Enkel prosjektoppgradering: oppnå mer effektiv drift på eNET

Sliter før du bytter til Easy Project

Screening av alle funksjoner i det gamle systemet, fjerning av overflødige funksjoner, gjør viktige funksjoner mer brukbare, vanskeligheter med skyløsningen, og problemet med rapporteringsfunksjonsdatabasen. Hos eNET Hungary Ltd. startet reisen mot å finne et effektivt prosjektstyringsverktøy i 2017, drevet av behovet for tilpasningsdyktige løsninger for å lette ressurseffektivt arbeid. 

Etter grundig markedsundersøkelse og med tanke på kostnadseffektivitet, Easy Project dukket opp som den valgte programvaren, til tross for innledende utfordringer under introduksjonen som et internt prosjekt. Hovedmålene var å estimere og spore prosjektkostnader og ressurser, gi oppdatert informasjon, spesielt tidsrapportering, og støtte salgsaktiviteter.

I 2023 bestemte eNET seg for å gå over til en skybasert miljø, som ber om en evaluering av alternative programvarealternativer. Til tross for sterk konkurranse fra Wrike.com, dukket Easy Project opp som det foretrukne valget på grunn av dets omfattende funksjoner, inkludert tidsregistrering og CRM-moduler som er avgjørende for daglig drift. I november 2023 konkluderte eNET med at oppgradering til Easy Project var avgjørende for deres fortsatte suksess.

Hvorfor enkelt prosjekt

For eNET var robuste rapporteringsfunksjoner avgjørende. Selv om det var enkelt å få tilgang til tilpassede rapporter med den forrige lokale løsningen, ga overgangen til skyen utfordringer. Easy Project løste dette ved å opprette et privat skymiljø for eNET, og sikret fortsatt tilgang til databasen for tilpassede rapporteringsbehov. Skyoperasjoner introduserte imidlertid en ny utfordring: sletting av data kan ikke angres som ved serveroperasjoner. Følgelig måtte ansatte ved eNET Hungary utvise forsiktighet for å forhindre tap av data.

Oppgaven

For eNET var rapporteringsfunksjonen et avgjørende aspekt. Selskapet kunne bare spørre etter tilpassede rapporter hvis kolleger med kompetanse på BI-feltet hadde tilgang til databasen internt. Dette var lett oppnåelig med den tidligere lokale lisensierte løsningen, men den utgjorde en betydelig utfordring i den nye skyen versjon. Problemet ble løst ved at Easy Project-teamet opprettet et privat skymiljø for eNET, slik at selskapet får tilgang til databasen og adresserer tilpasset rapportering.

Forventninger å møte: Tidsrapportering og CRM-modul, overvåke allokering av ressurser til prosjekter, brukervennlig system og oversiktlig funksjonalitet, tilpassbarhet, fleksibilitet, mulighet for opprette roller, kapasitetsplanlegging, prosjektdashboards, overvåke prosjektkostnader, WBS oversikter.

På tide å implementere

1. Forberedelse

I desember 2023 startet eNET Hungary forberedelser for implementering av Easy Project Upgrade etter seks års programvarebruk. Med et vell av lagrede data ble det tatt beslutninger om overføringen til det nye systemet, tatt i betraktning elementer fra lukkede prosjekter, gamle kundedata og historiske tidsrapporter. 

Det forberedende teamet gjennomgikk nøye eksisterende funksjoner og moduler, og samlet inn endringsforespørsler fra prosjektledere og salgsteamet. Fokusert på ansattes behov, hadde de som mål å effektivisere systemet ved å eliminere unødvendige funksjoner og samtidig beholde essensielle operasjonelle elementer. Dette innebar en omfattende undersøkelse, opprydding og kontinuerlig koordinering, med erkjennelse av de betydelige ressurskravene til en slik overgang.

2. Opplæring    

I februar 2024 gjennomførte eNET opplærings- og presentasjonsøkter for det nye Easy Project-systemet. Siden alle ansatte i selskapet er Easy Project-brukere, kunne alle bruke systemet allerede før presentasjonen. Under presentasjonen la foredragsholderne først og fremst vekt på å forklare endringene og rette oppmerksomheten mot de nyttige modulene i det nye grensesnittet. På grunn av utforskningen av potensielle mangler ble det reist flere spørsmål under opplæringen som ansatte måtte svare på, noe som brakte andre behov til overflaten. 

