Hvordan få mest mulig ut av hjemmekontoret? 4 praktiske tips

1. Kle deg som om du skulle jobbe og reservere et arbeidsområde

Du kan definitivt jobbe fra sofaen eller i sengen. Imidlertid tvilsom effektivitet. Og erfaringen forteller oss at frekvensen av potensiell distraksjon er mer enn sannsynlig.

Dette punktet vil sannsynligvis overraske noen, men det har vist seg å være sant. Klær betyr noe. Enten du sitter i pyjama eller treningsdrakt hele dagen, vekker behagelig "hjemmeklær" andre følelser enn de som vil motivere deg til å prestere bedre. Husker du Pavlovs refleks fra skoledagene dine? Når du kler deg som om du skulle jobbe, må du opprette en indre tilstand som om du fysisk skulle jobbe. Kort sagt vil tankene dine være klare til jobb.

Du kan enkelt se på "kleskode". Men hvordan gjør du det med teamet ditt? Vi hadde et lite triks for det som het "Vis meg buksene dine". Trikset er at under et videomøte sier en av deltakerne ofte denne setningen i begynnelsen. Møtedeltakerne må da stille opp og vise at de er ordentlig kledd.

Ikke bekymre deg, du må bare forklare ordentlig hva det handler om, da må du bare sette i gang det flere ganger, og etter flere møter, vil andre også utløse dette. Du trenger ikke engang å minne dem om det. Jeg tør påstå at denne nye tingen vil fange raskt, ganske enkelt fordi den er morsom.

2. Bruk videomøter / samtale

Kommunikasjon er viktig. Kontakt med andre er det som holder deg på sporet, spesielt i langvarige hjemmekontorperioder.

Videokonferanse er derfor ideell. Å møte video er veldig sannsynlig at det ikke er mer effektiv kommunikasjon enn uendelige e-postutvekslinger.

Visuell kontakt gjør det mulig å umiddelbart reagere på andres meninger og følelser. Og du får ikke de til skriftlig kommunikasjon uansett hva. Takket være at teammedlemmene vil ha mer motivasjon og det vil koste deg mye mindre energi.

Det samme gjelder for en vanlig telefonsamtale. Du kan føle følelser fra ens stemme og du kan reagere øyeblikkelig, på denne måten kan du holde teammedlemmene i en "bedre tilstand" og motivert lenger.

Selvfølgelig er det viktig å finne en balanse mellom møter og arbeid i seg selv. I de fleste tilfeller er ikke ett teamkoordinasjonsmøte i uken. Jeg anbefaler å ringe hverandre oftere, korte en-til-en-møter for idédugnad og koordinering er også ønskelig. Alle må finne riktig rasjon for seg selv.

Hvilken applikasjon du bare skal bruke til møter? Fra min personlige erfaring kan jeg anbefale Zoom som tilbyr antall avanserte funksjoner. Det er integrert i Easy Project som lar meg gjøre det lage et nytt videomøte med bare noen få klikk, uten å miste tid på innstillingene. Og dette sparer mye tid hvis du har flere nettmøter om dagen.

3. Husk viktigheten av å ta pauser

Noen mennesker blir så fortrukne av jobb at de ender opp med å jobbe uten pause i flere timer. Det er imidlertid ikke ideelt. Etter en stund kan det føre til overarbeid som kan ha en negativ innvirkning ikke bare på produktiviteten, men også på helsen på lang sikt.

Dette aspektet er vanskelig å overvåke langdistanse; mens avbrudd er en naturlig del av kontorlivet. Det er ikke lett å endre en vane, og det tar litt tid å skape nye vaner.

Den enkleste måten er å være et eksempel for andre og dele suksesshistorier - tilnærminger og metoder som viste seg å være effektive for de andre. Suksesshistorier er attraktive.

For meg, den pomodoro teknikken viste seg å fungere bra. Det handler om bevisst å bytte mellom arbeidsblokker og korte pauser. Jeg bruker den ved å jobbe i 45 minutter på rad og deretter ta noen minutters pause. Noen ganger går jeg bare litt rundt i rommet, tar et glass vann eller tar hunden ut. På denne måten unngår jeg å sitte fast på en ting i flere timer.

Ved å ta den distansen som tilbys ved å ta en pause, får jeg mer energi når jeg kommer tilbake til arbeidet mitt, og nye ideer kommer ganske enkelt selv. I begynnelsen av hver arbeidsblokk definerer jeg hva jeg vil oppnå. Uansett om jeg klarer å oppnå det eller ikke, i hvert fall på slutten av blokka vet jeg hvordan jeg brukte de 45 minuttene. Og det gir meg verdifull tilbakemelding på min tidsstyring. Dette er grunnen til at jeg har brukt Pomodoro-teknikken i over 10 år.

