som jobber hjemmefra behovet for et verktøy for å overvåke ytelsen deres kan være legitimt. Ikke bare for deg selv å samle relevant informasjon som kan hjelpe deg med å komme opp med "team-voksende" løsninger. Det er også kundene dine som kan stille spørsmål ved estimater, brukt budsjett og arbeidstimer for ressursene dine. Du må være klar til det støtte utsagnene dine med data.

På den annen side, folk liker ikke å bli sett på under arbeidet – både personlig og via digitale teknologier. Denne komplekse situasjonen er utfordrende for prosjektledere – mest sannsynlig må du finne en løsning for resultatsporing.

Før det, svar på disse spørsmålene selv:

1. Vet jeg hvorfor og hvilke data jeg vil spore?
2. Har jeg en "implementeringsplan" for sporingsløsning – vet jeg hvordan jeg skal forklare behovet for det til teammedlemmene mine?
3. Trenger jeg virkelig et unikt overvåkingsverktøy, eller er overvåkingsfunksjoner allerede en del av PM-programvaren jeg bruker for øyeblikket med laget mitt?

Vi tror at i de fleste tilfeller vil en god løsning være å bruke robust prosjektledelsesprogramvare som lar alle som jobber med prosjektet spore timene sine.

«Den verste ideen ville være å overvåke
dine ansatte uten deres viten.»

Føler du å være en storebror? Vær forsiktig

Selv om overvåking av lagkameratene dine har noe å gjøre med deres daglige aktivitet, handler det ikke om å installere CCTV i hjemmene deres og følge alle trinnene deres. Du må ta hensyn til dataoverholdelse (og sunn fornuft) – én ting er overvåking, og en annen er spionering. Så når du legger til et eksternt verktøy for å overvåke teamet ditt, sørg for at det er en GDPR-kompatibel.

Profesjonelle og etiske verktøy fungerer vanligvis etter prinsippet om å overvåke tid de ansatte bruker på å bruke apper som er relevante for arbeidet deres mens de ikke graver i historien til nettleseren deres.

En spesielt dårlig idé ville da vært overvåke folket ditt uten deres viten. Følelsene av mistillit og paranoia vil uansett oppstå, men slik vil de også være legitime.

Et par ting du bør tenke på når du implementerer et overvåkingsverktøy:

• Åpenhet – vær åpen med dine eksterne ansatte, og fortell dem at overvåkingsaktiviteter kjører.
• Signerer dokumenter – få de overvåkede ansatte til en fullstendig GDPR-kompatibel overvåkingspolicy, og la dem signere den hvis de samtykker
• Test og forklar – Verktøy er der ikke bare for å se, men også for å samle inn data som du kan bruke for å flytte teamet ditt i riktig retning. Vis resultatene av overvåking til lagkameratene dine regelmessig, presenter læringen
• Optimalisere – Det kan også skje at du ikke trenger å overvåke laget ditt lenger, eller at du må endre overvåkingsinnstillingene. Sørg for at dataene du samler inn er relevante og fornuftige for utviklingen av teamet og prosjektleveransen

"Sørg for at du har tilstrekkelig prosjekt
administrasjonsfunksjoner i PM
programvare som hjelper deg med å implementere
lærdom av overvåkingsresultatene.»

Hvor mye tid bruker vi på selve arbeidet?

En typisk arbeidsdag er 8 timer lang. Men vet du hvor mange timer du egentlig brukte på å jobbe med oppgavene dine? I følge a nylig britisk studie, en gjennomsnittlig kontorarbeider er bare produktiv i mindre enn tre timer av arbeidsdagen sin. En annen studie fra USA viser at det bare er litt mer enn fire timer. Når du jobber hjemmefra, kan du forvente at dette tallet til og med går ned, siden det for mange av oss er en bijobb å ta vare på husholdningen.

På den annen side vil mange teknikere og IT-eksperter fortelle deg at de enkelt jobber mer enn 40 timer i uken. Dette er ikke bare på grunn av tidsfristene, men også fordi folk liker å utvikle nye løsninger – noe som definitivt tar mer enn gjennomsnittlig arbeidstid. Å elske det du gjør er en viktig faktor.

Dessuten, med fjernarbeid, er arbeidstiden ofte spredt over hele dagen og samsvarer ikke alltid med '9 til 18'-planen. Tenk på det når du går gjennom resultatene.

Verktøy, ferdigheter og fakta for å hjelpe med overvåking

Nylig har vi evaluert vår store undersøkelse* blant prosjektledere og teamledere. Resultater? Tillit og ansvar viste seg å være de viktigste elementene ved fjernstyring av prosjekter. Så for å overvåke teamet ditt meningsfullt og uten å være invasiv, må du trinn for trinn, få tilliten til teammedlemmene dine.

(*Be om undersøkelsens komplette undersøkelsesrapport, vil vi sende den til din e-post.)

En del av å få tillit er ved hjelp av visuelle PM-verktøy til forklar enkelt for lagkameratene hvordan deres individuelle arbeid påvirker hele fremdriften av prosjektet og hverandres oppgaver. Her er tre konkrete tips:

1. Gjør møter regelmessige, snakk om milepæler
   Ingenting er som en god gammel intuisjon basert på øye-til-øye kommunikasjon ikke sant? Snakk med teamet ditt ikke bare for å få informasjon om oppgavenes utvikling, men også for å holde kollegene på rett spor. Hold disse nettmøtene fokusert på å nå milepælene dine (her er en liten hjelper) og gi medlemmene dine plass til å presentere fremgangen de har nådd siden forrige møte. Slik er teamet ditt motivert til å bruke tid mer effektivt.
2. Spor tid, få målrettet innsikt
   Sporingstid er viktig, men uten en evaluering har den ingen merverdi. Men med en sett med tidssporingsverktøy (som Tidsrapport Dashboard eller Timelister for ukentlig rapportering) inne i PM-programvaren din, får du relevante data som gjør at du kan planlegge bedre, lage mer nøyaktige pris- og tidsberegninger for kundene dine, og også optimalisere tiden til teamet ditt.
3. Kontroll og rapportering
   Siden du ikke vil være knyttet til skjermen og følge sanntidsytelsen til teammedlemmene dine, bruk prosjektledelse funksjoner som gjør jobben for deg og varsle deg hvis noe går galt (eller ekstremt bra). Visualiser tilgjengelig statistikk i form av grafer og diagrammer ved hjelp av rapporteringsverktøyene, slik at det er lettere å forstå produktivitetstoppene og gapene.

I konklusjonen

Overvåking av produktiviteten til teamet ditt er en legitimt skritt, ikke bare i post-COVID-tiden. Men du må bruke profesjonelle, GDPR-kompatible verktøy i stedet for invasive apper. Også siden tillit og ansvar viste seg å være de viktigste elementene i å styre prosjekter eksternt, må du fortelle kollegene dine om overvåkingen. Dette vil fjerne potensialet deres frykt for overvåking og forklar fordelene for dem samtidig som de holder personvernet deres 100 % sikkert. Overvåking uten oppfølging av resultatene har imidlertid ingen merverdi få mest mulig ut av overvåkingsresultatene, må du koble de utgående dataene med et sett med prosjektstyringsprogramvareverktøyene dine.