Det profesjonelle forberedende teamet undersøkte disse nye unike kravene i dagene etter presentasjonen, og det ble tatt beslutninger om å beholde eller ekskludere dem. Det ble tatt hensyn til hvor kritisk etterspørselen var fra et arbeidsflytperspektiv hvor enkelt den kunne erstattes, og hvor mye den tilrettela eller komplisert det daglige arbeidet.

3. Testing

Easy Project-støtteteamet ga et testgrensesnitt for selskapet for å administrere forberedelsene før introduksjonen så effektivt som mulig. Testgrensesnittet viste frem selskapets nye system med data fra før november 2023. Dette gjorde det mulig for dem å gjennomgå grensesnittene og modulene for ulike roller, og i tillegg testet flere ansatte det nye systemet samtidig, og undersøkte funksjonen til funksjoner som er relevante for deres funksjoner. arbeid. Med bistand fra prosjektledere, praktikanter og nøkkelkontoledere kunne teamet lettere dekke individuelle behov. I løpet av testperioden ble feilrapporter samlet inn og løst ved hjelp av Easy Project-støtteteamet.

Evaluering

Mål og fordeler

For organisasjonen var et av de endelige målene å forbedre tidseffektiviteten. Dobbel administrasjon har forbrukt en betydelig mengde energi og tid fra ansatte i årevis. Med innføringen av det nye Easy Project-systemet har denne byrden blitt løftet fra skuldrene til selskapets fagfolk og ansatte. I tillegg hadde det gamle systemet mange feil og mangler som verken prosjektlederne eller eNET Easy Project-administratoren kunne løse. Disse problemene er løst, og systemet støtter nå eNET-teamet med et nytt, transparent og brukervennlig grensesnitt. Under introduksjonen av den nye programvaren måtte selskapet revurdere den omfattende bruken av prosjektstyringsverktøy, inkludert deres nyttige og mindre nyttige funksjoner. 

Denne prosessen belyste til en viss grad driften, og førte til rensing av seks års selskapsdata. En stor fordel med den nye løsningen er støtten for skyoperasjoner, og eliminerer behovet for at selskapet skal bære kostnadene ved en serverparkinfrastruktur. Skyversjonen er tilgjengelig fra de ansattes hjem, selv via mobiltelefoner gjennom en mobilapplikasjon. Dette gjør det mulig å endre registrerte arbeidstimer fra hvor som helst i uventede situasjoner, og selskapets praktikanter kan også spore timene som er godkjent eller skal godkjennes av prosjektledere hjemmefra.

Muligheten til å integrere det nye Easy Project med selskapets SharePoint-system er en enorm fordel for selskapet. Bortsett fra å eliminere dobbel administrasjon, var det å unngå dobbel dokumentlagring en annen prestasjon med introduksjonen av det nye systemet. Innføringen av et nytt prosjektstyringsverktøy i en bedrift er alltid en langvarig og utfordrende prosess. Men som sett i tilfellet med Easy Project Upgrade, betalte den investerte tiden og energien seg.

I tillegg til tids- og kostnadsbesparelser, tilpasser det nye Easy Project-systemet seg nå mye nærmere behovene til fagfolk og ansatte. Det viser seg å være mye mer nyttig i planlegging og styring av prosjekter, og øker dermed effektiviteten til prosjektteam og sikrer riktig måloppnåelse. Systemet ble tilpasset med assistanse fra Easy Project-støtteteamet, tilpasset de spesifikke behovene som påvirker eNETs drift, som definert av selskapets ansatte, og ansett som relevant av det profesjonelle forberedelsesteamet etter verifisering.

Hva med noen resultater?

Gjennomføringen av Easy Project brakte:

• Ett verktøy for å administrere oppgaver for hver avdeling
• Et brukervennlig grensesnitt
• Støtte (hjelp på ungarsk)