Hvorfor gjøre ressursallokering til en avgjørende del av prosjektledelsen
Hva er ressursallokering og hvordan gjør du det?
Tenk på ressursallokering som en prosess av å tildele de riktige oppgavene til de riktige ressursene. Alt dette for å øke effektiviteten (både tidsrelatert og økonomirelatert) til arbeidet med prosjektet ditt. Hvis det ikke gjøres riktig, kan du oppleve uventede fremtidige problemer som bremser prosjektet.
Når du har nok anstendig informasjon om omfanget av ditt kommende prosjekt, kan du gå inn i Planleggingsressursfase. Derfor er vårt første råd: Hvis du allerede bruker prosjektstyringsprogramvare, dobbeltsjekk om den har planleggingsressurser. Hvis ikke, er et av alternativene å kjøpe et ekstra verktøy kun for planleggingsressurser. Dette anbefaler vi imidlertid kun i tilfelle teamet ditt består av to til tre personer.
For mellomstore og større lag, det enkleste og klareste du kan gjøre er å få en alt-i-ett-verktøy for tildeling og planlegging av ressurser og deretter administrere prosjektene dine.
«En god ressursallokering resulterer i at de rette personene jobber
på de riktige oppgavene med tiden effektivt planlagt –
både fra et økonomisk og arbeidsomfang.»
Tildeling av ressursene før og under prosjektarbeidet
Du kan kun allokere ressurser til prosjektet ditt når du vet hva prosjektet består av og når du har en klar oversikt over ressursenes kapasitet. Dermed er det flere handlinger du må ta før du starter med tildelingen:
- Del opp prosjektet ditt i mindre, leverbare oppgaver. Med andre ord, lag en struktur for arbeidssammenbrudd (WBS) for å se det omtrentlige antallet individuelle oppgaver og sammenhengen mellom dem.
- Sjekk tilgjengeligheten til ressursene dine for å se om kundens tidsberegning er realistisk.
- Hvis du deler ressursene dine på tvers av flere prosjekter (teammedlemmene dine er også en del av andre team i bedriften din), bruk Global Gantt for å få det store bildet. Diskuter kapasiteten etter hvert med andre prosjektledere.
Når disse tre trinnene er fullført, kan du tildele ressursene dine og tilordne oppgaver til dem. Etter oppstart av prosjektet er det uunngåelig å holde oversikt over ressursens ytelse og reagere på den. For de daglige oppgavene – og for de uventede situasjonene som vil oppstå å administrere prosjektet ditt – må du følge to andre, mer detaljerte prinsipper:
- Sjekk status og tilgjengelighet av ressursene i de avgjørende fasene av prosjektet – viktige møter, milepæler eller lanseringsdatoer. Spesielt når det er en "tenten"-situasjon. For dette kan du alltid jobbe med den oppdaterte statusen til ressursene dine i Oppmøte Dashboard-funksjon.
- Vær i forkant av det uforutsigbare. Til ha kontroll over ressursenes kapasitet og deres planer, må du kunne se og godkjenne deres ledige dager (kontor, sykefravær, ferie, hjemmekontor osv.).
Spesifikke funksjoner og beste fremgangsmåter for å hjelpe deg med å tildele ressursene dine
Ressursstyringsplan
Her kan du se alle brukerne og bruken av tiden deres i de kommende dagene, ukene eller månedene. Farger indikerer brukerens arbeidsbelastning – tilgjengelig, optimal utnyttelse eller overbelastning. Direkte innenfor Resource Management Master Plan-verktøy, kan du f.eks. forlenge tiden for en bestemt oppgave eller til og med tilordne den til noen andre. Derfor, når du planlegger for et fremtidig prosjekt, vil du enkelt unngå overbelastning av ressursene dine.
«Ressursfordeling kutter ned allmenningen
problemer – under eller overutnyttelse av din
lagspillere – til et minimum.»
Ressursdashboard
Ved planlegging av ressurser er det viktig å unngå avvik i tildelingen. Ressursdashboard løser denne utfordringen ved hjelp av diagrammene med visualisert arbeidernes tidsutnyttelse, slik at du kan se arbeidsmengden til mennesker på tvers av organisasjonen. I tillegg viser den deg oversikten over oppgavetyper med flest timer tildelt og totalt antall timer tildelt.
I konklusjonen
Å skaffe de riktige ressursene til å gjøre den riktige delen av arbeidet med prosjektet blir utfordrende – spesielt med flere team på tvers av organisasjonen som deler teammedlemmene. Siden det er nødvendige prosjektledelsestrinn som må tas før selve tildelingen, er det beste å få alt moderne ressursstyringsverktøy i en enkelt PM-programvare. Slik vil du unngå mulige feil og gjentatte handlinger.
Tildele ressurser til prosjektet ditt? Lett.
Oppgrader til forbedrede verktøy for prosjektplanlegging, styring og kontroll.
