Hvordan man optimalt styrer smidige prosjekter

Hva er smidig prosjektledelse og hvordan oppsto den?

Begrepet smidig metodikk ble først laget i 2001 og ble opprinnelig manifestert for programvareutvikling, men tankegangen tok snart av, og det som fulgte var anvendbarheten i flere bransjer, med adopsjonsgraden på smidig metodikk fortsetter å stige på tvers av ledende bransjer.

Når du kommer inn i detaljer om hva smidig er, er det viktig å forstå at smidig ikke bare er en metodikk, men et tankesett som kan endre måten prosjekter styres og oppfattes på. Den smidige metoden krever mer effektivt og effektivt arbeid og tillater evaluering og revaluering av prosessene samt det endelige utfallet.

Ved å bruke tilbakemeldinger fra alle interessenter, presser agil metodikk for jevnlig optimalisering og tilpasning, i samsvar med målet for produktet / tjenesten som blir levert. På samme måte fokuserer Agile prosjektledelse på velinformerte beslutninger, som kommer fra samarbeid mellom alle interessentene i et prosjekt.

Nøkkelverdier for smidig metodikk

Agile Methodology legger vekt på kontinuerlige tilbakemeldingsdrevne forbedringer for å levere verdi, og er inspirert av 4 nøkkelverdier:

• Enkeltpersoner og interaksjoner over prosesser og verktøy.
  
• Arbeidsprogramvare over omfattende dokumentasjon.
  
• Kundesamarbeid over kontraktsforhandlinger.
  
• Svar på endring etter en plan.

Fordeler med å ta i bruk smidig metodikk for prosjektledelse

Agil prosjektledelse har vist seg å være svært effektiv og har økt drastisk suksessrate for prosjekter. Project Management Institute publiserte en rapporterer tilbake i 2015, som sier at “svært smidige organisasjoner har betydelig bedre prosjektresultater sammenlignet med sine kolleger med lav smidighet".

Tallene deres viser at smidig prosjektledelse kan øke frekvensen av prosjekter som oppfyller deres forretningsintensjon med 19%, med en overveldende økning på 25% i antall prosjekter som er fullført i tide, og en økning på 22% i antall prosjekter som er ferdige innenfor budsjett. 

Agile Project Management fører til slutt til større fleksibilitet i prosesser, bedre utnyttelse av ressurser, forbedring av samarbeids- og tilbakemeldingsmekanismer, og generelt bedre tilpasningsevne for ethvert prosjekt.

Trinn for å implementere smidig prosjektledelse

Det er flere trinn som kreves for en vellykket implementering av Agile metodikk.

1. Begynn med å legge ut et klart sett med mål og mål som prosjektet vil sikte mot å nå. Det er viktig for alle interessenter i prosjektet å ha en tydelig følelse av retning, slik at hver av dem kan forbedre produktiviteten. Videre anbefales det å ta innspill fra alle de viktigste interessentene i prosjektet før du formulerer og kommuniserer målene.
   
   
2. For det andre bør du ideelt sett begynne å jobbe på en tidslinje, fra den aller første oppgaven i etterslaget, og slutte med den forventede vellykkede fullføringen av prosjektet. Gitt at smidighet er den viktigste inspirasjonen, er tidslinjen skal være mer målrettet. En slik tidslinje vil være med på å måle fremdriften og gjøre utbedringer der det er nødvendig.
   
   
3. Deretter bør du dele prosjektet opp i deler og oppgaver ved å definere sprints. Dette trinnet er tilpasset kjerneformålet med smidig prosjektledelse, dvs. inkrementell og kontinuerlig forbedring mens du adresserer avvik underveis.
   
   
4. Sprinten retrospektiv er et annet viktig element som er grunnlaget for smidig prosjektledelse og må derfor ikke ignoreres. Ethvert rom for potensiell forbedring må identifiseres på slutten av hver sprint, for å sikre at prosessene blir raffinert med fullføringen av hver sprint.
   
   
5. Når et prosjekt nærmer seg ferdigstillelse, er det viktig å sørge for at kontinuerlige forbedringer underveis er satt i kraft, og at alle interessentene i prosjektet er klar over arbeidet og prosjektets fremdrift.

Implementeringsrammer for smidig

Effektiv implementering av Agile metodikk krever bruk av rammer som Scrum, Kanban, Lean (LN) og Extreme Programming (XP).

Scrum

Scrum er det mest brukte smidige rammeverket for å implementere smidige prosesser i utvikling, levering og opprettholdelse av prosjekter. Scrum refererer til bruken av iterativ og inkrementell praksis og handler om å bruke korte iterasjoner, kjent som sprints, for å takle en bestemt mengde arbeid eller en bestemt del av et prosjekt om gangen. Gjennom en integrert struktur av korte møter, rollebetegnelse og bruk av verktøy, resulterer scrum i mer effektiv og effektiv prosjektledelse.

Dette rammeverket er svært godt egnet for komplekse prosjekter som er resultatorienterte og ivrige etter å imøtekomme alle interessenter i prosjektet. Strukturen inkluderer vanligvis en Scrum Master som er ansvarlig for å gjennomføre effektive sprints som tar opp saken på dagsordenen og for å få oppdateringer om fremdriften.

En produkteier setter retningen for en sprint ved å definere målene og opprettholde en 'produktetterslep ', som sier hva som må oppnås og leveres. Teammedlemmer er de som er ansvarlige for å velge gjenstander fra 'produktetterslep' og for utførelsen av arbeidet, som skal være ferdig innen en enkelt sprint.

Deretter blir tilbakemeldinger og anmeldelser samlet mot slutten av hver sprint, fra prosjektets interessenter, og forbedringene er innarbeidet for de kommende sprintene. Dette fortsetter til den siste varen i "produktettersynet" er fullført.

Kanban

Kanban er en av de ledende rammene som brukes til å implementere den smidige metodikken, gjennom visualisering av arbeidsflyten. Hele rammeverket er bygget opp rundt et Kanban-kort, som muliggjør digital visualisering av oppgavene og fremdriften til et prosjekt. Det mest grunnleggende og mest brukte Kanban-kortet visualiserer arbeidsflyten i tre trinn: Oppgaver, Pågår og Ferdig. Et mer komplekst Kanban-brett kan også brukes der det er nødvendig.

Hver oppgave er representert med et enkelt Kanban-kort, som flyttes gjennom 3-trinnene på Kanban-brettet. Dette rammeverket er også avhengig av tilstedeværelsen av et oppdatert etterslep og eksistensen av effektive arbeid i gang (WIP) regler som definerer hvordan arbeid håndteres, for å hjelpe teamet med å levere.

konklusjonen

Agil prosjektledelse absolutt er en nyttig tilnærming til å forbedre suksessraten for prosjekter. Selv om fordelene med denne tilnærmingen ofte er tydelige gjennom hele prosjektets varighet, og når det er fullført, er det viktig å innse at det ikke ville medføre endringer over natten, i stedet er det et tankesett som er fokusert på kontinuerlig forbedring, noe som gjør det til en pågående prosess.