Oppdag skjulte funksjoner: få mest mulig ut av HelpDesk

Easy Project er fullpakket med funksjoner som forenkler komplekse arbeidsflyter og hjelper brukere med å jobbe mer effektivt. Noen av dem er velkjente og du vet om dem fra starten, men det er også noen som er mindre synlige – men som kan gjøre arbeidet ditt mye mer håndterlig. Det er derfor denne artikkelen vil avsløre HelpDesks unike funksjoner. Vil du bli en profesjonell bruker av Easy Project? Hvis ja, les videre.

Automatiske billettoppdateringer

Har du problemer med utdaterte og passive billetter/billetter? Eller vil du ha tilbakemelding etter at en billett er løst? Vi har en løsning for deg! Du kan enkelt sette opp alt med Verktøy for automatisk oppdatering. 

Du finner den i Prosjekt >> Innstillinger >> HelpDesk

I denne delen kan du angi gjeldende status og tid uten noen oppdatering – på denne måten unngår du endringer på aktive billetter.

I neste trinn kan du velg handlingen som skal skje - for eksempel endre billettstatus, tildele og/eller sende en e-post fra malen til klienten.

Siden funksjonen er konfigurert for individuelle prosjekter, kan du velge og designe ulike prosesser avhengig av produkt, region eller klientnivå. Billettene dine vil alltid bli sortert i andre prosjekter.

I e-poster sendt til klienten kan du dele relevant informasjon om billetten, for eksempel billett-ID, lenke, billett eier, prioritet eller emne eller siste oppdateringsdato. På denne måten kan meldingen gi kunden informasjon de ikke visste som kan være nyttig.

Hvordan gjøre billettering sømløs 

Vi har satt sammen noen eksempler på bruksområder og oppsettstrinn for å gjøre jobben din både raskere og enklere.

Evaluering av opplevelsen

• Nåværende status.
• Vent 2 dager
• Send en e-post med en lenke til en NPS eller annen kundeundersøkelse om deres opplevelse av tjenesten din.
• Endre status til.

Stenger billettkjede

• Nåværende status.
• Vent 7 dager
• Send en ekstra e-post med spørsmålet du trenger for å få svar på, slik at du kan løse problemet.
• Endre status til Oppfølgings-e-post sendt
• Vent 5 dager
• Endre status til Lukket billett

Billetten stoppet av støtteapparatet

• Nåværende status.
• Vent 4 timer
• Endre oppdraget til Manager, dette vil varsle deg om at billetten har ventet for lenge uten å varsle klienten.
• Uendelig oppfølging
• Nåværende status: Tilbakemelding kreves
• Vent 1 dag

Send en e-post som: Gi oss beskjed om hvordan problemet ditt ble løst. Vi setter pris på din tilbakemelding.

I det siste eksemplet er det ingen statusendring satt på slutten. Hva gjør dette med handlingen? Systemet vil sende en sjekk-e-post hver dag, så lenge billetten forblir i samme tilstand. Så med mindre klienten svarer eller noen endrer billettstatus manuelt, vil klienten motta e-poster på ubestemt tid. Dette er en ekstrem løsning, men hvem vet hva du vil møte på jobben?

Hva du ikke skal glemme 

Har du fått den ene ideen etter den andre om hvordan du kan forbedre HelpDesk? Før du begynner, gå gjennom de siste punktene til hjelpe deg med å unngå feil og ulemper.

1/ Ventetid telles fra siste oppgaveoppdatering

Den siste oppdateringen betyr enhver endring i billetten (dvs. endring i beskrivelse eller kommentar). Hvis du mener at billetten burde ha blitt oppdatert automatisk, men ingenting skjedde, sjekk historikken for alle endringer - det er mulig at oppgaven ble endret og tilbakestill ventetiden. 

2/ Ikke glem å "endre status"

I 99% av tilfellene, vi anbefaler å sette "endre status". Uten denne innstillingen oppstår en uendelig sløyfe som i eksempel D. Men i typiske tilfeller bør tilstanden endres for at prosessen skal komme frem til en løsning (bruk tilfeller A, B, C).

3/ Bekreft tilstandene etter kundens svar

Du må alltid vite sikkert hva som skjer med billetten etter kundens svar for å unngå f.eks. klienten mottar en melding som ber om handling flere ganger på rad – selv om de allerede har gjort det du ville at de skulle gjøre. 

Hvor kan man endre eller sjekke status etter kundens svar? I HelpDesk >> HelpDesk-innstillinger >> Endre status etter klientsvar

konklusjonen

Nå som du kjenner hemmelighetene til automatisering, kan du virkelig få mest mulig ut av HelpDesk. Å sette opp automatiserte handlinger vil gjøre deg mer effektiv og sparer verdifull tid, som du så kan bruke på andre måter - som kaffepausen din!