4. Bruk et arbeidsstyringsprogramvare / informasjonssystem

Informasjonssystem for prosjekt- eller prosessstyring er fordelaktig ikke bare for det eksterne hjemmekontoret, men du vil sette pris på det enda mer mens du jobber hjemmefra!

Se for deg dette - hvis du skulle kommunisere med kollegaene dine via e-post, ville det være som å bruke posttjeneste i gammel stil mens du driver med prosjekter, team og forretninger. Det kan være en ekstrem sammenligning, men kanskje basert på dette eksemplet vil du innse at det ikke er så langt fra virkeligheten.

Eksempel 1: Du send en e-post med en oppgave som må fullføres ved samarbeid av to kolleger.

• Begge leste e-posten.
• Kollega 1 svarer kanskje relativt raskt, men glemmer å sette kollega 2 i CC.
• Det betyr ikke noe da kollega 2 innså at han ikke vet hvordan han kobler seg til firmaets VPN (som er på plass på grunn av forretningssikkerhet) hjemmefra, så han ikke leste e-posten i det hele tatt ...

Vent, sier du at du har et fungerende VPN, og alle kolleger vet hvordan de skal bruke det? Flott! La oss fortsette med et annet eksempel.

• Kollega 2 kan ha lest e-posten, men fikk ikke svar fra Kollega 1 (var ikke i CC).
• Etterfulgt av mange kombinasjoner av hvem som sendte hvilken e-post til hvem, hvor lang tid tok de å svare og hvem andre som måtte involvere seg i å løse oppgaven, hvor mange ganger gikk informasjonen tapt eller var ufullstendig. Vi snakker om reaksjoner som ofte kan bli forsinket med timer.

Med litt flaks blir du lykkelig å fullføre oppgaven i løpet av flere dager.

Sier du at det er et overdrevet eksempel? Hvem vil fremdeles bruke e-post for å koordinere arbeidet sitt? Tro meg, det er en rekke selskaper som fremdeles tildeler arbeid via e-post og får problemer som det som er beskrevet ovenfor.

Kanskje er du i en bedre situasjon, og du har ett informasjonssystem der du organiserer arbeidsmengden. Flott! Du er definitivt bedre enn de som bare jobber med e-post. Imidlertid vil jeg fremdeles vise deg ett eksempel til som illustrerer opplevelsen til mange selskaper. For å gjøre det enklere, vil jeg bruke samme flyt som i forrige eksempel.

Eksempel 2: Du lage en oppgave i en “frittstående” programvare, kan denne oppgaven bare fullføres ved samarbeid av to kolleger.

• De leser begge oppgavebeskrivelsen og begynner å reagere på den. Begge kollegene trenger hjelp fra noen andre (en grafisk person, en programmerer, en markedsføringskollega eller til og med en kunde) for å fullføre sin del av oppgaven.
• Kollega 1 har tilsyn med kommunikasjonen med en klient, og han trenger å få en tekst til et nettsted fra ham. Så han sender en e-post til en klient der de ber om det. En klient svarer på e-posten på ettermiddagen når kollega 1 er hos tannlegen, så han får bare lest e-posten dagen etter. Den nye teksten vises først i oppgaven et døgn senere.
• Kollega 2 fører tilsyn med innholdet på nettstedet. Og for å endre teksten, må han samarbeide med en kollega fra en teknisk avdeling. Imidlertid bruker denne avdelingen et annet informasjonssystem. Så han må opprette en forespørsel i systemet deres, vente på at det blir gjort og deretter oppdatere oppgaven i systemet sitt av seg selv. Dobbelt arbeid = ikke effektiv.

Eksempel 2 er fremdeles mer effektivt enn e-postkommunikasjon i eksempel 1, og dette oppgaven vil bli løst raskere.

Jeg tror imidlertid det er en måte å håndtere dette enda bedre på - eksempel 3.

Eksempel 3: Du oppretter en oppgave i en "integrert programvare", denne oppgaven kan bare fullføres ved samarbeid av to kolleger.

