De vanligste feilene når du starter et nytt prosjekt

Hvorfor undervurderer prosjektledere og team initieringsfasen av prosjektet?

Det er ikke slik at prosjektledere er late eller inkonsekvente. (Ja, det kan også skje, men vi tror det du har som mål å bli en TOPP-spiller.) Saken er at de fleste statsministere opplever en "hopping-fra-et-prosjekt-til-annet"-situasjon. Hvis du ikke hadde tid til å lukke den "mentale døren" bak prosjektet du nettopp leverte MENS du allerede er under press for å starte et nytt, vil du mest sannsynlig mislykkes – eller i det minste ta feil og dårlige beslutninger. Derfor, før du begynner å kjøre ditt nye store prosjekt, be om litt ekstra tid for å gjøre deg klar og fortsett deretter trinn for trinn i henhold til våre råd.

«Bedre ta en dag eller to ekstra for å starte
et nytt prosjekt – slik at du kan omfavne
det både praktisk og mentalt.»

Før avspark

Det er noe arbeid som må gjøres før du kommuniserer et nytt prosjekt til teamet ditt. Først av alt, start med snakke med din klient og interessenter om de nevnte temaene. Lag et nytt tankekart å skrive ned all informasjon, notater og ideer i en logisk struktur, slik at du har dem alle på ett sted som er avgjørende for senere evaluering.

• Hva skjer hvis dette prosjektet aldri skjer?
  
  Jada, du kan spørre det mer høflig: "Hva er formålet med prosjektet?" Men du trenger mer - for å presse klienten din til å tenke dypere om den virkelige virkningen og formålet med prosjektet. Derfor er "Hvordan bidrar dette prosjektet til å gjøre strategien din vellykket?" et langt bedre spørsmål. Du vil bli overrasket over hvor ofte spørsmål som disse endrer selve oppskriften til slutt!

• En ekte historie: Et melkeproduktselskap tok kontakt med et reklamebyrå for å komme opp med en ny reklamekampanje for å øke salget. Etter en rekke dypere spørsmål fra byrået og flere debrifinger, endret hele tilnærmingen til forespørselen. Problemet manglet ikke reklame, men rett og slett for store yoghurtbeger – det ble rett og slett for mye mat for barna, så de ble aldri ferdig med all yoghurten, noe som så opprørte foreldrene fordi de måtte kaste restene. Det første som måtte gjøres var derfor å endre emballasjen til produktene fra dagens størrelse til en mindre. Når kunden gikk med på denne endringen, var det på tide å lage en reklamekampanje som kommuniserte den mer praktiske størrelsen på produktet.

• Hvor mye penger har vi til prosjektet?
  
  Igjen handler det ikke bare om selve beløpet. Prøv å finne ut om det er noen ekstra ressurser (i tilfelle du kommer på en spesiell løsning) eller om budsjettet er fast. Ikke vær redd for også å snakke om emner som forfallsdato for fakturaer, betalingsmåte, andeler fra ekstrasalget osv. Du vil sette pris på svarene når interessenter spør deg om Cost Breakdown Structure og kontantstrøm for ditt nye prosjekt.

• Når skal prosjektet leveres?
  
  Prøv å få klienten din til å være så presis som mulig. "I oktober" er ikke et svar. Siden det sannsynligvis er flere prosjekter som kjører i bedriften din (og noen av teammedlemmene kan jobbe med flere av dem), må du justere timingen ikke bare etter kundens ønske, men også til bedriftens nåværende prosjektportefølje.

• Definer kommunikasjonsmåten
  
  Spar deg selv for mye stress, og definer på både din og klientens side personene eller teamene som skal kommunisere sammen om fremdriften i prosjektet. Slik får du samlet og strukturert tilbakemelding i stedet for å motta tonnevis av kaotiske e-poster fra forskjellige personer. Bli enige om å bruke så få kommunikasjonskanaler som mulig. Når du velger prosjektledelsesprogramvare, sørg for at den også har en app som kjører jevnt med smarte e-postvarsler.
  
  TIPS: For mange prosjekter (spesielt digitale og programvareutviklingsprosjekter), er det det tilrådelig å jobbe smidig. I så fall, dra nytte av begge Scrum or Kanban borde. Du kan også presentere det for klienten din og forklare prinsippet for sprints.

Resultat? Etter denne økten før avspark, du er klar til å definere jerntrekanten din bestående av budsjett, omfang og tidsbegrensninger. Flott, ikke sant?

"Start et nytt prosjekt to ganger: på PM-til-klient
nivå og deretter med laget ditt.»

Hvordan starte prosjektet med teamet ditt

Nå når du vet svarene fra klienten din, kan du begynne å jobbe med prosjektet. Ta det med ro, ordne deg selv, og få laget ditt om bord.

1. Bygg laget ditt
   
   For å bygge et drømmeteam for prosjektet ditt, må du først sjekk kapasiteten til ressursene dine. Få en aktuell oversikt over forfalte oppgaver og timefordelingsproblemer. Ta hensyn til teammedlemmenes ferier og deres faktiske belastning. Hvis det er en spesifikk rolle som må tas, ikke nøl med å ansette en profesjonell fra utenfor selskapet.
   
   Resultat: Et fullt dekkende team basert på tid + arbeidsbelastningskapasitet, registrert i PM-verktøyet ditt.
   
   
   
2. Sett opp Kick-off-møtet
   
   Inviter alle som skal jobbe med prosjektet. Presenter fakta du har lært av klienten din, og gi teammedlemmene mulighet til å stille spørsmål. Ikke bli skuffet hvis du ikke kan svare på noen av dem til tross for din innsats før avspark. Tvert imot, vær glad for å lære om hullet før du faller i det!
   
   TIPS: Avhengig av prosjektet og ditt forhold til kunden, kan du også vurdere å invitere din klient til oppstartsmøtet.
   
   Resultat: Debrief med klienten eller fortsett til Work Breakdown Structure.
   
   
   
3. Få oversikt over alle ideene
   
   Hvis du leser bloggene våre regelmessig, må du ha lagt merke til at vi ofte retter oppmerksomheten til våre lesere tankekart. Bruke Tankekart verktøy for å dra nytte av å ha hele teamet i ett rom – eller i en samtale. Skriv ned alt som er mulig for å levere hele prosjektet. Slik lager du en liste over ideer, og senere kan du prioritere dem og overføre noen av dem til oppgavene.
   
   Resultat: En visuell liste over alle mulige oppgaver, laget av alle teammedlemmene som jobber med prosjektet.
   
   
   
4. Organiser oppgavene i Gantt-diagrammet
   
   Når du vet hvilke oppgaver som må leveres, kan du organisere dem i tidsrammen. Den enkleste måten å gjøre det på er ved hjelp av dra og slipp Easy Gantt. Legg til milepæler, deloppgaver og relasjoner mellom oppgavene. Når den er klar, kan du dele den med teamet ditt slik at alle medlemmene kan se hvordan arbeidet deres avhenger og er relatert.
   
   Resultat: En visuell organisering av oppgaver i tidsrammen.

"Hvis du har en gjentakende type prosjekt,
spar litt tid ved ved hjelp av en prosjektmal. "

konklusjonen

Starten av prosjektet bestemmer hele fremdriften og den endelige leveransen. For å unngå de mest forekommende feilene i begynnelsen av et nytt prosjekt, bruke et sett med verktøy som hjelper deg ombord på laget ditt bedre. Men mest av alt, ta deg god tid med kunden og samle dyp og detaljert informasjon om formålet med prosjektet og forventningene til det.