en
Språk
  • en
  • cs
  • hu
  • it
  • es
  • fr
  • de
  • ru
Maskinoversettelse
  • bg
  • dk
  • nl
  • gr
  • il
  • jp
  • kr
  • Nei.
  • pl
  • tr

Ta større kontroll over prosjektledelsen din gjennom arbeidsflyten

4/21/2021
6 minutter
Lukáš Beňa

En arbeidsflyt kan sees på som en av de grunnleggende byggesteinene i prosjektledelse. Ved å bruke arbeidsflytinnstillingene i Easy Project, kan du kontrollere statusoverganger og felttillatelser for oppgaver på en veldig enkel måte. Funksjonen er tilgjengelig fra administrasjonen, og kan derfor bare administreres av en administrator.

Arbeidsflyt lar deg konfigurere hvilken roller har lov til å endre bestemte oppgavestatuser eller hvilke felt som skal vises under en bestemt oppgavetype. Dette er spesielt nyttig i programvareutvikling men finner utnyttelse nesten hvor som helst ellers. Arbeidsflyt i Easy-prosjektet har to grunnleggende funksjoner.

Statusoverganger på oppgaver

Her kan du velge en kombinasjon av brukerrolle og en oppgavetype (eller sjekk alle roller / oppgavetyper for å bruke endringen for alle mulige kombinasjoner) og angi deretter hvilke oppgavestatusendringer som skal tillates av denne rollen på denne oppgavetypen. Kolonnen på venstre side representerer gjeldende status for oppgaven, og kolonnene til høyre representerer mulige statusendringer å velge mellom.

For eksempel kan en bruker konfigurere at ingen kan endre en oppgavestatus til “Ferdig” med mindre det har vært det sjekkes først av en veileder eller CTO. For å oppnå det, velg en kombinasjon av riktig oppgavetype og brukerrolle (for eksempel oppgavetypen "oppgave" og "porteføljeforvalter") og fjern merket for den aktuelle boksen for å definere tillatelse til å endre status for den valgte kombinasjon.

Feltillatelser på oppgaver

Nok en gang, bare velg kombinasjonen av en rolle og oppgavetype (eller velg alt). Den venstre kolonnen representerer standardfeltene og egendefinerte felt som du har opprettet. Til høyre kan du velge om feltet skal være tilgjengelig i standardmodus (blanke felt - ingenting er valgt), skrivebeskyttet modus eller ønsket modus.

  • Read-only - en bruker kan ikke endre dette feltet når oppgaven er satt i "skrivebeskyttet" -modus. Du kan for eksempel ikke endre en oppgavetype med mindre oppgaven er klargjort for inspeksjon (status er satt til "å sjekke")
  • Påkrevd - feltet i denne modusen må fylles ut, ellers kan ikke oppgaven lagres

Man bør være forsiktig når man setter opp skrivebeskyttet eller obligatoriske felt. Spesielt med tanke på å ikke hindre brukerne i å faktisk jobbe. I et tidligere tilfelle behandlet vi for eksempel et problem da kunden vår konfigurerte standardfeltene "Emne" og "beskrivelse" som skrivebeskyttet når statusen er "Ny", som også gjelder opprettelsen av en ny oppgave. Fordi brukerne ikke fikk redigere disse feltene, kunne de ikke opprette en ny oppgave fordi en oppgave ikke kan opprettes uten et emne.


Enkelt prosjekt - Arbeidsflyt - Oppgavestatusoverganger

Tips og triks for Workflow

Når en hvilken som helst status ikke er ment å brukes under noen oppgavetype, må du sørge for å fjerne merket for respekterte avmerkingsbokser i en kryssformasjon.

Bruk sak 1 - Sett opp en godkjenningskjede

Dette er et eksempel på hvordan en godkjenningskjede fungerer. Hver rolle (f.eks. Representant, leder, tekniker osv.) Kan bare endre statusen til en oppgave på en bestemt måte som sikrer at prosessen er jevn og det ikke er interne konflikter. For eksempel er det bare representanten som er i direkte kontakt med kunden som kan endre statusen til “Ferdig” når hele prosessen er ferdig, og når klienten har blitt informert. Mens den eneste lederen kan godkjenne eller avvise spesielle forespørsler initiert av klienten.

Klienten starter en ny forespørsel (oppgave), representanten svarer deretter til klienten at forespørselen er sendt videre for videre godkjenning og markerer den med statusen "Venter på godkjenning". Lederen har en liste over alle forespørsler (oppgaver) som er merket som "venter på godkjenning". Når han bestemmer seg for hvorvidt den respektive forespørselen skal godkjennes for ytterligere handlinger, endrer han deretter statusen til forespørselen (oppgave) tilsvarende til enten "Godkjent" eller "Avvist".

Teknikeren har en liste der alle "godkjente" forespørsler vises. Han jobber kontinuerlig med disse, og når han er ferdig med noen, endrer han sin status til "For å sjekke og fakturere". For øyeblikket er forespørselen (oppgave) vist på representantens liste som dobbeltkolliserer teknikerens arbeid. Hvis alle kravene til klienten er oppfylt, markerer han oppgaven som "ferdig" og informerer klienten tilsvarende.


Enkelt prosjekt - Arbeidsflyt - Oppgavefeltillatelser

Bruk tilfelle 2 - Få brukere til å angi viktige data - påkrevd

Når du trenger å få visse data som er avgjørende for deg, er det bare å gjøre visse felt obligatoriske, noe som kan gjøres ganske enkelt ved å sette et slikt felt til "Påkrevd" -status. For eksempel når du trenger fødselsdatoen til din klient (f.eks. For å fastslå om klienten er myndig), kan du sette "Fødselsdato" -feltet som "Påkrevd" slik at klienten ikke kan fortsette uten behørig fylle ut et slikt felt først.

Bruk tilfelle 3 - Hindre uautoriserte brukere fra å endre viktige data - skrivebeskyttet

Vær forsiktig som emne og beskrivelse må være aktivert i en ny oppgave. Enkelte brukere har kun lov til å utføre bestemte handlinger, og de kan ikke redigere eller fjerne viktig informasjon, dette kan oppnås ved å aktivere modusen "skrivebeskyttet".

For eksempel, hvis en kunde fyller ut fødselsdatoen, kan et slikt felt settes til en skrivebeskyttet modus for å forhindre utilsiktet tap av slike data. Alternativt kan bare en leder (eller en hvilken som helst annen passende person) være aktivert for å endre / fjerne disse dataene mens andre ikke kan.

Lær deg å administrere prosjekter takket være veldig nyttige tips? Lett.

Få alle kraftige verktøy for perfekt prosjektplanlegging, administrasjon og kontroll i en programvare.

Bruk tilfelle 4 - Deaktiver unødvendige oppgavestatuser

Status "Code Review" er viktig for IT-avdelingen, men ikke for andre avdelinger. IT-spesialister vil kunne bruke statusen "Kodeanmeldelse", men brukere fra andre avdelinger vil ikke ha tilgang til det.

Prøv Easy Project i 30 dager gratis prøveversjon

Fulle funksjoner, SSL-beskyttet, daglige sikkerhetskopier, i din geoposisjon