Prosjektbudsjett – Alt du trenger å vite: Hvordan estimere, opprette og beskytte prosjektets finansiering på riktig måte

Vi vil gi deg råd om hvordan du kan skape et solid fundament for økonomisk planlegging for ditt neste prosjekt og holde oversikt over økonomi! En prosjektleder som kan utarbeide et solid budsjett er ekstremt viktig for teamet.

Noen som kan overvåke og optimere budsjettet slik at ikke bare teamet, men også selskapets ledelse er fornøyd med resultatet er uvurderlig. Heldigvis finnes det verktøy for regelmessig kontroll og rapportering – her er en oversikt over dem og også noen regler det er verdt å følge.

Prosjektbudsjetter i Easy Project

Hva er et budsjett?

Prosjektbudsjettet inkluderer de estimerte kostnadene som er nødvendige for at prosjektet skal lanseres og fullføres, ideelt sett innenfor tidsrammen som kreves av oppdragsgiver. Imidlertid budsjett utarbeidet ved prosjektets begynnelse er alltid et estimat.

Dette er viktig å si og forstå for alle som jobber med prosjektet og for de som har bestilt forberedelsen fra dere – kundene.

Du bør inkludere i prosjektbudsjettet, enkelt sagt, alt (for eksempel kaffe som dine kreative drikker på en idédugnad på en kafé eller vanlige telefonsamtaler med kunden for å informere dem om prosjektets status).

Denne artikkelen handler imidlertid ikke om detaljene i et stort budsjett; vi antar at du allerede har for eksempel et timediagram over individuelle medlemmer av teamet ditt eller nøyaktig kvantifiserte driftskostnader for ressursene dine.

Banner: Hvordan utarbeide og overvåke et budsjett?

Tips: Hva bør du ikke glemme å inkludere i budsjettet?

• Direkte og indirekte kostnader

• Faste og variable kostnader

• Arbeid og materialer

• Reiseutgifter

• Potensielt utstyr og utleie av lokaler

• NY! Tiltak knyttet til Covid-19-pandemien – som testing

• Lisenser

Prosjektbudsjetter i Easy Project

Trinn 1 – Budsjettoppretting

Når du starter et prosjekt, er det greit å gjøre en Work Breakdown Structure (WBS). Du kan dermed se alle elementene som prosjektet ditt består av og godkjenne dem med teamet.

Så kommer individuelle varer' prising - Den Cost Breakdown Structure (CBS). For å gjøre det første arbeidet ditt så enkelt som mulig, har vi integrert WBS og CBS i én enkelt modul i Easy Project, slik at du ikke trenger å bytte manuelt mellom dem.

Tips: Inkluder alt arbeid eller tjenester utført av underleverandører i CBS.

Trinn 2 – Budsjettgodkjenning

Å ta den nylagde CBS-en og løpe rett til klienten er sannsynligvis ikke den beste ideen. Godkjenne budsjettet internt først – på teamnivå, og deretter med ledelsen. Du eller teamet ditt kan ha glemt noe, eller budsjettreserven du regner med er ikke tilstrekkelig.

For å være så godt forberedt som mulig økonomisk styring av prosjektet ditt og for å holde budsjettet så nær virkeligheten som mulig, må du sammenligne det med tidligere prosjekters budsjetter.

Du vil sannsynligvis ikke finne et helt identisk budsjett, men du vil helt sikkert kunne få data om noe prosjektene har til felles – for eksempel prisen for å leie en kongresshall eller antall timer som trengs for å lage en serie bannere for en konferanse.

Tips: Hvis du støter på noe for første gang når du lager et budsjett, invester tiden din i et kort møte med kolleger som har erfaring med å prise lignende varer. Bedre en halvtime i starten av prosjektet enn de manglende en halv million kronene midt i arbeidet.

Prosjektbudsjetter i Easy Project

Trinn 3 – Budsjettovervåking og kontroll pluss rapportering

En ting er å forberede budsjettet og en annen ting visualisere det og overvåke hvordan budsjettet er eller ikke blir oppfylt, og deretter svare i tide. Permanent og kontinuerlig kontroll over inntektene og utgiftene dine beviser ikke bare at du er profesjonell, men fungerer som velkommen forebygging av fuck-ups.

For å kunne overvåke din prosjektets kontantstrøm (når det gjelder porteføljeforvaltere en hel portefølje), har vi flere tips – du kan også bruke de fleste direkte i den nye Easy-prosjektet:

• kontantstrøm – overvåke og rapportere regelmessig til kunder, bedriftsledelse og teamet ditt hvordan prosjektet utvikler seg takket være dette gjennomsiktig verktøy,
• Regelmessige møter – din prosjektledelse bør inkludere en kort økonomistatus – start med tydelig rapportering for ledelsen og fortsett med å informere om forbruk på regelmessige møter med kunden,
• budsjett – plan vs. virkelighet – takket være prosjektbudsjett, vil du ikke bare kunne timeplaner og tildelinger for individuelle roller, og deretter hele budsjettet, men også raskt og detaljert sammenligne prosjektets budsjettplan med gjeldende utgifter,
• Prosjektprisberegning – et verktøy som du raskt og nøyaktig kan lage et tilbud og en beskrivelse av priskalkulasjonen med, og deretter eksportere alt med logoen din til PDF.

Oppsummering

Selv om prosjektbudsjettet alltid bare er et estimat av kostnader, bør målet ditt være å utarbeide det så nøyaktig som mulig. Flere utprøvde funksjoner er tilgjengelige som vil gjøre budsjettet ditt klarere.

Som et resultat er det lettere for deg å forsvare budsjettet mot oppdragsgiver og ledelse. En av de viktigste aktivitetene til en prosjektleder er imidlertid å kontrollere oppfyllelsen av budsjettet på grunnlag av nøyaktige data.

Press derfor gjennom regelmessige møter om den økonomiske statusen til prosjektene dine og gi en omfattende rapport om dem takket være verktøyene i prosjektstyringsprogramvaren din. Med en oversikt over kontantstrømmen vil du ikke møte noen ubehagelige overraskelser og fuck-ups.