Starte det prosjektet eller ikke? Hvordan finne ut et prosjekts økonomiske potensiale takket være kostnadsanalyse

For å gjøre det verdt å investere tid og energi i et prosjekt, må du være sikker på at det ikke bare blir hyggelig, men også gir overskudd. Og en kostnadsanalyse vil hjelpe deg å sikre det helt fra starten.

Hva er en kostnadsanalyse og hvorfor du bør gjøre det

For å si det kort er det en sammenligning av prosjektkostnader og inntekter som prosjektet vil gi selskapet etter vellykket levering. Det vil komme godt med, spesielt for små og mellomstore prosjekter, som ikke tar for lang tid å gjennomføre.

For å sørge for at du vedlikeholder sunn kontantstrøm, må du tenke både på inntjeningen og returperiode. (For å unngå å gå konkurs mens du venter på at fakturaene skal betales – vær nøye med å sette forfallsdatoen riktig!)

For å si det kort: Hovedfordelen med kostnadsanalyse i prosjektledelse er at du får en systemisk tilnærming som du kan bestemme:

• Hvorvidt et prosjekt er økonomisk sunt, forsvarbart og gjennomførbart og under hvilke forhold,
• Gjensidig sammenligning av prosjekters økonomiske potensial, som vil hjelpe deg å ta beslutninger om prosjektportefølje.

Når du skal utføre kostnadsanalyse

Naturligvis før du gir laget grønt lys. Men pass på - ettersom prosjektet er i konstant utvikling, du bør oppdatere analysen regelmessig. Spesielt hvis du administrerer prosjektet ved hjelp av smidig metode og nye oppgaver og resultater står i kø på veien til sluttproduktet.

I dette tilfellet er det ganske mulig at resultatet av analysen vil svinge. Sett derfor en grense (i prosent) for å definere hva som bare er et avvik i beregningene under den vanlige kontrollen og når det allerede er et varseltegn på at noe er galt.

For å sikre at prosjektet ditt er så økonomisk sunt som mulig allerede i forberedelsesfasen, bruk økonomiske styringsverktøy – fortsett i henhold til disse fem trinnene, inkl. kostnadsanalyse.

1. Forbered en arbeidssammenbruddsstruktur – for å forberede meningsfull økonomisk planlegging for prosjektet ditt, du må først vite hva prosjektet består av. Derfor, sammenkall teamet ditt, lage en rettferdig WBS (Work Breakdown Structure) og dele opp det store prosjektet i flere mindre leveranser.
2. Forbered en kostnadsfordelingsstruktur - Takk til CBS (Kostnadssammenbruddsstruktur), kan du se og administrere prosjektfinansiering i Easy Projects, inkl. spesifikke oppgaver, direkte fra tankekartet du laget i forrige trinn.
   
3. Utarbeid prosjektbudsjett – her kan du se detaljert forhold mellom og potensielle inntekter, takket være dette kan du enten sende budsjettet til ledelsen for godkjenning, eller diskutere dine bekymringer om verkets retur og endre/avvise prosjektet.
4. Har prosjektanalysen din fungert utmerket? Gratulerer! Du kan nå begynne forbereder pristilbudet til kunden.
5. Når prisen er godkjent, kan du begynne å jobbe med prosjektet. Så kommer kontinuerlig gradvis oppfølging av prosjektfinansiering og påfølgende oppdatering av analyse i løpet av spurter.

Hva med unntakene?

Det er noen. For noen prosjekter er det klart i begynnelsen av finansiell planlegging at utgiftene vil overstige inntektene betydelig. Men i virkeligheten selv et tapsgivende prosjekt kan sees på som en investering – spesielt hvis vi ser på det i form av en langsiktig strategi.

For eksempel jobber kreative byråer vanligvis for ulike ideelle organisasjoner eller veldedige organisasjoner for en symbolsk sum eller pro bono, men prosjektene kan bidra til å forbedre bildet og skape en minneverdig og kraftig kreativ. Dette kan da bringe nye kunder til byrået.

Anbud er et godt eksempel – Kunden setter ofte svært stramme tidsfrister. Som en kompetent prosjektleder må du finn ressurser raskt og gjør et flash-prosjekt. Belønningen for å delta i anbudet er vanligvis symbolsk (eller til og med ingen) og selve "anbudet" er dermed svært ufordelaktig ut fra et kostnadsanalysesynspunkt.

Men når du slår konkurrentene med dine ideer og løsninger, får du ikke bare en ny finansieringskilde, men også muligheter for forretningsvekst og alle teammedlemmer.

Oppsummering

En nytte-kostnadsanalyse bør være en av de fem trinn som er nødvendige for prosjektets økonomiske helse. En dyktig prosjektleder er ikke bare «oppdragets utfører», men tenker på de økonomiske og strategiske fordelene ved prosjektet allerede før arbeidet starter.

For å utarbeide en ærlig, databasert analyse er det enklest og mest effektivt å bruke sammenkoblede prosjektstyringsverktøy – spesielt WBS og CBS. Selv om analysen viser seg godt for prosjektet ditt, må den gjentas og oppdateres, spesielt for prosjekter administrert ved hjelp av den smidige metoden.