Sentralisert ressursstyring – Drøm med høy utnyttelse eller et planleggingsmareritt?

Menneskelige ressurser er en organisasjons største utgift. Å sikre at personalplanleggingen er gjennomtenkt og utnyttet fullt ut er et kritisk aspekt ved prosjekter.

Før du ansetter flere ressurser, vil du forsikre deg om at arbeidsstokken du har til rådighet fullt utnyttet. Det er ikke noe verre enn å skaffe seg ekstra ressurser bare for å innse at du ikke kan beholde dem på grunn av mangel på arbeid.

Ressursstyringsprogramvare vil hjelpe deg med å administrere ressurser for nåværende og potensielle prosjekter som sikrer at du har de riktige ressursene med de beste ferdighetssettene som er tildelt der de trenger mest. Dette verktøyet vil hjelpe deg med å planlegge, planlegge og prognose etter individ eller rolle, inkludert etter prosjekt- eller oppgavenivå.

Alle virksomheter driver med ressursplanlegging. Det er nødvendig for ansatte, entreprenører eller begge deler. De type verktøy brukt gjenspeiler størrelsen på virksomheten. Den første planleggingen som er gjort på en tavle av et lite selskap vil utvikle seg etter hvert som selskapet vokser. Et større selskap vil kreve å få på plass målinger for å nå sine økonomiske mål. Når du trenger eller ønsker å investere i et ressursstyringssystem, er det noen fordeler og ulemper du bør vurdere.

Fordeler

Synlighet på hvor ressursene dine tildeles

For å maksimere ressursene dine, vil du vite hvilke prosjekter de jobber med, og når de vil være tilgjengelige for å påta seg et annet prosjekt. For å oppnå dette på en effektiv måte, må du ha et system på plass. Et sentralt ressurssystem vil gi deg en visuell eller en rapporter om tildelingen av ressursene dine.

Forutsigbarhet i skalering

Når virksomheten vokser, vil antallet prosjekter også bli. Du vil ha det noe nivå av forutsigbarhet for å hjelpe deg med å skalere opp til etterspørselen etter ressurser. Kanskje trenger du ikke å skalere opp i det hele tatt fordi du har ressursene du trenger bare for å gå av med et annet prosjekt. Planleggingsprogramvare kan vise deg hvor du har ressurser tilgjengelig for å tildele nye oppgaver.

Enkel prosjektressursstyring

Time Tracking

Prosjekter har vanligvis budsjetter tildelt dem. I løpet av prosjektet vil du ha et system på plass slik at ressurser kan legge inn tiden deres slik at du kan spore innsatsen deres. Du kan bruke planleggingsprogramvaren for å se prosjektets fremdrift, bekrefte oppgaveanslag, og akkumulere de tilhørende kostnadene.

tids~~POS=TRUNC

Når ressurser legger inn tiden deres og synligheten for oppgaveutvikling, kan du raskt tilordne ressursen til en annen oppgave. Avhengig av hvilken type ressursplanleggingsprogramvare som er implementert, kan en ressurs se den totale prosjektstatusen og fremdriften for oppgavene. Når en ressurs ser progresjonen av innsats, er den bidrar til å opprettholde fokus og holde deg motivert for å oppnå prosjektets milepæler.

Enkel prosjektressursstyring

Ulemper

Sikkerhet og personvern

Å sikre og beskytte de ansattes personvern er et viktig forretningsansvar. Ja, systemet vil være passordbeskyttet, men noen hackere vil finne denne informasjonen verdifull og forsøke å bryte seg inn i systemet ditt. Andre sikkerhetstiltak kan settes i verk, som å begrense tilgangen til autoriserte personer eller investere i andre sikkerhetsverktøy for å redusere et angrep.

Menneskelig feil

Data må legges til ressursplanleggingssystemet, og dette skaper en mulighet for menneskelig feil. En dato kan legges inn feil eller navnet på en ansatt. Å korrigere en ansattes navn kan ikke ha vesentlige konsekvenser, men en dato som er lagt inn feil, kan påvirke prosjektets tidslinje som påvirker kundens leveranse.

Bunnlinjen

Å bruke et menneskelig ressursstyringssystem kan hjelpe deg med å oppfylle bedriftens mål. Men med ethvert system vil en gjennomgang og analyse av fordeler og ulemper hjelpe deg med å bestemme det beste systemet for dine behov.