Timelister

Hvordan bruke timelister

Introduksjon
Ukentlige og månedlige timelister
Hjørnesituasjoner

 

Introduksjon

Timelister kan åpnes via More-knappen, eller du kan bruke URL: clientsdomain / easy_timesheets

Hvis du er en leder, vil du kunne se timelister for dine arbeidere, hvis du er en arbeider, vil du se dine egne timelister. Selvfølgelig kan det stilles annerledes i Roller og tillatelser. Ved å klikke på "Nytt tidsskjema"-knappen til høyre, vil du få en popup som denne.

Her kan du fylle ut navnet ditt og et tidsrom du vil at timelisten skal opprettes for. Dette er et tomt timeliste,

Ved å klikke på pluss-knappen nederst, vil du legge til en ny linje som du deretter kan fylle ut.

Du kan fylle ut prosjektet, bestemt oppgave og type aktivitet, og for hver arbeidsdag fyller du ut hvor mange timer du har brukt på det.

Til høyre har du en sum for uken og på bunnsummen for dagen. Etter å ha fylt ut timelisten, kan den låses og sendes til veilederen. Hvem kan da godkjenne det?

Godkjent timeliste kan ikke redigeres av arbeidstakeren lenger.

Brukeren kan laste inn brukt tidsdata på nytt i Timelister med "Oppdater"-knappen i kontekstmenyen eller på hver spesifikke timeliste, slik at de vil gjenspeile de faktiske brukte tidsdataene.


 

Ukentlige og månedlige timelister

Gå til for å aktivere ukentlige / månedlige timelister Administrasjon »Plugins» Ekstra plugins »Timelister» Konfigurer »Aktiverte perioder (velg perioder).

Ukentlige timelister

Timelister er designet for ukentlig rapportering (en uke vises). Startdatoen er alltid satt til den første arbeidsdagen i uken i henhold til din arbeidskalender (f.eks. Mandag) og sluttdatoen til den siste dagen i uken (søndag).

Timelister fungerer perfekt når du har et lignende sett med prosjekter / oppgaver som du jobber med hver uke fordi dette settet med oppgaver kan kopieres fra en uke til en annen (flere detaljer nedenfor). Unødvendig å si, det er ikke et stort problem hvis oppgavene er helt forskjellige hver uke.

Data i timelisten lagres online, og du finner dem selvfølgelig blant resten av tidsposter i systemet. Når en bruker legger til brukt tidsdata for den aktuelle uken (av timelisten) i andre deler av applikasjonen, vises de automatisk i timelisten. Se unntak nedenfor for ukentlige timelister.

Brukt tidskommentar - ukentlige timelister

Når du oppgir antall timer, kan en kommentar legges til. I tilfelle en kommentar settes som et obligatorisk felt, oppfører timelistene seg på en brukervennlig måte. Et symbol "-" er forhåndsutfylt i kommentarfeltet for ikke å hindre brukeren i å fylle ut timelisten.

Brukt tidskommentar - månedlige timelister

Kommentar kan ikke legges til brukt tid data på grunn av optimalisering av bredden på tabellen. I tilfelle en kommentar settes som et obligatorisk felt, oppfører timelistene seg på en brukervennlig måte. Et symbol "-" legges til som en kommentar for ikke å hindre brukeren i å fylle ut timelisten. Det kan sees i en liste over brukte tidsdata.

I tilfelle du legger til en ny rad og skriver inn de samme tidsoppføringene som allerede finnes i en annen rad, smelter de to radene og tidsoppføringene sammen til en enkelt rad like etter oppdatering av siden.

Slik sletter du data fra timelisten:

  • bytt ut antall timer med null
  • Klikk på søppelbøtta på høyre side av raden og velg ønsket oppførsel:
    • slett rad og alle dataene den inneholder
    • Fjern bare raden og oppbevar data om brukt tid i applikasjonen

Månedlige timelister

Månedlige timelister er designet for å vise arbeidsdager og ikke-virkedager og tillate brukere å sette inn data på en hvilken som helst dag (til tross for ferieinnstillinger i brukerens arbeidskalender).

Synlighet av brukt tid data for brukere

Husk at enhver bruker (f.eks manager) kun kan se data om brukt tid fra prosjekter der han er medlem og i henhold til tillatelsen til synlighet av brukt tid. satt for sin ROLE i prosjektet. Det betyr at en leder MÅ være medlem av alle brukers prosjekter for å kunne godkjenne alle brukere brukte tidsdata.

I tilfelle lederen ikke er medlem av alle brukerens prosjekter og godkjenner timelisten, vil ALLE brukte tidsdata fra timelisten (inkludert de som er usynlige for lederen) bli låst (godkjent). Innstillinger for organisasjonskart påvirker ikke synligheten av data om brukt tid. Så for å se en annen brukers tid i et prosjekt, må en bruker være medlem av prosjektet.

Godkjenning av tidsoppføringer

Muligheten for godkjent bruk av tid må velges i Administrasjon -> Innstillinger -> Brukte tid: Aktiver godkjenninger av tidsoppføringer. Muligheten for å avvise et timeliste er beskrevet nedenfor.

Tillatelse til å godkjenne data om brukt tid er angitt i GLOBAL tillatelser til en rolle. Det betyr at bruker med en rolle som tillater godkjenning av et timeliste i ett prosjekt, kan godkjenne data fra alle prosjekter som er synlige for ham. Handlingen for godkjenning (å klikke på knappen Godkjenn) sender ingen e-post til overordnet.

Hva betyr godkjenning?

