Prosjektøkonomi koblet via Zapier til Xero og andre regnskapssystemer

Enkelt prosjektbudsjett

Det er den beste måten å planlegge budsjettene på og sammenligne dem med de reelle inntektene og utgiftene ved å bruke Easy Project Budgets kontrollere prosjektøkonomien. Med denne modulen kan du overvåke inntekter, kostnader, lønnskostnader og den endelige fortjenesten til hvert prosjekt.

Det lar deg også overvåke oppføringer med ekte penger i sammenheng med den definerte planen, og gir resultatregnskap over prosjektene, kontantstrømsprognoser og kontantstrømhistorikk.

Prosjektbudsjettoversikt

Data for enkelt prosjektbudsjett

Det er mange måter å få økonomiske data til budsjettet til prosjektene du ønsker å overvåke prosjektøkonomien på. Spesielt utgifter fra mottatte regninger og inntekter fra utstedte fakturaer administrert i a separat regnskapssystem må være overføres og distribuert riktig i hvert prosjektbudsjett.

Du kan sett det inn manuelt etter at en regning eller en faktura er betalt i regnskapssystemet ditt, men det er svært ineffektivt og det er en høy risiko for menneskelig feil. En annen måte er å eksportere og importer data i partier etter slutten av en dag eller en uke, men det er også problemet med ikke oppdaterte data i prosjektbudsjettene dine.

Oversikt over reelle utgifter

Integrasjonsløsning

Den beste løsningen er en integrasjon med regnskapssystemet, som tillater automatisk overføring av data og skille økonomiske data for hvert prosjektbudsjett. Dataene som er utarbeidet i regnskapssystemet, må overføres så fort som mulig for å sikre deg oppdatert status for prosjektbudsjettet ditt.

Alt du trenger å vite er hvilke data som må overføres og hvilke prosjekter du vil overvåke økonomien på. Selvfølgelig må du analysere arbeidsflyten og velge teknologi for integrasjonen.

Zapier teknologi

Flott teknologiløsning er Zapier. Integrasjonsplattformen kobler API til mer enn 1000-systemer og tillater overføring av nye data fra et system til et annet. Du kan enkelt konfigurere automatisert arbeidsflyt kalt ZAP, som er forbindelsen mellom to systemer laget av en trigger og en handling.

Når ZAP kjører og trigger hendelse skjer i regnskapssystemet (faktura eller faktura betales), Zapier gjør automatisk handlingen hendelse i Easy Project (opprett utgifter eller inntektoppføring i prosjektbudsjettet).

Eksempler på ZAP-arbeidsflyt

Fordelene med Zapier-integrasjon

Hvis din regnskapssystem er klart til bruk på Zapier-plattformen, du enkelt integrere dette systemet med Easy Project uten videreutvikling for en bestemt integrasjon av hvert system, er alt koblet og håndtert av Zapier.

De fleste fordelene er ingen manuell eksport / import, men regelmessig dataoverføring hvert 5 minutt sikre faktiske økonomiske data i prosjektbudsjettet og automatisk distribusjon med data for hvert prosjekt.

Denne integrasjonen lar deg nesten sanntids finansieringskontroll av prosjektbudsjettene dine. Selvfølgelig hjelper automatisering av kjedelige og manuelle arbeidsflyter teamet ditt med å spare tid og gjøre sine jobbe mer effektivt også.

Casestudie av integrert regnskapssystem XERO

Den virkelige presentere casestudien om integrasjon er med XERO regnskapssystem, som er klar til bruk på Zapier-plattformen https://zapier.com/apps/xero/integrations. Alt du trenger å spesifisere er:

• Data arbeidsflyt analyse for integrasjon

• Passende utløsere og handlinger

• Zapier-konto med en passende plan

• XERO-konto for å tillate Zapiers forbindelse til API

• Enkel prosjektkonto for å tillate Zapiers forbindelse til API

• Regler for distribusjonsdata til riktig prosjektbudsjett 

Data arbeidsflyt analyse for integrasjon

Det første trinnet er å definere hvilke arbeidsflyter vi ønsker å integrere via Zapier-plattformen, og deretter hva som utløste data fra XERO må tilordnes obligatoriske felt for handling hendelse i Easy Project for å opprette utgifter eller inntektoppføring i prosjektbudsjettet. For vår casestudie definerte vi denne arbeidsflyten: Lag reelle utgifter til Easy Project fra nye XERO-betalte regninger

Det betyr at hver nye regning med status endret til betalt skaper en utløser, og gjennom Zapier opprettes reell utgiftsføring i prosjektbudsjettet. Nødvendige Easy Project-data er:

• Prosjekt-ID for distribusjon av økonomiske data til riktig prosjektbudsjett

• Navn på utgiftsoppføringen, for vår casestudie består den av regningsnummer og regningsutsteder

• Et samlet beløp av en betalt regning

• Valutakode for en betalt regning

• Dato for mottatt regning

Utløste data fra XERO tildelt til nødvendige Easy Project-felt

Passende utløsere og handlinger

Fra tilgjengelige XERO-triggerhendelser og Easy Project-handlingshendelser, er disse aktuelle for overføring av økonomiske data.

