Case Study - Enkelt prosjekt: Sentralisert prosjektstyringssystem for Kasakhstans regjering

Kundeoversikt 

Kasakhstan er 9. største land i verden, som ligger i Sentral-Asia, og delt inn i 17 regioner og 3 byer med spesiell status. Å administrere et land så stort og mangfoldig som Kasakhstan krever svært kompleks koordinering mellom ulike nivåer av regjeringen og maktgrener.  

Nasjonalt prosjektstyringssystemkonsept i 2011.Det unike med den kasakhstanske erfaringen ligger i utviklingen av det nasjonale prosjektledelsessystemkonseptet i 2011. Konseptet tok sikte på omfattende integrering av prosjektledelse i prosjektstyringssystemet gjennom utvikling av tre nøkkelkomponenter: 

1. Opplæring av myndighetspersoner og utvikling av deres kompetanse innen prosjektledelse; 
2. Dannelse av det nødvendige juridiske rammeverket for institusjonalisering av prosjektledelse på lovgivende nivå; 
3. Sentralisert informasjonssystem for prosjektledelse. 

Hvilke utfordringer sto Kasakhstans regjering overfor?

Den kasakhiske regjeringen, som prioriterte økonomisk vekst og modernisering, koordinerte ulike prosjekter på tvers av sektorer som infrastruktur, helsevesen, utdanning og mer. Det enorme territoriet, den mangfoldige befolkningen og de økonomiske utfordringene gir enda mer kompleksitet til styring og administrasjon. 

For å effektivisere styring og prosjektimplementering ble et sentralisert styringssystem på tvers av plattformer avgjørende. Utfordringer inkluderte å navigere i komplekse myndighetsstrukturer, eliminere reserverapporteringspraksis og fremme sammenhengende samarbeid på tvers av alle nivåer. For å oppnå de strategiske målene for Kasakhstans sosioøkonomiske utvikling, nødvendigheten av et sentralisert og tverrplattformprosjektledelsessystem utplassert over hele landet ble uunnværlig for å sikre effektiv styring og vellykket gjennomføring av prosjekter på både nasjonalt og lokalt nivå. 

Kompleksiteten ved å utvikle og implementere et slikt prosjektstyringssystem for regjeringen i Kasakhstan involverte flere aspekter: 

1. Et komplekst hierarkisk system for offentlig administrasjon krever vurdering av alle strukturer og inkorporering av en kompleks matrise av interaksjoner. 
2. Den pågående praksisen med å generere en rekke typer rapporter fører til rapportduplisering og negative reaksjoner blant offentlige enheter på grunn av mangelen på klare instruksjoner om å administrere alle prosjekter direkte i ett system. 

Hvordan valgte Kasakhstan sin prosjektstyringsprogramvare? 

Å velge den ideelle prosjektstyringsprogramvaren for landsomfattende implementering er en kritisk beslutning som krever den ytterste nøye vurdering. For å strømlinjeforme arbeidsflyter og fremme samarbeid på tvers av myndighetsnivåer, ble det utført en grundig vurdering av skalerbarhet, kostnader, tilpasning, integrasjon og brukervennlighet. Denne strenge prosessen sikrer at den valgte løsningen er sømløst på linje med landets styringsstruktur og behov for prosjektledelse.

Den tekniske spesifikasjonen inkluderte en lang rekke krav, for eksempel muligheten til å:

• Dann tverrfunksjonelle prosjektteam for å integrere prosjektaktiviteter vertikalt og horisontalt blant deltakerne.
• Administrere statlige programmer, territorielle utviklingsstrategier og dokumenter innenfor det offentlige planleggingssystemet.
• Tilrettelegge samarbeid mellom mange deltakere for å administrere omfattende program- og prosjektporteføljer, med tanke på industri og regional spesifisitet.
• Samle inn, bearbeid, lagre og visualiser data om planlagte og faktiske KPIer for bransjespesifikke og regionale utviklingsprogrammer, regnskap for hvert prosjekts bidrag.
• Naviger sømløst fra indikatorer på landnivå til spesifikk prosjektfremdrift uten overdreven rapportering eller byråkrati.
• Overvåke utgifter, spesielt statsbudsjettbevilgninger, for prosjektgjennomføring.

