Hvorfor prosjektledere bør være ledere innen kommunikasjon

Utfordring #1 – Kommunikasjonsledelse

Som prosjektleder må du ta rollen som en kommunikasjonsleder. Grunnen til: du er den eneste personen som er i kontakt med alle på laget – noe som betyr at det mest sannsynlig er "ikke-eksisterende kommunikasjonskanaler" mellom noen teammedlemmer (f.eks. et trykkeristudio—tekstforfatter | UX/UI-designer—maskinvareleverandør | interiørdesigner—AC-leverandør).

Det er en populær 7Cs definisjon av kommunikasjon som sier at kommunikasjon skal være klar, konsis, konkret, korrekt, sammenhengende, fullstendig og høflig. Du vil redusere sannsynligheten for feilkommunikasjon ved å følge disse 7C-ene i utdataene dine, men samtidig, du bør ikke forvente at andre teammedlemmer også følger disse prinsippene.

Som kommunikasjonsleder, ikke la deg fange i å bli "sjef for klageavdelingen". Vårt gode råd er: hvis det er noe uklart mellom teammedlemmene, løs det raskt ved å organisere et felles møte eller en nettsamtale. Noen ganger er det bedre å la folk fra forskjellige elvebredder lage broen enn å bli broen selv.

"Hvis du er i mellom en krangel mellom to emner på laget ditt,
organisere et felles møte/innkalling for å løse det så raskt som mulig.»

Utfordring #2 – Midler og organisering av kommunikasjon (spesielt for 3+ lag)

I vår artikkel om å sette opp reglene for hjemmekontoret, foreslo vi 6 kommunikasjonsmåter som gjør prosjektledelsen smidig og folk i teamet glade og effektive – Ring, Planlagt nettsamtale, Chat, Gruppechat, Delt kalender og en prosjektstyringsverktøy. Ikke mye har endret seg siden den gang (bortsett fra at vi nå har en flott intuitiv Easy Project mobilapp) og disse reglene er gyldige for internt heltids-, fjern- eller kombinert samarbeid mellom teammedlemmene. Men vær forsiktig – det er avgjørende å sette opp reglene for i så fall å bruke hvilken av disse kanalene.

Utfordring #3 – Kommunikasjon som en motivasjon for å få fart på prosjektets fremgang

Å bruke myke ferdigheter betyr ikke bare å fortelle folk at de har gjort en god jobb (selv om det også er viktig). La oss grave dypere:

1. Informer teamet ditt. Se for deg dette som en dagsavis som holder alle på laget oppdatert. Finn din tid (og en passende kommunikasjonskanal for en slik oppsummering, f.eks. e-post eller en gruppechat) for å la folk få vite hva som har blitt oppnådd i løpet av dagen. Det er en rask og intelligent måte å holde det optimistiske momentumet på og la folk føle at prosjektet går fremover. Motivasjon/morsom/seriøs tone i stemmen (og illustrasjoner) er opp til deg.

«Etter hver sprint, vis folk hva du har fullført
– hold momentumet ved å holde alle på banen.»

2. Gi folk mulighet til å snakke. Et av de enkleste, men ofte glemte triksene for å involvere folk i en diskusjon, er å spørre dem om deres mening om det de nettopp har hørt. Rett spørsmålet ditt mot en bestemt person for å unngå de stille øyeblikkene når alt virker perfekt og senere blir postkassen din fylt med uønskede notater. Mange problemer kan løses og unngås ved en rask ansikt-til-ansikt (eller online) diskusjon mellom teammedlemmene.

3. Vis laget ditt hva som skjer. Tall og data snakker også. Dessuten er det et språk som knapt kan tviles på. Fra tid til annen, inviter teamet ditt og/eller interessenter og kunder til en liten presentasjon. Få kaffe og snacks og vis dem din verden – den prosjektets fremgang i visuelle og fargerike grafer og statistikk. Det hjelper dem å se prosjektet fra et annet perspektiv, og det hjelper deg også siden folk vil ha det lettere å forestille seg hva som faktisk er jobben din (ikke alle vet, stol på oss!).

Utfordring #4 – Generell forbedring av kommunikasjonen i smidige team

Det har mye å gjøre med den første og den andre utfordringen; gi det regler. Folk trenger rett og slett å bli veiledet, også når det kommer til kommunikasjon. Bevisst eller ubevisst stoler de på lederskapet ditt, og du må bevæpne det med regler, kommunikasjonskanaler og, ja, myke ferdigheter også. Også, la PM-funksjonene tale for seg selv – del prosjektets Gantt-diagram med teamet ditt så vel som WBS fra det aller første brainstorming- eller kickoff-møtet.

konklusjonen

Det er flere tips og triks for god kommunikasjon generelt, men prosjektledere bør bare ikke forvente at alle teammedlemmene følger dem. Derfor er det opp til deg å ta inn og holde på de gode kommunikasjonsmåtene og få dem støttet av teknologi – spesielt av en solid, moderne og visuell PM-programvare med funksjoner for bedre kommunikasjon. Spør og gi andre mulighet til å snakke. Allerede under den første idédugnaden, forklar alle at deres mening er viktig. Alle vet at jo bedre kommunikasjon, jo bedre jobb.