Antecedent management stil og verktøy

Prosjektene ble administrert i Redmine, noe som ble forbedret litt av kunden med et par nyttige modifikasjoner. Andre avdelinger i selskapet bruker Microsoft Dynamics NAV til å organisere de jobber og beholder dataene der, systemene (Redmine og NAV) ble koblet sammen for å aktivere og automatisere kommunikasjonen mellom avdelingene.

Teknisk fungerte det på følgende måte: Når et nytt prosjekt ble opprettet og definert i NAV, var det et alternativ å overføre disse dataene til Redmine og dermed skape et nytt prosjekt med visse attributter der.

Redmine har blitt et nyttig verktøy som bidro til å organisere arbeid i dette selskapet. Prosjektene JIRI Modeller jobber med, er veldig like, og prosjektstrukturen i Redmine ble holdt enkelt. Prosjekter ble brutt ned i 4- eller 5-oppgaver, og disse var identiske eller liknende for hvert prosjekt. En oppgave ble overført mellom flere rettighetshavere i løpet av sin livssyklus, avhengig av hvilken tur det var å ta en handling på den del arbeidet pakket i denne oppgaven. Slik har en oppgave bare blitt lagt merke til og overvåket av den nåværende oppdragsgiver. For å holde oversikt over oppgaver ble standardfilteret "Mine oppgaver" i Redmine personlig dashbord brukt.

Selv om systemet pleide å fungere godt i noen tid, viste det seg å være utilstrekkelig til å holde tritt med de innovative planene og strategiene i selskapets ledelse. Disse strategiene har vært spesielt fokusert på å gi mer åpenhet og klarhet i hele prosessen, evnen til å forutsi eller kartlegge årsakene til forsinkelser på prosjektet og adressere de ansvarlige mennesker, samt implementere en effektiv ressursforvaltningsplanlegging etc. Den forventede fordelene ville sikkert være en raskere og jevnere leveringsprosess og få solide data til å utvikle andre interne verktøy og mekanismer for å øke motivasjonen og tilfredsheten til de ansatte.

Før implementeringen hadde startet, hadde lederne av JIRI-modellene allerede fått en klar ide om den nye prosessen de skulle implementere og hvordan arbeidsflyten idealt skulle se ut. Først og fremst fokuserte vi på å implementere denne prosessen til systemet ved å skape en oppgave av oppgaver og å definere godt dens flyt og tillatelser, samt brukergrensesnittet for hver gruppe brukere for å sikre at riktig informasjon kommer til rette mennesker i tid. Under implementeringen samarbeidet vi også med eksterne eksterne partnere av JIRI-modeller for å sette opp og forbedre forbindelsen mellom Easy Project og Microsoft Dynamics NAV. Gjennomføringen krevde mye planlegging og design på forhånd. Dette skyldtes det faktum at hele produksjonsprosessen kjørte i Redmine, som skulle erstattes av Easy Project rett etter distribusjonen for ikke å ødelegge datakontinuiteten. 

Prosjektmaler og API-integrasjon

Alle prosjekter har en lignende struktur. I motsetning til Redmine Easy Project kan man opprette prosjektmaler som brukes som grunnlag for et nytt prosjektoppsett. I dette tilfellet er den viktigste fordelen ved å bruke maler muligheten for å holde oppgavens struktur, dens relasjoner og beskrivelse av hver oppgave der. Vi har opprettet en forbindelse mellom enkelt prosjekt og Microsoft Dynamics NAV. Når et nytt prosjekt blir opprettet i NAV, velges det aktuelle "type prosjekt" i et tilpasset felt. Denne informasjonen sendes til Easy Project, som velger prosjektmalen for den nye oppsettet automatisk, dataene fra NAV overføres der.

Easy Project kjernefunksjoner og personlige dashboards

Vi har benyttet kjernefunksjonene Easy Project tilbyr og setter opp ulike typer oppgaver med ulike arbeidsflyt. Det betyr at mulige statuser for en oppgave er forskjellig etter typen av denne oppgaven. Sekvensen for statusen er også definert for å hjelpe brukerne til å identifisere neste trinn og statusene kan brukes forskjellig avhengig av brukerens rolle ettersom de har forskjellige ansvar. Statusene og sporene (typer oppgaver) ble brukt til personlig dashbordinnstilling for å filtrere relevante oppgaver for hver bruker. For eksempel kan en veileder overvåke statusen for oppgavene som skal utføres, for å spore separat de oppgavene var tilbakemelding eller godkjenning er nødvendig fra hans / hennes side, for å identifisere de som blir forsinket, etc.