Ti bud fra et uoverbelastet team

9/27/2022
5 minutter
Jakub Ryba
Det kan starte med uskyldig tretthet, men føre til langt mer alvorlig utbrenthetssyndrom. Hva er det? Overdreven arbeidsbelastning. Mer enn halvparten av de ansatte opplever følelsen av å bli overveldet. Ta en titt på våre ti tips om hvordan du kan forhindre at dette skjer.

Det faktum at overdreven arbeidsbelastning er et økende problem bekreftes av en Deloitte-undersøkelse i USA, der 64 % av lederne klager over at teamene deres er overbelastet med arbeid. Hva kan konsekvensene av en slik situasjon være?

  • Redusert kvalitet på arbeidsresultater
  • Teamet klarer ikke å overholde tidsfrister
  • Redusert motivasjon og proaktivitet
  • Ubehagelig atmosfære på jobben
  • Økt ansatteomsetning


Lederens ti bud

Hvordan kan du hjelpe laget ditt fra å føle seg overveldet? Bare hold deg til de "ti budene til et ikke-overbelastet team", og teamet ditt vil jobbe med ro.

1/ Vær gjennomsiktig

I mange bedrifter finner vi «ukerkjente prosjekter» som tar fra seg kapasitet. Dette kan være personlige oppgaver, tidligere uløste prosjekter, eller rett og slett ad hoc-oppdrag som man raskt vil kvitte seg med. Det er viktig å fortelle alle om dem – spesielt de som planlegger.

Det kan være PMO, porteføljeforvalter, administrerende direktør eller ressursforvalter. Anerkjenne alltid alle prosjekter i selskapet. Det som kan hjelpe deg med dette er for eksempel Smidig ressursstyring som gir deg en sanntidsoversikt over alle prosjekter. Alle prosjekter er ganske enkelt stablet i dette verktøyet, og andre kan enkelt se dem.

2/ Bruk et verktøy for prosjektoppgave

Bruk et verktøy som viser deg hvilke lag som allerede er overbelastet og hvor kapasiteten blir tilgjengelig. Det ideelle prosjektoppgaveverktøyet er intuitiv – den legger ikke til arbeid og lar deg se statusen til hvert prosjekt til enhver tid. De som trenger å se detaljene i oppgavene kan se på enkeltprosjekter.

3/ Forbedre ferdighetene til laget ditt

Er det ofte oppgaver som kun én bestemt ansatt kan håndtere? Men hva om han eller hun er opptatt med en annen oppgave? Vurder om det er på tide å lære opp en annen ansatt slik at prosjekter ikke hoper seg opp på én person og overbelaster dem. Det som kan hjelpe er at i "Skills Management"-delen av Smidig ressursstyring verktøyet kan du alltid se den nåværende arbeidsmengden til teammedlemmene dine.

4/ Ikke vær redd for å si nei

Viser prosjektoppgaveverktøyet deg konflikter eller teamoverbelastning? Ikke prøv å presse et annet prosjekt inn i en overfylt arbeidsuke, det er nødvendig å skyve arbeidet til andre uker. Dette vil forbedre ikke bare kvaliteten på prosjektene, men også stemningen på kontoret. Kommunikasjon, kort sagt, er viktig i ethvert arbeidsmiljø som bringer oss til neste punkt.

5/ Ikke undervurder kommunikasjon

Vi tar ofte på oss flere prosjekter enn vi burde. Dette skyldes dårlig kommunikasjon. Det er avgjørende å lytte til teammedlemmer slik at du kan sette realistiske tidsfrister, anslå hvor mye arbeid som kan håndteres og gi nøyaktig informasjon til alle parter. De Agile ressursstyringsverktøy vil hjelpe deg med synlighet og kommunikasjon mellom team om status for kapasitet.

Smidig ressursstyring

Smidig ressursstyring

6/ Ikke sett urealistiske tidsfrister

Å mestre en utfordrende timeplan starter med en realistisk tidsfrist. Regn alltid med uventede forsinkelser, tilbakemeldinger og ikke glem "buffertid" – en tid for uventede hendelser. For lite tid til å fullføre en oppgave reduserer også ansattes kreativitet.

7/ Sett prioriteringer

Det er lett å gå seg vill i prioriteringer i løpet av et prosjekt. Ha din liste over prioriteringer for hånden til enhver tid, og ikke glem å gå tilbake til den regelmessig. Dessuten har du i Easy Project alltid alle dine prioriteringer lett tilgjengelig takket være de personlige dashbordene.

8/ Ikke glem å rose

Motivasjon og tillit kan gjøre underverker. La ansatte vite at du setter pris på arbeidet deres.

Vis dem tillit, for eksempel ved å la dem planlegge arbeidet sitt selv. Dette leder team til individuell ansvarlighet.

9/ Del opp store oppgaver i små

Bryt alltid prosjekter ned i deloppgaver, for eksempel ved å bruke WBS-verktøy. Dette gjør at prosjektet ser mer håndterlig ut og hjelper ansatte å fullføre det raskere ettersom det motiverer dem til å se fremgangen.

10/ Fokus på hvile

Og bare dine egne, men også dine lags. Unngå unødvendig arbeidskommunikasjon etter arbeidstid, og hvis noen planlegger å reise på ferie, bør det ikke bety at de må jobbe mer før de reiser. Hvis mulig, oppmuntre til fleksibilitet og arbeid hjemmefra.


Oppsummering: Farvel overbelastet team

Å balansere ting godt og lære hvordan du ikke skal overbelaste laget ditt kan være litt vanskelig. Men hvis du følger ''lederens ti bud'' og husker å sjekke inn med teamet ditt regelmessig, er du på god vei til å oppnå en ideell arbeidsorganisasjon. Oppdag det nye Easy Project 12, som inneholder de riktige verktøyene du må gjøre akkurat det.

Alt-i-ett-programvare for en moderne prosjektleder? Lett.

Få alle kraftige verktøy for perfekt prosjektplanlegging, administrasjon og kontroll i en programvare.

Prøv Easy Project i 30 dager gratis prøveversjon

Fulle funksjoner, SSL-beskyttet, daglige sikkerhetskopier, i din geoposisjon