  • Timearket er låst og ingen ekstra rad kan legges til. Ingen data kan legges til eller redigeres (ikke en gang av en administrator)
  • ALLE data om brukt tid fra timelisten (til og med de som manageren ikke kunne se som nevnt ovenfor) får et attributt "låst" og kan ikke redigeres (ikke en gang av en administrator)

Men! Brukte tid kan fremdeles logges utenfor timelisten. F.eks i brukt tidskalender, mens du oppdaterer en oppgave osv.

Dette betyr at det er en viktig del av konfigurasjonen av en applikasjon og en del av godkjenningsprosessen at en leder har et filter på egen hjemmeside (eller et annet dashbord) for "ulåste" data fra fortiden. Han må sjekke dette filteret regelmessig for å forsikre seg om at det ikke ble lagt til brukte tidsoppføringer etter godkjenningen av timelisten. For å kunne legge til data om godkjenning i filteralternativer, er det nødvendig å merke av i avkrysningsruten "Aktiver godkjenninger av tidsoppføringer" i Administrasjon-> Innstillinger-> Tilbrakt tid.

For å redigere eller slette oppføring av låst brukt tid, må den låses opp. For å gjøre dette, bruk kontekstmenyvalg i en liste over data.

ELLER avvis timelisten. Avvisning av timelisten betyr at all brukt tidsdata i timelisten er låst opp, så vel som hele timelisten. Avvise en timeseddel = låse opp selve timelisten og alle brukte tidsoppføringer den inneholder. Så navnet på funksjonen "Avvis" kan være misvisende.

Å avvise et timeliste, må det godkjennes først. Når du klikker på Godkjenn-knappen, konverteres den til Avvis-alternativet.

For en liste over timelister kan du angi standard / lagret filter for kolonner: Tittel, Bruker, Startdato, Sluttdato, Godkjent av, Avvist av, Godkjent / Avvist (data), Total (antall timer). For ukentlige timelister er det mulig å velge Årsak godkjent / avvist også.

I øyeblikket for godkjenning eller avvisning av et timeliste, kan en bruker legge til et notat (årsak) til handlingen sin. Dette notatet kan bare vises i en liste over timelister. (også i standard filterinnstillinger). Kommentaren kan ikke redigeres. Hvis du godkjenner et timeliste og legger til et notat og senere, avviser du timelisten og legger til et notat, bare den siste kommentaren er synlig i listen.

 

Hjørnesituasjoner

  • I innstillingene for brukt tid (Administrasjon » Innstillinger » Brukt tid), må du ta hensyn til mulige begrensninger som er satt der:
    • logge tid til fremtiden eller fortiden
    • tillater loggingstid på lukkede oppgaver
      Oppløsning: Sørg for å tillate tilstrekkelig tidsrom for loggingstid for timelistebrukere og tillat loggingstid på lukkede oppgaver - de kan ofte være til stede i en gjeldende timeliste
  • Nødvendige tilpassede felt vises ikke i timelister - de kan derfor ikke fylles ut og tid kan ikke logges via timelister
    Oppløsning: ikke angi egendefinerte felt på brukt tid etter behov hvis du bruker timelister.
  • Ingen aktivitet er forhåndsvalgt - noen prosjekter kan ha aktiviteter på oppgaver forhåndsvalgt (Prosjekt » Innstillinger » Aktiviteter (brukt tid)), i stedet for at brukeren bestemmer hvilken aktivitet som skal logges inn. I slike tilfeller er det mulig at aktiviteter blir stående tomme på eksisterende oppgaver. Som et resultat vil du ikke kunne logge inn tid på disse oppgavene via timelister
    Oppløsning: Gå til oppgaven, som ikke tillater loggtid. Oppdater den >> velg en aktivitet.
  • Når du går til "Administrasjon> Innstillinger> Tilbrakt tid" og merker av i avmerkingsboksen "Når du logger tid, må en kommentar fylles ut", vær oppmerksom på denne innstillingen gjelder ikke Timesheets. Når du logger tid med Timelister, er det ikke noe felt du kan legge inn kommentaren din i, så den obligatoriske kommentaren blir automatisk forhåndsutfylt med en strek. Når du skal legge til/endre en kommentar for en oppgave, må du gjøre det via standard oppgaveredigeringsknappen og kommentaren vil også være synlig i timelister.
  • Noen ganger "tag (eller andre HTML-tagger) vises i" comment "-feltet i en timelisterad etter at du har lagt til en kommentar via" Easy time entries "-siden. Dette skjer bare når alternativet" Bruk en redaktør for kommentarer til tidslogging? " blir sjekket i globale innstillinger (Administrasjon »Innstillinger» Tilbrakt tid), og deretter blir en kommentar til tidslogging relatert til en bestemt oppgave først opprettet via CKEditor (som støtter HTML-formateringskoder) og redigeres deretter via timeseddel, som bruker enkelt tekstfelt i stedet for CKEditor (støtter dermed ikke HTML-formateringskoder).
  • Innstillingen av timerformat i brukerens profil gjelder ikke Timesheets, da de alltid bruker det korte formatet for å unngå at tekst overlapper med det lange formatet.
  • Når du begrenser å ikke godta et tomt kommentarfelt på et timeliste, fylles feltet automatisk med en bindestrek (-), og meldingen (for å fylle kommentaren) vises først etter at du har slettet bindestreggen. Denne oppførselen er forsettlig og nødvendig for å tillate den tilknyttede tidsregistreringen å bli lagret.

Prøv Easy Project i 30 dager gratis prøveversjon

Fulle funksjoner, SSL-beskyttet, daglige sikkerhetskopier, i din geoposisjon