Hvordan vekst gjorde enkel programvare Lag et smidig ressursstyringsverktøy på toppnivå

Hvorfor trengte vi et verktøy?

Før Agile Resource Management, vi brukte ikke noe verktøy for ressursstyring. Hvorfor? For oss er tradisjonelle Ressursstyringssystem var for detaljert da den jobber med timer som måleenhet, og den er ment for detaljstyring av menneskelige ressurser.

Derfor, i vårt selskap, hvert lag klarte det arbeidsmengde individuelt. Det fungerte da vi var 50 eller 60, men så begynte vi å vokse. Antall teammedlemmer økte, antallet eksterne medlemmer vokste hver dag, og vi innså at vi var det i desperat behov for et verktøy. Det var vår administrerende direktør, Filip Morávek, som identifiserte dette interne behovet og kom opp med ideen om et Agile Resource Management-verktøy.

Forventningene var høye

Gjennom utviklingen av Agile Resource Management-verktøyet, var Filip, vår administrerende direktør, i rollen som klienten og jobbet tett med utviklingsteamet og vår produkteier, Jan Pavera. Vi visste nøyaktig hva vi ville ha for dette verktøyet:

• Ressursstyring på globalt nivå
• En krystallklar oversikt over ressursallokering på prosjekter
• Ett enkelt styre for alle prosjekter knyttet til produktutvikling og produktutgivelse
• Skal hovedsakelig brukes av PM-er og teamledere som tildeler spesifikke oppgaver til teammedlemmer
• Teammedlemsvisning
• Å tilby veikart og porteføljeplanlegging for PM-er, PPM-er og PMO
• For å kunne se jobber vi med forskjellige prosjekter samtidig (i forhold til RM hvor du kun kan se hvilke oppgaver de jobber med)

Klar til å møte kravene

For å skape et vellykket verktøy ikke bare for interne Easy Software-team, men for alle andre selskaper, måtte vi oppfylle avgjørende krav:

• Enkelt og visuelt
• Uten barrierer eller krever tillatelser
• Fokuser på omfang og tid – du har tid og omfang definert, og du må gjøre det beste du kan innenfor tidsrammen
• Evne til å legge folk til et prosjekt basert på ferdigheter
• Evne til å legge personer til et team eller til et prosjekt basert på ansiennitetsnivå
• Ressursenhet ikke bare som individ, men også som team, en Team-visning som viser hvem som er inkludert
• Tildele et prosjekt til et team
• Låne en person fra teamet mitt til et annet prosjekt, visualiser når en person jobber med to prosjekter samtidig
• Prioritering på PMO-, PM- og PPM-nivåer
• Vis ferie- og sykedager knyttet til vår oppmøteplugin
• Sprintvisualisering

Vi gjorde det, vi bruker det, og det kan du også!

Vi har laget et allsidig verktøy for ressursstyring. Vi bruker det hver dag, og nå er vi klare til å vise deg hvordan det best kan hjelpe din bedrift. Se nettseminaropptaket og få alle de beste tipsene og triksene for daglig bruk!

Se webinaret

Jan Pavera, Produkteier

Implementering, her kommer vi

1. Forberedelse

Denne casestudien er forskjellig fra de vanlige du kanskje kjenner som den var ikke bare om gjennomføring, men også om utvikling av nye funksjoner. Hvis du kommer fra et programvareutviklingsselskap, trenger vi ikke fortelle deg hvor utfordrende dette kan være.

Når det gjelder testing, har klienter vanligvis en tendens til å teste en ny funksjon eller nye versjoner på en testapplikasjon som kjører parallelt med deres vanlige applikasjon. Vel, vi er litt forskjellige. Og så, når vi hadde en betaversjon klar, vi distribuerte det til vårt interne Easy Project, kjent som "Esko", med en gang. Dette skjedde i May 2022, da våre PMO og PM begynte å bruke det til daglig arbeid. Testingen var i gang!

2. innstillinger

I det første trinnet, a detaljert struktur for prosjekter ble definert sammen med alle typer filtre, visninger og beregninger. Det var også avgjørende for oss å definere ulike typer team, noe som gjøres gjennom Administrasjon > Kategorier.

Et av våre behov var å lage team basert på teammedlemmenes ferdigheter og ansiennitet. Så først definerte vi ferdighetene i Administrasjon > Kategorier, der vi også definerte ansiennitetsnivåer, begge vises som ferdigheter på brukerprofilen. Takket være dette kunne vi raskt opprette team med mennesker med ulike ferdigheter og ansiennitetsnivåer.

Dette ble først gjort for scrum-teamet vårt, "Det grønne laget". Når vi var fornøyd med utrullingen, innstillingene og funksjonaliteten, ble den introdusert for andre scrum-team også. For tiden, fire scrum-team, pluss vår produkteier og PMO, bruker Agile Resource Management aktivt på daglig basis. Markedsføringsteamet vårt ble også med oss ​​og bruker effektivt verktøyet vårt til å planlegge prosjekter.

Og resultatene?

Implementeringen av Agile Resource Management ga oss:

• Global oversikt over ressursallokering
• Tydelig oversikt over tildelingskonflikter og sammenstøt
• Evne til å lage team basert på kompetanse og ansiennitet
• Evne til å reagere raskt på mangel på ressurser på grunn av ferier

Våre favorittfunksjoner i Agile Resource Management

1. Ferdighetshåndtering – tildeling av teammedlemmer til et prosjekt basert på kompetanse og ansiennitet
2. Lagoppretting – teammedlemmer kan settes sammen til ett team der ulike ferdigheter og ansiennitet kombineres
3. Prosjektfordeling til team – tildeling av team til prosjekter
4. Oversikt over konflikter & parallelt arbeid – alle ser lett konflikter og sammenstøt
5. hendelser – du vil alltid se de viktigste hendelsene, globale for alle porteføljer eller per prosjekt