Arbeidsflyt

arbeidsflyt

Slik bruker du arbeidsflyt

Videoopplæringen
Statusoverganger
Felttillatelser
Tips og triks
Hjørnesituasjoner


Statusoverganger

Du får tilgang til arbeidsflytinnstillingene i Mer: Administrasjon: Arbeidsflyt.

Her må du velge en rolle og hvilke endringer kan denne rollen gjøre på en oppgave i en bestemt type. Klikk på det grønne "Rediger"-knappen og alternativene vil avsløre. I venstre kolonne er listen over alle gjeldende statuser en oppgave kan ha, mens på høyre side er "Nye statuser tillatt" med avmerkingsbokser, som kan være merket (status tillatt) eller umerket (status ikke tillatt) for valg når gjeldende status, rolle og oppgavetype allerede er angitt for oppgaven. I følge eksemplet nedenfor, når en oppgave er i type Task, kan prosjektlederen bare endre statusen fra Ny til Realisering, ingenting mer.


Felttillatelser

Felttillatelser står for hva en bestemt rolle kan fylle ut eller hva han må fylle ut per ulike oppgavefelt. Velg en rolle og oppgavetype som disse tillatelsene gjelder for. Du kan angi tillatelser for standardfelt og også for egendefinerte felt. Som vist i eksemplet ovenfor, hvis feltet har en rød stjerne ved siden av, er det et globalt obligatorisk felt som alltid må fylles ut uansett hvilken rolle du har. Feltet uten den røde stjernen kan settes som:

  • Påkrevd
  • Read-only
  • Tomt (feltet kan enten fylles ut eller ikke)

 

Tips og triks

Hvis en status ikke skal brukes under en oppgavetype i det hele tatt, må du sørge for å fjerne markeringen av respekterte avkrysningsbokser i en kryssformasjon.

Bruk sak 1 - Konfigurer en godkjenningskjede

Nedenfor er et eksempel på hvordan godkjenningskjeden fungerer. Hver rolle (f.eks. Representant, leder, tekniker osv.) Kan bare endre statusen til en oppgave på en viss måte som sikrer at prosessen er jevn og det ikke er interne konflikter. For eksempel er det bare representanten som er i direkte kontakt med kunden, som kan endre status til “Done” når hele prosessen er ferdig og når kunden er blitt informert. Mens bare leder kan godkjenne eller avslå bestemte forespørsler initiert av klienten.

Klienten initierer en ny forespørsel (oppgave), representanten svarer deretter klienten at forespørselen er videresendt for videre godkjenning og merker den med statusen "Venter på godkjenning". Lederen har en liste over alle forespørsler (oppgaver) som er merket som "venter på godkjenning". Når han har bestemt seg for om den respektive forespørselen skal godkjennes for ytterligere handling(er), endrer han statusen til forespørselen (oppgaven) tilsvarende til enten "Godkjent" eller "Avvist".

Teknikeren har en liste der alle "godkjente" forespørsler vises. Han jobber kontinuerlig med disse, og når han er ferdig med noen, endrer han statusen til "For å sjekke og fakturere". I dette øyeblikket vises forespørselen (oppgaven) i representantens liste, som dobbeltsjekker teknikerens arbeid. Hvis alle kravene til klienten er oppfylt, markerer han oppgaven som "ferdig" og informerer klienten om dette.

Bruk sak 2 - Tving brukere til å legge inn viktige data - påkrevd

For å få visse data som er avgjørende for deg, kan du gjøre visse felt obligatoriske. Dette kan gjøres ved å sette et slikt felt til "Påkrevd" -status. For eksempel, når du trenger fødselsdatoen til klienten din (f.eks. For å finne ut om klienten er i myndighetsalder), kan du stille inn feltet "Fødselsdato" som "Nødvendig", slik at klienten ikke kan fortsette uten behørig fyller ut slikt felt først.

Bruk sak 3 - Deaktiver uautoriserte brukere for å endre viktige data - skrivebeskyttet

Vær forsiktig da emne og beskrivelse må aktiveres i en ny oppgave. Enkelte brukere har bare lov til å utføre visse handlinger, og de kan ikke redigere eller fjerne viktig informasjon. Dette kan oppnås ved å aktivere "Skrivebeskyttet"-modus.

For eksempel, hvis en kunde fyller ut sin fødselsdato, kan et slikt felt settes til en skrivebeskyttet modus for å forhindre utilsiktet tap av slike data. Alternativt kan bare en leder (eller en annen passende person) få mulighet til å endre/fjerne disse dataene mens andre ikke kan det.

Bruk sak 4 - Deaktiver unødvendig status på typen arbeid der du ikke trenger det

Status "Code Review" er viktig for IT-avdelingen, men ikke for andre avdelinger. IT-spesialister vil kunne bruke statusen "Kodeanmeldelse", men brukere fra andre avdelinger vil ikke ha tilgang til det.

 

Hjørnesituasjoner

  • Når prosjektfeltet er angitt som «Skrivebeskyttet», vil du ikke kunne flytte oppgaver fordi prosjektfeltet på oppgaven må endres i et slikt tilfelle.
  • Når du flytter en oppgave av en bestemt type til et annet prosjekt som ikke tillater denne oppgavetypen i prosjektinnstillingene, vil oppgavetypen automatisk endres til den første tillatte på listen.
  • Når du har aktivert alternativet "Ved å lukke overordnet oppgave, lukk også underoppgaver" i Administrasjon >> Innstillinger >> Oppgavesporing, blir overordnet oppgaves status også brukt på underoppgavens status selv når statusen for underoppgaven er deaktivert av arbeidsflytinnstillinger.
  • Hvis prosjektet ikke er offentlig, overtar brukeren med administratorrettigheter, som IKKE er medlem av prosjektet, "så godt som" alle andre roller på det prosjektet og arbeidsflyten blir deretter validert mot dem.
  • Hvis prosjektet ikke er offentlig og det ikke er medlemmer, blir i så fall ikke arbeidsflyten validert for brukeren med Admin-rettigheter i det hele tatt.

Prøv Easy Project i 30 dager gratis prøveversjon

Fulle funksjoner, SSL-beskyttet, daglige sikkerhetskopier, i din geoposisjon