Working Smart: Hvordan finne den rette balansen mellom kortsiktige krav og langsiktige prosjekter

Si at du driver din egen virksomhet og kunder kommer til deg, men du vil også utforske uutnyttede muligheter. Eller kanskje ønsker bedriften din å redusere driftskostnadene som svar på Covid-19 uten å hyller prosjekter som potensielt kan drive langsiktig vekst. Hvordan gjør du styre oppgavene må du gjøre akkurat nå med de avgjørende målene du trenger å nå fremover?

Vel, de fleste seilbåter har en backup-dieselmotor for å holde dem gående under doldrummen. Tilsvarende må du utvikle metodene dine for å overleve buffetkravene og holde alt i bevegelse.

Heldigvis finnes effektive tilnærminger for å oppnå denne balansen. Trinnene nedenfor kan være spesielt gunstige for å håndtere kortsiktige ønsker og behov uten å miste synet på lang sikt.

 

1. Bind den kortsiktige til den langsiktige

Helt klart de viktigste spørsmålene du må stille deg når du vurderer om du vil oppfylle en ny kortsiktig etterspørsel eller ikke, har å gjøre med hvordan det knytter seg til din visjon og strategi. Flytter etterspørselen deg mot din forestilte fremtid? Er det aspekter av dette kravet som truer din evne til å oppnå din visjon? Kan du utnytte noen av elementene i dette kortsiktige prosjektet i fremtiden?

Ved å tenke på disse spørsmålene kan du forstå om den kortsiktige oppgaven er et “ett-og-gjort” prosjekt eller om den kan fungere som et mal for å initialisere et nytt prosjekt i fremtiden. Oftere enn ikke kan de kortsiktige kravene som er verdt å ta opp, utnyttes til noe større i fremtiden.

En-og-gjort oppgaver er selvfølgelig ikke alltid dårlige. For eksempel, hvis den nye etterspørselen er en teknisk risiko som du ikke kan ignorere, må du være klar og villig til det flytte ressursene dine for å imøtekomme det.

Når du gjør det, må du imidlertid nærme deg problemet akkurat som du vil gjøre et kontinuerlig forbedringsprosjekt. Du trenger å bygge en strukturert plan rundt det og forstå og kvantifisere effektene. Et prosjektstyringsverktøy som Easy-prosjektet kan gi verdifull hjelp i estimere og planlegge prosjekter og ved beregning av den kritiske banen.

 

2. Begrunn kortsiktige krav med data

Når du har sprettet de kortsiktige kravene mot din langsiktige visjon, kan du begynne å se på virkeligheten i arbeidet foran deg. Se at det du vurderer er fornuftig i henhold til både objektive og subjektive data.

På dette stadiet er det viktig å skille nye emosjonelle krav fra de rasjonelle behovene som gjelder et bredere publikum. Studier viser det altfor mange kortsiktige krav fokuserer på adhoc emosjonelle responser. Hvis du for eksempel jobber med IT som eksternt, kan en klient kontakte deg for å klage på systemmangel. Denne klagen kan føre til at du raskt kan hoppe til responsmodus uten å gi problemets innvirkning på langsiktige prosjekter nok tanke.

For å fungere effektivt, må du samle inn nok informasjon om det kortsiktige arbeidet som kastes mot deg. På denne måten kan du nøyaktig plassere viktigheten og planlegge den deretter.

 

3. Spor både kortsiktige og langsiktige prosjekter flittig

Kortsiktige krav kan være raske oppgaver, men fordi de dukker opp hele tiden, kan de raskt ende opp med å utgjøre hele etterslaget på arbeidet ditt. Det er avgjørende at du holder øye med etterslepene dine for å sikre at kortsiktige, mellomlangsiktige og langsiktige oppgaver holder seg på sporet.

Den rette prosjektledelse løsning kan hjelpe deg med å spore disse prosjektene effektivt og merke kravene deres, slik at du kan bygge oversikter, Ganttog rapporter rundt dem. Å ha denne synligheten gjør at du kan opprettholde balansen effektivt. Du kan unngå å ofre kortsiktige krav i navnet på et år langt fremtidsutsikter, eller sette den fremtiden i fare ved å prøve å passe inn for mange kortsiktige oppgaver i din nåværende plan.

Hvis du er en del av et team, kan dashbord og rapporter hjelpe deg med å holde medlemmene oppdatert med nøyaktig informasjon. Så i stedet for å tilbringe tid i Zoom-samtaler for å diskutere meninger, kan du snakke i form av analyser som kostnad, avkastning og fremtidige konsekvenser.

 

Balansen er i deg

Når du befinner deg som sliter med konkurrerende kortsiktige og langsiktige prioriteringer, ta pusten dypt og referer til trinnene ovenfor. Forstå hvordan den kortsiktige etterspørselen kan påvirke det større bildet, og bruk data for å vurdere arbeidet som er involvert. Hvis riktig beslutning er å ta opp etterspørselen, bruk en effektiv prosjektledelsesløsning for å spore fremdriften og justere planen din når ny informasjon kommer med.

Hvis du tar denne strukturerte tilnærmingen, vil du ikke bare lykkes med å etablere en balanse mellom kortsiktige og langsiktige krav, men du vil også kunne bygge en prosess som fungerer for nåværende og fremtidige prosjekter. Du kan derfor bytte fra å reagere og "brannslukking" til å ta avgjørelser som ikke vil svinge deg fra visjonen din.