Kunnskapsbase - dokumentasjonssystem

Slik bruker du kunnskapsbase

Kunnskapsbasen er en kompleks løsning for å inkorporere kunnskapshåndtering inn i ditt enkle prosjekt. Kunnskapsbase lar deg fange kunnskap fra oppgaver og prosjekter, kategorisere og lagre den, dele den blant brukere og bruke den i fremtidige prosjekter. Det hjelper deg videre Lag prosjektdokumentasjon veldig enkelt.

 

Innholdsfortegnelse

Oversikt

Slik aktiverer du pluginet

Roller og tillatelser

Slik bruker du pluginet på globalt nivå

Slik bruker du plugin på prosjektnivå

Synkroniser kunnskapsbase med andre systemer

 

Oversikt

Tror du at Knowledge Management er viktig for sunn virksomhet i dag? Vi gjør det, og vi har dermed laget Knowledge base-plugin for Easy Project-brukere. Det er en enkel måte å samle inn, administrere og dele kunnskap i selskapet. Det hjelper både kunnskapseksternalisering og internalisering. Enkelt sagt - distribuer kunnskap fra kunnskapsarbeidere og lever den til arbeidere som trenger å lære den. Du oppretter kunnskapsinnlegg når du oppdaterer en oppgave - enhver separat oppdatering eller hel oppgave kan lagres som et kunnskapsinnlegg, eller direkte i kunnskapsbasen.

Kunnskapsposter er kategorisert, merket med metadata og kan ha gjensidige forhold. Hver bruker har personlig kunnskapsmappe. Du kan anbefale kunnskap til andre brukere, sende det til dem via e-post og kreve til og med at kunnskapspost skal leses. Det er svært nyttig å opprette prosjektdokumentasjon. Eventuell gyldig prosjektinformasjon som går gjennom en oppgave, kan lagres for fremtidig bruk. Informasjonen blir derfor kunnskap. Er egnet for gjennomganger for nye ansatte, manualer for en bestemt programvare, maler for kommunikasjon med kunder eller arbeidsflyt eller prosjektdokumentasjon.

Nøkkelegenskaper

  • Enkel oppretting av kunnskap innlegg fra oppgaver - fange av kunnskap
  • Kunnskapskategorier + personlige / prosjektkategorier - for deling av kunnskap
  • Vedlegg av kunnskapsposter til prosjekter / oppgaver
  • Anbefaling av kunnskap til brukere
  • Rask tilgang til kunnskapsbase fra høyre servicepanelet
  • Fulltekstsøk i kunnskapsbase

 

Slik aktiverer du pluginet

På prosjektnivå kan pluginet aktiveres eller deaktiveres i prosjektets Innstilling: Moduler: Kunnskapsbase. Når du har merket av i boksen, klikker du på den grønne "Lagre" -knappen nedenfor for å vise Kunnskapsbase-fanen i prosjektmenyen øverst.

 

Roller og tillatelser

In Mer: Administrasjon: Roller og tillatelser: Kunnskapsbase Du kan bestemme hvilke brukerroller som har tillatelsene som følger.

 

Slik bruker du pluginet på globalt nivå

Kunnskapsposter kan i utgangspunktet opprettes som ikke kategorisert eller lagt til i en kategori, som kan opprettes på global eller prosjektnivå. Ett innlegg kan være en del av ingen, en eller flere kategorier på en gang, uansett deres nivå (global, prosjekt).

Det globale nivået betyr at alle kunnskapsposter opprettet der automatisk blir lagt til i den globale databasen, noe som gjør dem lett tilgjengelige for alle Easy Project-brukere uansett deres prosjektmedlemskap og roller. Å bruke kunnskapsbase på globalt nivå, gå til "Mer" menyen (øverst til høyre) og klikk på Kunnskapsbase icon.