Dessuten var systemlokalisering en avgjørende faktor for Kasakhstans regjering, og sikret muligheten til fullt ut å ta i bruk det sentraliserte prosjektstyringssystemet på både nasjonalt og lokalt nivå. 

Krav:

• Oppgavestyring + tidslinje
• Brukervennlig grensesnitt
• WBS, Gantt, dashbord og KPI
• Mobilapp
• Sky og åpen kildekode

Hvilke løsninger ble vurdert? 

På dette tidspunktet gjennomførte "Yevniy Consulting Group" en komparativ multifaktoranalyse av flere dusin forskjellige prosjektledelsesinformasjonssystemer basert på forskjellige kriterier (abonnementskostnad, brukervennlig grensesnitt, rask tilpasningsevne, skalerbarhet og tilpasning for behovene til Kasakhstans regjeringen osv.).

Basert på resultatene av den store og grundige analysen, som inkluderte alle relevante prosjektstyringssystem på markedet, favoriserte beslutningen i overveldende grad Easy Project som den best passende løsningen for Kasakhstans regjering.  

Beslutningskomiteen konkluderte med at bortsett fra Easy Project, er det ingen andre prosjektledelsesprodukter på markedet som effektivt kan skaleres for å administrere megaporteføljen til et helt land, samtidig som de tilbyr nesten ubegrenset tilpasning, lokal støtte og systemlokalisering for Kasakhstan samtidig. 

Nøkkelfunksjoner i Easy Project 

Easy Project gir viktige funksjoner for Kasakhstans regjering:

• Dannelse og samhandling med tverrfunksjonelle prosjektteam via den enhetlige prosjektpartnerskapsmatrisen.
• En helhetlig tilnærming til utnyttelse av menneskelige ressurser for felles porteføljestyring av offentlige sektorprogrammer og prosjekter i alle livssyklusstadier.
• Tilpasning og integrering av styringsteknologier, verktøy og beste praksis i Endringsledelse, prosjektledelse, smidig, SCRUM, Kanbanog informasjonsanalytiske prosjektstyringssystemer.
• Oppretting av et enhetlig økosystem og tilpasning av moderne standarder, metoder og beste praksis for prosjektaktiviteter for å redusere dokumentomsetning og byråkrati. Dette oppnås gjennom direkte felles aktiviteter av tverrfunksjonelle prosjektteam, rettidig informasjonsutveksling og akselerert beslutningstaking.

Høy tilpasningsevne av Easy Project 

Easy Project ble skreddersydd for å møte Kasakhstan-regjeringens ulike krav, noe som muliggjør administrasjon av omfattende program- og prosjektporteføljer. Denne tilpasningen fremmet samarbeid mellom interessenter involvert i alle aspekter av implementering, med tanke på industri og regionale behov.

Systemet tillot dessuten landsledere, tjenestemenn, enheter og investorbedrifter å navigere enkelt fra strategiske indikatorer til individuelle prosjektspesifikasjoner innenfor lokasjoner med bare noen få klikk. Denne evnen tilrettelagt sanntids prosjektsporing, forbedret effektivitet og åpenhet på tvers av styringsnivåer.

Dyp integrasjon av Easy Project med Microsoft Power BI

Integrasjon av Easy Project med den analytiske plattformen Microsoft Power BI tillot brukere ikke bare å administrere prosjektene sine i samarbeid, men også å spore, i sanntid, fremdriften til en rekke nøkkelytelsesindikatorer og indikatorer for programmene deres. 

Integrasjonen med Microsoft Power BI muliggjør dannelse av interaktiv rapportering på prosjekter/programmer og porteføljer i en automatisert modus. Den tillater også å lage interaktive online dashboards for programmer og porteføljer med all nødvendig informasjon for operasjonell beslutningstaking. 

