Standardisert prosjektledelse i IT -servicesektoren Seidor Consulting Case study
Consulting
2019/2020
Seidor Consulting er et multinasjonalt teknologikonsulentselskap som tilbyr et bredt spekter av tjenester, inkludert applikasjonsutvikling og vedlikehold, infrastruktur og IT-outsourcing.
Seidor opererer i 38 land og har 81 kontorer i Europa, LATAM, USA, Midtøsten, Afrika og Asia. Med mer enn 5400 fagfolk og mer enn 8500 kunder, i det sjette IT -tjenesteselskapet i Spania* og det første med 6% spansk privat kapital. (*Kilde: Ranking Empresas sector TIC, ChannelPartner 1)
Tidligere stat
Tidligere for å ha Easy Project, brukte Seidor MS Project og andre forskjellige verktøy. Det brede spekteret av tilgjengelige verktøy genererer et problem for å ha et felles og tydelig bilde av prosjektets status. På den annen side var lisenskostnadene høye på grunn av den månedlige kostnaden for en bruker og antall brukere.
Hovedpoengene i anbudsdokumentasjonen, hva som ble forventet av løsningen, hvilke utfordringer som måtte løses:
Forventning
- Standardisering av prosjektledelsesarbeidet med bare ett verktøy
- Standardisering av prosjektarbeidet ved hjelp av prosjektmaler
- Mer kontroll over statusen til prosjektene, inkludert estimert og brukt tid
- Kostnadsreduksjon
- Tilgjengeligheten av informasjonen til alle teammedlemmene
- Bedre kommunikasjon
- Bedre risikokontroll
- Bedre rapportering om prosjektstatus
- Ressursforvaltning
Krav
- Verktøyet må tillate forskjellige prosjekt-, oppgave- og milepælstyper, ettersom vi dekker et bredt spekter av løsninger.
- Teammedlemmer må kunne oppdatere oppgavestatus og fremdrift, men ikke planifikasjon.
- Kunder må kunne samhandle med kontrollerte tillatelser.
- Vi må kunne definere forskjellige tillatelser etter rolle i hvert prosjekt og ha arbeidsflyter.
- All atferd som et prosjektledelsesverktøy skal ha: avhengigheter, oppgaver, kalender, rapportering, være i stand til å eksportere prosjektet.
- LDAP-godkjenning
- Når en oppgave er oppdatert, bør den gi et varsel.
- Synkronisering med SAP
5400+ fagpersoner og 8500+ kunder i det sjette IT-serviceselskapet i Spania
Applikasjonsutvikling og vedlikehold, infrastruktur og IT-outsourcing
38 land, 81 kontorer i Europa, LATAM, USA, Midtøsten, Afrika og Asia
Forberedelse
Dato for gjennomføring - 2019 / 2020
Før implementering fant en pilotfase sted der de grunnleggende kravene ble definert, som ble innlemmet i Easy Project-miljøet og deretter presentert for selskapets ledelse. Godkjennelsen ble fulgt av en detaljert implementering, der sentrale brukere av applikasjonen fra prosjektkontoravdelingen deltok aktivt. For å kontrollere levedyktigheten og for å stille alle kravene ble et ekte prosjekt administrert ved hjelp av Easy Project.
innstillinger
I det første trinnet ble en detaljert struktur av prosjekter definert sammen med alle typer brukere og parametrene til brukernes personlige sider. Prosjektmaler er opprettet, som det er mulig å raskt og effektivt lage prosjekter med standardiserte parametere. Samtidig ble rollene, oppgavetyper, status og arbeidsflyter definert og justert. Alle konsulentbrukere ble opprettet i systemet og firmahierarkiet ble definert (mer enn 1100 brukere).
Ytterligere utvikling gjør det mulig å synkronisere oppgaver og brukt tid mellom SAP og Easy Project.
Server / sky-løsning
Basert på interne sikkerhetskrav valgte Seidor Consulting en serverløsning. Vi satte opp systemmiljøet på en midlertidig sky og først da overførte vi hele systemet til klientens egen server. Ytterligere modifikasjoner av applikasjonen ble allerede utført ved hjelp av ekstern tilgang til serveren.
Kurs
Vi trente nøkkelbrukere og administratorer under implementeringen og andre brukere av applikasjonen i tillegg i bølger når de nye prosjektene starter. Det ble laget en videoopplæring spesifikk for teammedlemmene og ytterligere dokumentasjon i Easy Project kunnskapsbase.
Testing
Klienten bruker produksjonsmiljøet med reelle data, med bare implementeringsteamet involvert. Dette gjør at nøkkelteamet kan administrere prosjekter i det virkelige liv og deretter identifisere de nye kravene og funksjonene før verktøyet distribueres i hele selskapet.
Viktige fordeler med Easy Project i Seidor Consulting
Gjennomføringen av Easy Project brakte:
- Standardisering av prosjektledelsesverktøy og prosjektstrukturer
- Høyere kontroll over prosjektene (status, teammedlemmer, innsats, ...)
- Mer engasjement for hele teamet i prosjektplanleggingen og vedlikehold av prosjektplanen
- Kostnadsreduksjon
- Bedre prosjektstatusrapport
- Høyere ledelsesnivå har mer synlighet om status for prosjektene (global Gantt, rapportering)
De mest brukte funksjonene
Prosjekt Gantt
Hele teamet bruker Gantt for å se planen og for å oppdatere oppgavene.
Brukte tid
Her kan vi kontrollere den brukte tiden til teamet og gruppene.
Ressursforvaltning
For å kontrollere arbeidsmengden til teammedlemmene.