Nå er du på en fullstendig tilpassbar side, som kan tilpasses etter at du har klikket på "Tilpass denne siden"knappen ned. Du kan velge mellom ulike moduler å legge til, for eksempel filtrerte lister over kunnskapsposter, mest brukte merker på kunnskapspostene, 10 siste innlegg osv. Forresten blir de to siste modulene lagt til siden som standard .

Den filtrerte listen over innleggene kan se slik ut. Som standard består den av etternavnet, kunnskapskategorien og merkene. Ytterligere kolonner kan legges til i Liste-alternativene når du redigerer modulen. Listen kan fjernes eller redigeres ved å klikke på søppel- og blyantikonene i øverste høyre hjørne. Alternativene i menymenyen gir deg mulighet til å opprette et nytt innlegg, opprette en ny global eller personlig kategori, se alle innlegg i Easy Project, uansett kategori, administrere kategorier, vise favorittinnlegg og personlige kategorier. De personlige kategoriene er de bare synlige for deg, men enkelte kunnskapsposter i kategorien har ingen begrenset tilgang.

La oss se hvordan et kunnskapspost ser ut. Eventuelt innlegg er opprettet og redigert ved hjelp av et standard WYSIWYG / HTML-editor. For å redigere den eksisterende, eller opprett en ny, klikker du bare på bestemte knapper i sidebjeldmenyen. Når et bestemt innlegg er åpnet, inneholder sidebarmenyen noen spesifikke alternativer, slik som å legge til i favoritter, legge til i den globale databasen, personlige databasen eller prosjektdatabasen, anbefale til brukere eller brukergrupper, samt tilordne den til en oppgave eller fjerne den ( slette). Videre kan du legge til eller fjerne tagger av innlegget for senere å kunne finne bestemte innlegg av deres koder. Nederst til høyre er listen over kategorier posten er lagt til i. Du kan endre kategorien når innlegget blir redigert.

Hvert kunnskapspost inneholder ytterligere informasjon nederst:

  • kommentarer - Mulig å kommentere et innlegg.
  • Historie - Alle endringer i innlegget, inkludert et Diff-sammendrag av hva som har endret seg og hvilken bruker som har gjort den siste endringen, samt muligheten til å gå tilbake til en tidligere versjon. Forfatteren av den nåværende versjonen vises som en eneste, og viser ikke andre mulige forfattere i det hele tatt.
  • Lesere - Seksjon, hvor du kan se alle anbefalte brukere og om de har lest innlegget.

 

Slik bruker du plugin på prosjektnivå

Prosjektnivået betyr at alle kunnskapsposter som er opprettet der automatisk blir lagt inn i prosjektdatabasen knyttet til det aktuelle prosjektet. Bare prosjektmedlemmene kan bla gjennom prosjektdatabasen. Selv om ikke-medlemmer som har tillatelse til å vise kunnskapsbase, kan også åpne et bestemt prosjektpost hvis de:

  • åpne den globale listen over alle kunnskapsposter (uansett deres kategori)
  • har direkte URL-kobling til innlegget
  • lete etter innlegget ved å skrive inn navnet i søkefeltet, som du finner under pæreikonet i servicepanelet (helt til høyre)

For å bruke kunnskapsbase på prosjektnivå, gå til det valgte prosjektet med modulen aktivert og klikk på Kunnskapsbase-fanen i toppmenyen. Her bør du se prosjektdatabasen som består av prosjektkunnskapskategorier og innlegg. Alternativene i sidefeltmenyen lar deg opprette en ny prosjektkategori eller et nytt innlegg, administrere prosjektkategorier eller se alle innlegg i Easy Project uansett deres kategori.

 

Synkroniser kunnskapsbase med andre systemer

Eksempler på bruk:

  • offentlig kunnskapsbase på nettet
  • nettbasert billettsystem - løsningssuger
  • kunnskapsinnlevering av kunder - forumbasert selvstøtte
  • REST API for kunnskapsbase

Prøv Easy Project i en 30-dagers gratis prøveperiode

Fullt utstyrt, SSL-beskyttet, daglige sikkerhetskopier, i din Geo