• Begge kollegene leser beskrivelsen og begynner å jobbe med den. Begge kollegene trenger fortsatt hjelp fra noen andre (en grafisk person, en programmerer, en markedskollega eller til og med en kunde) for å fullføre sin del av oppgaven.
• Kollega 1 har tilsyn med kommunikasjonen med en klient, og han trenger å få en ny tekst til et nettsted fra ham. Så vil han legge klienten direkte inn i oppgaven. Han vil sende en e-post direkte fra oppgaven, klienten svarer, og svaret blir lagret i oppgaven, mens kollega 1 er hos tannlegen (som resulterer i å spare en dag sammenlignet med eksempel 1).
• Kollega 2 fører tilsyn med innholdet på nettstedet. Og for å endre teksten, må han samarbeide med en kollega fra en teknisk avdeling. Siden denne avdelingen bruker det samme systemet, forblir dette kravet og informasjonen om fullførelsen innenfor en oppgave (unngå arbeidsduplisering og gir mulighet for raskere levering av arbeid).

Kan du føle forskjellen mellom disse tre eksemplene? Jeg våger å si at disse tre eksemplene representerer 3 evolusjonsstadier som alle som ønsker å drive sin virksomhet og team effektivt må gjennom.

Jeg var intet unntak.

Eksempel 1 er gammeldags og ikke effektiv - e-post er ikke et egnet verktøy for arbeidsstyring, spesielt når det innebærer kommunikasjon av mer enn 2 personer.

Eksempel 2 er bedre - du har allerede et informasjonssystem, noe som er flott. Samarbeid i et lite internt team er relativt organisert som gjør det mulig å oppnå respektive resultater. Problemet er at det bare fungerer i teamet - når du først vil involvere andre avdelinger, eksterne arbeidere eller klienter, er det ikke effektivt.

Tilnærmingen i eksempel 3 er en tilstand der du har ett informasjonssystem for alle hovedprosessene. Alle jobber med en programvare til daglig, de kan til og med samarbeide med eksterne arbeidere og klienter i den, koordinere arbeidet med andre avdelinger. Alt fungerer jevnere.

Jeg må nevne at mens du bruker mer enn en programvare parallelt, er det mulig å integrere dem. Jeg har imidlertid ikke kommet over en integrasjon på et slikt nivå som vil oppfylle effektiviteten til en integrert applikasjon som kan gjøre alt (eksempel 3).

Jeg personlig befinner meg et sted mellom eksemplene 2 og 3, på grunn av mitt engasjement i flere prosjekter.

Når jeg ser tilbake, kan jeg si at mens jeg jobber i et selskap som bruker “alt-i-ett” -programvare (eksempel 3), klarer jeg to ganger arbeidsmengden enn mens du jobber for klienter som bruker flere programmer (eksempel 2). Takket være integreringen av en rekke aspekter av forretningsadministrasjon i en programvare unngår vi parallell oppretting av krav i en rekke systemer. Dette gjelder også e-postkommunikasjon - ikke mer søker etter lang mistet informasjon i gamle e-poster. Og hva med planleggingsmøter? Du må åpne Outlook for å invitere andre? Og videomøter - en annen applikasjon om?

Høres det kjent ut? Alle disse handlingene koster deg verdifull tid. Hvis du legger det opp på slutten av dagen, kommer det ikke til å bli et lite tall. Jeg personlig har brukt “alt-i-ett” -programmet Easy-prosjektet i over 5 år, og jeg tror at jeg har spart måneder av livet mitt ved å bruke det. Og det er et gyldig poeng for meg å fortsette å bruke den.

La oss komme tilbake til å jobbe hjemmefra.

Hvis du gir teamet ditt en manual for hvordan du jobber hjemmefra, og du gir dem praktiske eksempler, du er halvveis der.

Bare takket være praktiske eksempler vil de være i stand til å forstå hva du vil ha av dem og hvorfor - og så kan de bruke det selv. Hvis du synes eksemplene mine er interessante, og de vil hjelpe deg å tilpasse seg hjemmekontoret i teamet ditt eller selskapet ditt, kan du bruke dem.

Jeg lærte også å gi folk nok plass til spørsmål. Det er sannsynlig at de har flere spørsmål mens nye endringer implementeres. Ved å svare på spørsmål unngår du desinformasjon, spekulasjoner og forutsetninger - alt som ikke er ønskelig.

Å implementere et hjemmekontor er ikke rakettvitenskap, det er velprøvde og testede prosesser. Jeg ønsker deg alt godt med å implementere det.

Hva tror du?

Har du en lignende opplevelse? Eller har du en annen mening? Er det noe jeg glemte å nevne?

Hvis du ønsker, gi meg beskjed om din egen erfaring med ekstern teamledelse. Jeg vil svare og dele min erfaring. Hvem vet, kanskje det vil hjelpe deg å gjøre det oppnå høyere effektivitet under hjemmekontoret. Jeg tror vi alle vil kunne dra nytte av det i fremtiden.

RELATERT ARTIKKEL » Er hjemmekontoret effektivt? Resultatene fra en toårig studie.