Risikoen er forskjellig - Ulike fallgruver i prosjektledelse: Noen tips for enklere risikostyring takket være effektiv risikofordeling

Når du gjør det rett fra starten, kan du håndtere risiko lettere og med større klarhet. Vi vil lære deg hvordan splittende trusler og god planlegging kan hjelpe deg med å fullføre et prosjekt uten ubehagelige overraskelser.

Forebygging er alltid mye bedre enn å måtte slukke branner. Derfor, ingen prosjektleder bør gå i gang med nye prosjekter under koronakrisen uten ærlig identifisering og vurdering av mulige risikoer.

Selvfølgelig kan ikke alt planlegges - året 2020 demonstrerte dette tydelig for oss. Men for eksempel er utviklingen av koronavirus -krisen og dens innvirkning på virksomheten noe du kan inkludere i risikoidentifikasjon i år.

For å unngå situasjonen der antallet potensielle trusler skaper kaos, er det en god idé å organisere dem i begynnelsen - ideelt sett, ved hjelp av et verktøy som gjør alle risikoer gjennomsiktige. Det skulle tross alt være en del av prosjektplanens risikostyringsplan. La oss derfor se på de grunnleggende typer risiko og deres fordeling.

 

1. Grunnleggende divisjon – Interne og eksterne risikoer

Noen av interne risikoer er sannsynligvis veldig godt kjent for deg. Du møter dem med hvert prosjekt, så du bør vite hvordan du skal svare på dem. Du har kanskje nettopp husket en kollega som vil forberede det perfekte designet for en ny applikasjon, men det vil ta ham en tredjedel lenger enn han lovet under WBS.

Hard retur til virkeligheten etter den årlige skiferien i mars vil sannsynligvis ikke være det rette for deg omhyggelig planlagt Gantt. Samlet sett er de interne risikoene lettere å dempe eller eliminere for deg.

Eksterne risikoer, derimot, kommer utenfra selskapet, og som prosjektleder kan du påvirke dem bare i liten grad eller ikke i det hele tatt. "Om natten ble maskinen fast og vi kan ikke sende deg materialene i tide, men ikke før neste uke, da den skal repareres av et firma fra Tyskland, som er det eneste stedet med lisens."

Ikke at vi ønsker deg det, men en lignende samtale oppleves av en prosjektleder minst én gang. Tross alt har en slik risiko blitt demonstrert fullt ut over hele verden i år.

 

2. Tre områder der risiko oftest manifesterer seg - Kostnad, tid og ytelse

Alt det truer budsjettet og muligheten til å administrere prosjektet i henhold til godkjent økonomi er en kostnadsrisiko. Vi er sannsynligvis alle tvunget til å justere budsjettet fra tid til annen for å vinne en viktig klient.

Men da, på grunn av den reduserte prisen, godkjenner du med klienten et budsjett som kun teller med en minstereserve. Som et resultat har du nesten ingen råd til feil eller misforståelser i kommunikasjonen, da det i betydelig grad kan sette prosjektets økonomiske suksess i fare.

Prosjektets tidsrisiko er relatert til alt som truer med jevn drift og levering av individuelle leveranser i tide. Korte frister vil nesten uunngåelig påvirke atmosfæren i teamet og kvaliteten på resultatene. Noen ganger begynner ting å rulle inn på deg fra alle sider, men her er tre eksempler du kommer til å støte på nesten helt sikkert:

• "små ekstra" fra klienten din,

• «sykedager» til et teammedlem i siste øyeblikk,

• forsinket levering som ytterligere prosjektarbeid er avhengig av.

Forbered et scenario for hvordan du kan eliminere disse problemene, og når de kommer, hvordan du kommuniserer dem.

Det er også nødvendig å snakke om ytelsesrisiko i prosjekter. Ytelsen kan påvirkes på både positive og negative måter, spesielt av interessenter, teamet og forventningsstyring.

Hvis du ikke har tilstrekkelig støtte fra klienten, og samtidig er kolleger på randen av utbrenthet, og hele prosjektet ledsages av urealistiske krav, vil ytelsen svinge og resultatet av prosjektet også. Derfor er det er viktig for å identifisere ytelsesrisikoer på en riktig måte. Men dette kan gjøres pent - i ny versjon av Easy Project, vil du kunne visualisere individuelle risikoer.

Dette gjør det lettere å tilordne og distribuere risikoen ut fra deres tildelte betydning og å holde styr på truslene. Da vil du se hvilke som må tas opp og som bare er bagateller eller som kan håndteres senere.

 

Oppsummering

Individuelle risikoer er ikke autonome; de henger sammen. Men ingen bekymringer. Hvis du kan prioritere og rydde dem opp, forblir de bare potensielle trusler inne prosjektstyringsprogramvaren din.

For å gi dem riktig prioritet, kan du enkelt forberede en klar grunnleggende kategorisering takket være visuelle verktøy. Da kan du enkelt skille dem fra prosjektproblemer og lage en plan for risikostyring.