Pannon Solar Boat Team: Fra Excel til fullført prosjekt- og oppgavetransparens
Solar Båtbygging, Universitetsprosjekt
Veszprém, Ungarn
januar 2023
25
Innebygd og støtte IT, innebygd elektronikk, kraftelektronikk, maskinteknikk, sosiale medier og PR
Pannon Solar Boat Team trengte bedre gjennomsiktighet for prosjekter og oppgaver da de kun brukte Excel til å delegere oppgaver. Dette fellesskapet av studenter, som konstruerer et solcelledrevet skip støttet av universitetet, trengte å håndtere oppgavene til hver avdeling i samme rom. De implementerte Easy Project med et brukervennlig grensesnitt og med ungarsk støtte. Nå bruker de hovedsakelig Kanban og Gantt for bedre samarbeid.
Sliter før du bytter til Easy Project
Programvaren de tidligere brukte var ikke tilstrekkelig forståelig og det ga ikke nok støtte til å bli bedre kjent med grensesnittet. På forhånd definisjonen og delegeringen av oppgavene foregikk i Excel. Dette tillot ikke dynamiske endringer og de kunne ikke overvåke arbeidsmengden av instituttene som er viktig for dem på grunn av universitetsstipendsystemet, da de fastsetter godtgjørelsen til instituttene på dette grunnlaget. De trengte veldig bedre åpenhet av prosjekter og oppgaver.
Oppgaven
Forventning til å møte
- Godt planlagte oppgaver for hver avdeling
- Arbeidsbelastning for teammedlemmer i deres oppgaver
- Teamledere kan se hvor prosjektet går
På tide å implementere
Forberedelse
I løpet av en måneds prøveperiode forsøkte de å kartlegge mulighetene programvaren gir, slik at de kan utarbeide timeplanen i fremtiden. Det er viktig å kunne administrere oppgavene til hver avdeling på ett sted.
Etter utprøvingen introduserte de bruken av programvaren til en av sine avdelinger i første omgang, slik at de sammen med brukerne kan se hvordan de skal administrere siden, og basert på erfaringene fra dette har de utvidet den til andre lag også.
Kurs
Først og fremst deltok teamlederne på programvarepresentasjon. Etter det forberedte et av medlemmene deres oppgaver for teamet deres for første gang, noe som resulterte i introduksjonen av programvaren. Så ble det etterhvert tilgjengelig for andre teammedlemmer.
Hva med noen resultater?
Gjennomføringen av Easy Project brakte:
- Ett verktøy for å administrere oppgaver for hver avdeling
- Et brukervennlig grensesnitt
- Støtte (ved å yte bistand på ungarsk)
- Ulike visninger tilgjengelig (Gantt og Kanban er de mest nyttige)
Szendi-Joó Inez
De hovedgrunnen til at vi valgte Easy Project er tilpasningsdyktighet. Det er vanskelig å bruke et system som kan håndtere komplekse og varierte ingeniøroppgaver og stadig skiftende behov – alt fra tidspunktet av deres markedsføringsopptredener til arbeidsmengden av deres teammedlemmer kan enkelt administreres i programvaren.
De mest brukte funksjonene
- Kanban og prosjektoversikt - hva oppgaven er og hvilken prosess den er i, lederdiskusjoner kan dermed optimaliseres og prosesser kan gjøres håndterbare
- Gantt-kart og sporing av oppgavene - skipsbygging består av mange små oppgaver og deloppgaver, disse kan de dele opp i små gjøremål ved hjelp av delprosjekter og deloppgaver.
Hvem er Pannon Solar Boat Team
Pannon Solar Boat Team er en fellesskap av universitetsstudenter, som konstruerer en solcelledrevet skip. Teamet består av omtrent 25 medlemmer, som består av medlemmer av Pannon University. Det pleier å være flere forskjellige seksjoner som innebygd og støtte IT, innebygd elektronikk, kraftelektronikk, maskinteknikk, sosiale medier og PR. Hovedsponsor av konstruksjonen er universitetet, ikke bare økonomisk, men også instruktører deltar og hjelper prosjektet med å bli oppfylt.
