Hvordan implementere en PM-programvare: tips fra vår seniorkonsulent

Hvilke situasjoner vil du møte?

I løpet av de siste 16 årene har vi møtt mange situasjoner som bedrifter opplever når de implementerer et prosjektstyringsverktøy. Vår seniorkonsulent Dalibor Vasek har satt sammen de 8 vanligste situasjonene for deg, slik at du kan eliminere dem helt fra starten!

Forstå hva du trenger

Ikke vite hva du trenger – Våre kunder ønsker ofte et prosjektstyringsverktøy, men ikke tenk handle om hvilket firma avdelingene vil bruke det, Som funksjoner er nødvendig, om å ha en søknad på deres server eller på offentligheten Cloud og mye mer. Vurder de spesifikke behovene til teamet ditt og hvilke typer prosjekter du skal administrere. Ikke glem andre avdelinger som markedsføring, økonomi eller salg hvis du ønsker å administrere alle prosesser i ett verktøy. Dette vil hjelpe deg å finne ut hvilken programvare vil passe best for din bedrift. Hvis du ikke er sikker, ikke bekymre deg, vi er her for å hjelpe.

Inspiser fordelene med verktøyet

Forstår ikke fordelene med verktøyet – Det hender ofte at en toppleder kjøper verktøyet, men administratoren er en annen. Dette fører til en ufullstendig forståelse for behovene. Sørg alltid for at administratoren din kjenner til fordelene og funksjonene til verktøyet ditt. Easy Project kan hjelpe deg med bedre kommunikasjon, åpenhet, økt produktivitet og bedre organisering. Det er et tilpasningsdyktig verktøy med mange tilpasningsalternativer, men hvis administratoren din vet ikke om disse Fordeler, så du vil ikke bruke verktøyet til sitt fulle potensial.

Tål endringen

Motstand mot endring – ansatte føler ofte usikker når noe endres. De vet at de vil trenge å lære en ny arbeidsprosedyre og ha opplæring for den, og noen av dem har en viss tilknytning til gamle verktøy eller arbeidsmåter. Endring er viktig for å komme videre, men først, ikke glem å forberede de ansatte på det. Forklar, motiver og vis dem hvordan det nye verktøyet kan være til nytte for dem.

Involver sentrale interessenter

Manglende involvering av sentrale interessenter og alle brukere – Situasjonen er alltid forskjellig avhengig av om ideen kommer fra administrerende direktør, PMO, eller noen andre. Men i alle tilfeller må du involvere alle interessenter, ledelse, prosjektledelseskontor og prosjektledere, og ikke glem personene som tar finansierings- og investeringsbeslutningene (CFO eller økonomisjef), og de som vil hjelpe deg med det tekniske oppsettet (CTO eller administratorer). Igjen, vi snakker om kommunikasjon og forklaring av fordelene, men også risikoer og muligheter. Når du bestemmer deg for det implementere et nytt verktøy, det er viktig å kommunisere det til alle brukere. De må forstå fordelene med det nye verktøyet og hvordan det vil påvirke arbeidet deres. Tydelig kommunikasjon om årsaken og implementeringsprosessen kan bidra til å lindre bekymringer. Denne kommunikasjonen bør være administrert akkurat som et prosjekt. Så du kan bruke Easy Project for aller første gang.

Tenk realistisk

Urealistiske forespørsler og forventninger – Ingen verktøy kan gjøre alt. Det er greit å forske på hvilket verktøy som vil best oppfylle dine behov og vet hva den er i stand til.

Forbered deg på en langsiktig implementering

Den første entusiasmen svinner – Implementering er ikke en sprint, det er mer et maraton. Alle er spente fra starten, men etter noen uker forsvinner det og implementeringsprosessen vil kanskje aldri bli fullført. Vår anbefaling er å administrere det som et prosjekt. Angi timinger og milepæler og del ned arbeidsvolumet i separate oppgaver i WBS. På denne måten kan du beholde både energi og entusiasme og balansere den med andre bedriftsprioriteringer.

Ikke vær redd for datamigrering

Frykt for datamigrasjon – Hvis du allerede bruker et prosjektstyringsverktøy eller andre systemer, er denne delen for deg. Du kan være bekymret for at data vil gå tapt eller ødelegges under migreringen, noe som kan føre til potensielle forsinkelser og tilbakeslag i prosjektet, eller at dataoverføringen ikke vil bli fullført. Men er det den riktige løsningen å fortsette å bruke et verktøy som ikke tjener deg? Det vil lønne seg å prøve et nytt verktøy – spesielt når vi er her for å veilede deg gjennom helheten dato migrasjon prosess for å sikre alt går greit.

Involver også fagfolk

Problemer med å sette opp verktøyet uten profesjonell hjelp – Ofte er det en entusiast i bedriften som vil implementere alt av seg selv. Etter vår erfaring er dette greit i store selskaper hvor det er spesielle avdelinger for dette. Men hvis du jobber i et lite selskap hvor du har andre agendaer, tar det mye tid og når du støter på et problem, kan du bli sittende fast. Kunder ønsker vanligvis å spare penger på denne måten, men til slutt kan de lett miste dem hvis implementeringen går galt. Det er alltid bedre å få råd fra fagfolk for å spare tid og nerver.

Les implementeringshistoriene

Hvordan implementeringen fungerer

Vårt team av konsulenter vil hjelpe deg med å sette opp verktøyet, og sparer deg for tid og ressurser som gjør at du kan komme på jobb umiddelbart. Vi tilpasser Easy Project til strukturen i din organisasjon og din arbeidsprosedyre og gjør din virksomhet mer effektiv.

Vi anbefaler omfanget av gjennomføringen avhengig av kompleksiteten til løsningen din. Dette kan være alt fra verktøyoppsett og prosessrådgivning til sluttbrukeropplæring og integrasjonsanalyse.

Oppdag mer

konklusjonen

Implementere prosjektledelsesprogramvare i et selskap kan i stor grad forbedre effektiviteten og effektiviteten til teamet ditt. Ved å velge riktig programvare, trene teamet ditt, overvåking og vedlikehold av programvaren, kan din bedrift oppleve en betydelig økning i produktivitet og samarbeid. Husk at det er viktig for ikke å undervurdere gjennomføringen, bevar entusiasmen din hele veien og ta inn eksperter for å spare selskapets penger og tid.