Hva er feilene du bør unngå når du planlegger et prosjektbudsjett

7 / 19 / 2022
6 minutter
Jakub Ryba

Et prosjektbudsjett refererer i utgangspunktet til en akkumulering av estimatene for alle kostnadene knyttet til prosjektet. Den inkluderer detaljene for alle kostnadene som forventes å påløpe gjennom hele prosjektets varighet.

De prosjektbudsjett organiserer alle kostnadsestimatene i kategorier og videre i ett enkelt dokument som viser seg å være det svært nyttig i flere stadier av prosjektet.

Et prosjektbudsjett er en av de viktigste elementene i ethvert budsjett, og med rette. Dette dokumentet alene brukes som grunnlag for flere beslutninger og kan spille en viktig rolle i å bestemme suksessen til et prosjekt. Den fungerer også som en kontrollmekanisme, som brukes til å måle fremgang og kostnader mot, med jevne mellomrom, å analysere ytelsen til prosjektet.

Et prosjektbudsjett benytter flere kilder til informasjon inkludert en arbeidsnedbrytningsstruktur, historisk informasjon, opprinnelige budsjettet, nødvendige ressurser, estimater for aktivitetsvarighet og forventede avvik.


Hvordan lage et vellykket prosjektbudsjett?

Gitt hvor avgjørende rollen et prosjektbudsjett er, det er viktig at prosjektbudsjettet ditt er realistisk og så nær virkeligheten som mulig. Det er flere måter å sikre at du har utarbeidet et vellykket prosjektbudsjett.


1. Bestem en egnet teknikk

Før du begynner med forberedelsene, må du finne en passende teknikk for ditt prosjektbudsjett. Avhengig av din analyse av typen, arten og målene for prosjektet ditt, kan du velge analoges estimering, top-down estimering og/eller parametrisk estimering.

Selv om en av disse teknikkene kan fungere bedre for et bestemt prosjekt, kan den samme teknikken ikke være egnet for et annet prosjekt som er annerledes. Følgelig er teknikken du velger for prosjektbudsjettet må passe godt med prosjektet ditt.


2. Utvikle og definere KPI-er

Et prosjektbudsjett er bare så godt som det Key Performance Indicators (KPIs). Godt definerte KPI-er vil gjøre det lettere for deg å overvåke og måle elementene i prosjektbudsjettet. Du kan søke innspill fra eksperter i prosjektet ditt og utvikle relevante KPI-er tilsvarende.


3. Utnytt historiske data og presedenser

Å starte med å bruke og utnytte tidligere utført budsjettering og analyse vil være en god idé. Ikke bare kan du søke inspirasjon fra den slags teknikker, analyse og informasjon som ble brukt i tidligere data, du kan også lære hva du ikke skal gjøre og hvilke feil du kan unngå for prosjektbudsjettet du jobber med.


4. Spare Ingen detaljer

For å gjøre et budsjett mer realistisk og nøyaktig, inkludert alle relevante detaljer og data er nøkkelen. Du bør prøve å sikre at du ikke har oversett noen potensielle kostnader og har inkludert selv de minste kostnadene fordi de kan vise seg å være betydelige nok til å påvirke hele budsjettet i fremtiden.

Konvensjonelt, å innlemme mer data / informasjon i budsjettet ditt gjør det mer nøyaktig. Når det er sagt, er det også avgjørende å ikke la seg rive med og ta med hver eneste irrelevante informasjon, bare for den skyld. På grunn av ressurs- og tidsbegrensninger, må du ha en sterk vurdering for å bestemme hva du skal inkludere og hva du ikke skal.


5. Gjennomgå og gå tilbake

Så nøyaktig som prosjektbudsjettet ditt kan være, er det fortsatt bare en prognose som har en tendens til å avvike. Selv om du prøver å redegjøre for alle potensielle faktorer, kan prosjektbudsjettet bli konfrontert med noen uunngåelige og uventede faktorer som kan påvirke prosjektbudsjettet i betydelig grad. Følgelig er det viktig å revidere og gjennomgå budsjettet ofte, og hvis du identifiserer et avvik, må det rapporteres til den aktuelle interessenten for å starte avstemmingsprosessen.


Feil å unngå når du planlegger et prosjektbudsjett

Her er ting du må unngå mens du planlegger og utarbeide et prosjektbudsjett, for at den skal være realistisk, nøyaktig og til slutt vellykket.


1. Stole sterkt på tidligere data

Mens bruk av tidligere data anses som god praksis, er det en fin linje mellom å bruke den og avhenge helt av den. Stole sterkt på tidligere data og ikke innlemme avvik, tidsverdi og passende multiplikatorer vil resultere i dårlig estimering og et unøyaktig prosjektbudsjett til slutt.


2. Ikke definere omfanget riktig

Omfanget av et prosjekt må være klart definert på forhånd, ellers kan det føre til problemer for budsjettet ditt i de senere stadiene av prosjektet, der korrigerende tiltak vil ha mange innsatser knyttet til det. En ufullstendig definisjon av omfang kan resultere i kostnadsoverslag blir hoppet over fra prosjektbudsjettet, noe som ville gi enorm tvil om troverdigheten og nøyaktigheten av det.


3. Vurdere kostnadene

Selv om det er en god ting å være optimist, kan det lokke deg til å undervurdere kostnader og presentere urealistiske estimater. Under utarbeidelsen av en prosjektbudsjett, kan det hende du ønsker å undervurdere kostnadene bare for å gjøre estimatene lavere og hjelpe prosjektbudsjettet ditt med å overholde visse grenser.

Selv om du kanskje slipper unna med det på kort sikt, vil det definitivt komme tilbake for å hjemsøke deg fordi hvis budsjettanslagene dine er undervurdert og unøyaktige, vil du finne deg selv å slite med å få godkjent tilleggsmidler i senere faser av prosjektet, for å fylle hullene du ikke klarte å gjøre rede for i utgangspunktet.


4. Overvurderer tilgjengeligheten

En annen ting som kan falle i tankene dine mens du planlegger et prosjektbudsjett, er at du må gjøre rede for utilgjengeligheten til teammedlemmene som jobber med prosjektet. Ideelt sett vil du anslå at hele teamet vil være tilgjengelig på 100 prosent av den nødvendige tiden, og du vil foreta budsjettanslaget tilsvarende.

Samtidig som 100% tilgjengelighet høres tiltalende ut, er det ikke praktisk mulig i virkeligheten, og du bør redegjøre for både forventet og uventet utilgjengelighet for teammedlemmene og innlemme denne faktoren i prosjektbudsjettet.


5. Glemme å ta hensyn til skatt

Selv om det kan virke som et lite problem, kan det ende opp med å være årsaken bak betydelige kostnadsoverskridelser. Du må sørge for at alle estimatene og tilbudene dine inkluderer skatter, for å utarbeide et mer nøyaktig budsjett.

Alt-i-ett-programvare for en moderne prosjektleder? Lett.

Få alle kraftige verktøy for perfekt prosjektplanlegging, administrasjon og kontroll i en programvare.

Prøv Easy Project i 30 dager gratis prøveversjon

Fulle funksjoner, SSL-beskyttet, daglige sikkerhetskopier, i din geoposisjon