XERO utløser

• Ny regning - utløses når du legger til en ny regning eller statusen til den nye regningen blir endret (Betalinger)

• Ny salgsfaktura - utløses når du legger til en ny salgsfaktura eller statusen til den nye fakturaen blir endret (Kundefordringer)

Easy Project-handlinger

• Lag prosjektbudsjettutgift - handling oppretter en ny planlagt eller reell utgiftsoppføring for prosjektbudsjettet

• Opprett prosjektbudsjettinntekt - handling oppretter en ny planlagt eller reell inntektoppføring i prosjektbudsjettet

For arbeidsflyten vår fra casestudiet: Lag reelle utgifter til Easy Project fra nye XERO-betalte regninger, valgte vi en XERO-trigger: Ny regning, og Easy Project-handling: Lag prosjektbudsjettutgifter (med alternativet ekte).

Utløser og handling som brukes for arbeidsflyten fra case study

Zapier-konto med en passende plan

For å kjøre ZAPs på Zapier-plattformen, må vi opprette en konto og velge en passende prisplan avhengig av et antall Zapier transaksjoner per måned.

Zapier-transaksjon betyr en vellykket automatisering av noe med en ZAP. En transaksjon telles hver gang din Zap overfør data fra en app til en annen.

Prisplan	Grense for vellykkede transaksjoner per måned	Månedlig pris	Pris for ekstra transaksjon over grensen
Liten	1	€ 16	€ 0.016
Medium	3	€ 40	€ 0.0128
Stor	10	€ 100	€ 0.01

Prisplaner for å kjøre ZAP-er 

For vår casestudie betyr Zapier-transaksjoner hvor mange betalte regninger per måned som blir overført til prosjektbudsjettene våre.

XERO-konto for å la Zapier koble seg til API

Xero-kontoen må ha enten Standard- eller rådgivernivå for å bruke Xero API, som er nødvendig for å koble til Zapier. Skrivebeskyttet, kun faktura og Cashbook Client-roller har ikke muligheten til å bruke API-en.

Enkel prosjektkonto for å la Zapier koble seg til API

Easy Project-kontoen må ha tildelt rolle med tillatelser til å administrere budsjettet for å bruke Easy Project API, som er nødvendig for å koble til Zapier. Easy Project-konto må også være medlem av prosjektet der vi vil distribuere økonomiske data til prosjektbudsjett.

Enkel Project-kontotillatelser for budsjett

Regler for datadistribusjon til riktig prosjektbudsjett

Hvis du vil distribuere økonomiske data til riktig prosjektbudsjett, må du kunne sett opp en liste over overvåkede prosjekt-ID-er i ditt regnskapssystem, tilordne denne prosjekt-IDen til faktura / faktura og utløse disse dataene til Zapier for en handling i Easy Project.

I XERO er det mulig å sette opp Sporingskategori med navnet Project. Denne kategorien er en del av en regning / faktura linje. Et spesifikt kategorialternativ tilordnet faktura / fakturalinje representerer ID for prosjektet i Easy Project, der vi ønsker å overføre regnskapsdataene til riktig prosjektbudsjett.

Andre regnskapssystemer mulige integrasjoner via Zapier

Hvis du har et av disse regnskapssystemene, er kontroll av prosjektfinansiering stykke kake til deg med Easy Project.

Zoho Books

https://zapier.com/apps/zoho-books/integrations

Integrert for utgifter og inntekter økonomiske data.

Ny kostnad

• Utløses når en utgift opprettes.

Ny salgsfaktura

• Utløses når en ny salgsfaktura opprettes med betalt status.

Liste over prosjekt-ID-er

• Rapporteringskoder (for en utgift og en fakturapost)
• Tilpasset felt med en nedtrekksverdi (bare for fakturaer)

FreshBooks Nytt

https://zapier.com/apps/freshbooks-new/integrations

Integrert for utgifter og inntekter økonomiske data.

Ny kostnad

• Utløses når en ny utgift opprettes.

Ny faktura

• Utløses når en ny faktura opprettes.

Liste over prosjekt-ID-er

• Støttes ikke, er det mulig å bruke lappen for bekostning eller faktura.

QuickBooks online

https://zapier.com/apps/quickbooks/integrations

Integrert bare for inntektsøkonomiske data, støttes ikke utløsere for utgiftsdata.

Ny salgsfaktura

• Utløses når en ny salgsfaktura opprettes.

Ny betaling

• Utløses når en betaling er mottatt.

Liste over prosjekt-ID-er

• Prosjekter sporing https://community.intuit.com/articles/1549960-quickbooks-online-projects