• Innebygd algoritme for beregning av effektivitet, risikovurdering og identifisering av spesifikke prosjekter som påvirker disse indikatorene. 
• Multilevel kaskadevisualisering av å oppnå planlagte målindikatorer i sammenheng med komponenter (programmer, prosjekter, regioner, industrier, etc.). 
• Rangeringer av strukturelle enheter basert på KPI-ytelse. 
• Geoinformasjonsanalyse for å nå målindikatorer og prosjektgjennomføring etter regioner og distrikter. 
• Tildeling av personlig ansvar til utøvere gjennom presis dekomponering av indikatorer og avhengige prosjekter. 
• Automatiske dataoppdateringer, eliminerer behovet for manuell utvikling av presentasjoner og oppdateringer. 

Implementeringsfaser:

Utplasseringen av Easy Project i Kasakhstans regjering ble omhyggelig planlagt og utført for å sikre sømløs integrasjon og effektiv bruk på landsdekkende nivå. Gjennomføringen av Easy Project begynte med utplasseringen av en pilotplattform for å administrere prosjekter og programmer i en av de 20 regioner i Kasakhstan. Deretter ble tilgangen til pilotplattformen utvidet til sentrale sektordepartementer, inkludert departementer for turisme, helse og utdanning, noe som åpnet for samarbeidsprosjektledelse. 

Over tid ble pilotplattformen Easy Project skalert opp til en delt instans for alle offentlige etater, kombinert med dyp integrasjon med Microsoft Power BI for forbedret forretningsanalyse. For å sikre riktig funksjon av systemet og gi støtte til brukere, en omfattende teknisk støtte på tre nivåer systemet ble etablert. 

1. Analyse og kravspesifikasjon

På det første nivået av teknisk støtte hjalp spesialister sluttbrukere – ansatte i offentlige etater og prosjektdeltakere – med å løse operasjonelle problemer knyttet til bruken av plattformen. 

2. Test miljøbygg

Det andre nivået av teknisk støtte involverte spesialister som ga metodisk og funksjonell støtte, inkludert systemkonfigurasjon, integrasjon med andre informasjonssystemer og samarbeid med første og tredje støttelinje. 

3. Produksjonsmiljø Bygg

Det tredje nivået av teknisk støtte besto av spesialister som var ansvarlige for systemets kildekode og infrastrukturstøtte, som sikrer stabiliteten til serverprogramvarekomponenter, nettverksinfrastruktursikkerhet og systemovervåking. 

Dette tekniske støttesystemet på flere nivåer bidro til uavbrutt drift av systemet og sikret brukertilfredshet med Easy Project. 

I tillegg, for å lette brukeradopsjon og gi pedagogiske ressurser, ble det etablert en kunnskapsbase, med korte instruksjonsvideoer og pedagogisk innhold i lengre format.  

Implementeringen av Easy Redmine førte til:

Per i dag har alle offentlige etater i Kasakhstan, det 9. største landet i verden, bruke Easy Project som sitt sentraliserte prosjektstyringssystem å styre prosjekter og team effektivt og strategisk over hele landet. Denne bemerkelsesverdige prosjektledelsessuksessen har ikke gått ubemerket hen. I 2023, den International Project Management Association (IPMA) tildelt Kasakhstan gullet på Global Project Management Professionals Forum i Spania. 

Evnen og verktøyene til Easy Project har muliggjort en landsdekkende organisert arbeidsflyt, der alle ansvarlige og involverte parter som sentrale myndigheter, lokale utøvende myndigheter, byggefirmaer, tekniske ingeniører, tilsynseksperter og mange andre samarbeider i sanntid. Nå kan hver av dem sette inn og overvåke oppgaver uten byråkrati, generere rapporter og umiddelbart ta opp problemer som oppstår direkte i det enhetlige informasjonssystemet. 

De nytt interaktivt online dashbord lar interessenter sømløst navigere fra indikatorer på nasjonalt nivå (myndighetsnivå) for å visuelt observere og få tilgang til oppgaver og dokumentere arkiver for spesifikke objekter (skoler) med mindre enn 3 klikk. 

Sanntidsovervåking av alle KPIer er tilgjengelig i et plan/faktaformat. Implementeringen av nettbasert rapportering gjennom interaktive dashboards har redusert tradisjonelle papirrapporter, referanser og presentasjoner betydelig.