Hvordan redde et prosjekt med en stram tidsfrist: 5+1 handlingstips for effektiv prosjektløsning

Som oftest er det en risiko for at du ikke klarer å levere prosjektet i tide. Hva skal man gjøre i et slikt tilfelle? Se hvordan du nærmer deg prosjektet og sparer det på bekostning av de minste mulige ofre.

Hvorfor går et prosjekt for sent?

Det kan være mange grunner til at et prosjekt ser ut til å gå i en dårlig retning (spesielt med tanke på tidsfrister). Som oftest er det imidlertid prosjektlederen som har ansvaret for dem – enten han eller hun er det ute av stand til å opprettholde timingen eller undervurderer forberedelsesfasen. Her er en rask oppsummering av hva du bør gjøre før du starter arbeidet med et prosjekt:

• WBS - Work Breakdown Structure med alle teammedlemmer – du vil se hva prosjektet består av og hvor mye tid det vil ta deg å jobbe med individuelle elementer.
• CBS - Cost Breakdown Structure – tjener som grunnlag for prosjektbudsjettet ditt, og deretter for dets innledende og løpende sammenligning med faktiske kostnader.
• Ressursforvaltning – bruk den til å planlegge arbeid og reservere ressurser i henhold til sanntidskapasitet av ressursene dine.

Få et prosjekt tilbake på sporet – Prosjektet krasjer

Når du har en bestemt leveringsdato for prosjektet som i alle fall ikke kan utsettes (f.eks. et firmaarrangement knyttet til en bestemt dato og klokkeslett, en offisiell hotellåpningsfest eller presentasjon av en ny produksjonsmodell på en spesialisert konferanse, tiden er inne for å bruke en teknikk kjent som Project Crashing.

Prosjekt «krasj» høres litt truende ut, men det er ingenting å frykte. Tvert imot vil du ha en god løsning for hånden. Men det er viktig å forberede seg ansvarlig på det.

Prosjektet krasjer betyr forkorte timingen for en eller flere oppgaver, som også reduserer den totale prosjektleveringstiden. Logisk sett må du imidlertid forvente en økning i ressursvolumet, noe som vil resultere i en økning i totalkostnadene.

For at du endelig skal kunne fullføre prosjektet i tide og samtidig med minst mulig innvirkning på budsjettet, går du frem som følger:

1. Oppdater WBS – innkalle til et møte med teamet, forklar hvorfor du må forberede ny prosjektplanlegging. Finn ut om oppgavene er relevante i henhold til gjeldende arbeidsfordeling eller om noen av dem kan være det kombinert under én oppgave eller til og med utelatt helt.

2. Oppdater Gantt – overfør det oppdaterte tankekartet til et Gantt-diagram slik at du kan se forholdet mellom oppgaver og tid. Spar tid i Easy Project ved å få endringene i tankekartet forvandlet til Gantt automatisk.

3. Gjør deg kjent med status for prosjekter i organisasjonen – gå gjennom prosjektstatus i Global Gantt med porteføljeforvalteren og finn ut om ressurser kan tildeles for at prosjektet krasjer innad i selskapet eller om du må sikre deg eksterne tilbydere.

4. Planlegg kostnadene ved nye ressurser – om du skal bruke interne eller eksterne ressurser, ha klar oversikt over hvor mye de vil koste deg og hvor mye budsjettet ditt vil vokse.

5. Forbered et nytt og oppdatert prosjekt som vil inkludere:

• Justert personalkapasitetsplanlegging – nye ressurser som du skal levere prosjektet med,
• oppdatert Arbeidssammenbrudd Struktur og budsjett,
• Redesignet Gantt-diagram basert på de to foregående punktene.

Er det alt? Vel, nesten.

Før eller siden vil hver prosjektleder måtte fungere som en "brannmann" og slukke flammene til et prosjekt som kommer for sent eller feil. Noen prosjekter vil brenne på et tidspunkt, andre vil gå feilfritt. Prosjektledelse handler også om å være i stand til å kommunisere et problem, konfrontere det og begynn å løse det. Feil skjer, men det er mye verre å ikke lære av dem.

Derfor, ikke glem å holde en møte etter prosjektets levering (såkalt afterwork). Lag en liste med spørsmål, svar og løsningsforslag og kommuniser deretter resultatet på tvers av selskapet – prosjektledere må hjelpe hverandre.