Prosjektbeslutninger: Hvordan gjøre det bedre

Her er en haug med ideer om hvordan du kan avdekke fakta bak den vanskelige situasjonen du kan komme i, og hvordan du kan bruke dem til din fordel. Og til slutt, hvordan ta en god beslutning.

Først avkjøl. For det andre, få data

Å ta en avgjørelse er ofte nervepirrende og kan lett lede deg til overtenkning og "negativ zooming", så på et tidspunkt begynner alle avgjørelsene å virke dårlige og du mister evnen til å vurdere dem objektivt. Sannheten er en annen – når du har tatt avgjørelsen, kan du puste igjen og organisere trinnene som følger. Det er alltid en risiko knyttet til beslutningen og som – vi liker å si – risikostyring er en del av god prosjektledelse. Men enten det er teamet ditt, prosjektøkonomien eller fremdriften i arbeidet med prosjektet, tenk alltid på disse fire:

1. Definer og presenter situasjonen

Samle all informasjon om problemet ditt. Gi dine interessenter og teamet en klar oversikt over hva som skjer med prosjektet ditt. Forklar hva som har ført deg – og prosjektet – til denne situasjonen, og hva du planlegger å gjøre med det.

2. Definer evalueringsteamet

Lag et team som vil utforske og utvikle løsningsforslagene dine. Forklar for hvert medlem av dette teamet hva hans/hennes rolle er i denne prosessen – noen vil vurdere ideene dine i form av ressurser, andre fra et økonomisk synspunkt, etc.

«Et uvurderlig råd – forbedre din
Evalueringsteam med prosjektleder
som har vært i en lignende situasjon før.»

3. Vurder alternativene dine

Med tilstrekkelig tilførsel av data fra individuelle medlemmer av evalueringsteamet, kan du deretter bruke en av evalueringsmodellene for å velge den endelige avgjørelsen (f.eks. SWOT-analyse, Maslows pyramide eller Pareto-prinsipp 80/20).

4. Sett vinnerløsningen ut i livet

Bare fortsett som om du startet et helt nytt prosjekt. Bruk WBS-verktøyet, tilordne oppgaver direkte og projiser individuelle oppgaver inn i et Gantt-diagram. Hold styr på hvordan den kritiske situasjonen har endret seg og utviklet seg som et resultat av din beslutning.

Typiske situasjoner når man tar en beslutning er avgjørende

De mest innflytelsesrike – og ofte de vanskeligste beslutningene er gjentatte ganger knyttet til en av følgende: ressurser (menneskelige, materielle eller begge deler), prosjektøkonomi (budsjett) og omfanget av arbeidet. Du vil sannsynligvis følge den ovennevnte prosessen i alle, men du kan trenge forskjellige verktøy i de enkelte trinnene. Her er oversikten.

1. Beslutningstaking knyttet til ressurser

Ressurser er nøkkelen. Bak (nesten) hvert mislykkede prosjekt er det derfor mangel på kompetanse og ressurser. Du leser kanskje ikke dette i mange blogger på nettet, men noen ganger – spesielt når du lider av mangel på ressurser – er det enda bedre å ikke starte et prosjekt enn å begynne arbeidet som bare vil føre til skuffelse. Men hvordan ta JA eller NEI-avgjørelsen?

Uansett hvor stor bedrift eller team er, må du først ta en oversikt over ressursene og bruken av deres tid i nær fremtid. Så snart du ser arbeidsflyten til dine potensielle ressurser, vil det bli mye enklere å ta avgjørelsen om du vil hoppe inn eller forlate et nytt prosjekt. Det samme gjelder for situasjonen hvis en eller flere av ressursene dine forlater teamet – det vil alle prosjektlederne før eller siden oppleve. Det viktigste er å ta en rask beslutning om hvordan du skal gå videre.

Med den omfattende ressursstyringsoversikten i Easy Project vil du raskt se en fargebasert visualisering av hvor mange og hvilke ressurser som er tilgjengelig på tvers av selskapet (eller team), med hvilken kompetanse, og for hvilken tidsperiode.

"Et anstendig prosjektstyringsverktøy hjelper deg
ikke bare i organiseringen av arbeidet ditt. Det vil
også avdekke veien til en god beslutning."

2. Beslutningstaking knyttet til prosjektøkonomi

Penger utgjør definitivt en stor forskjell. For å se om prosjektet lønner seg, må du ta en grundig titt på dataene. En gruppe med økonomistyringsverktøy vil komme i hånden – som f.eks kontantstrømvisualiseringen av Gant-diagrammet. Å holde seg til data er også det du ønsker å gjøre når det oppstår en situasjon om du skal fortsette i prosjektet eller ikke. For dette, kostnadsfordelingsstrukturen (CBS) vil hjelpe deg enormt.

3. Beslutningstaking knyttet til arbeidets omfang

Det de fleste prosjektledere finner nyttig, er å komme tilbake til det grunnleggende ved å dekomponere prosjektet i mindre deler. Det er fordi hvert prosjekt er en levende organisme og består av små prosjekter for seg selv. Så hvis det er en spesifikk situasjon i prosjektledelsen din, som krever en solid beslutning, ikke nøl med å a) gå tilbake til din aller første arbeidssammenbruddsstruktur (WBS) av prosjektet for å se om du kan trekke ut ideer fra det første tankekartet og b) Gjør WBS på nytt i henhold til den nåværende situasjonen. Du vil bli overrasket over hvordan det plutselig kan endre ditt syn på perspektivet til verk som venter fremover.

konklusjonen

Gode ​​beslutninger er basert på erfaring, intuisjon og data. Og gode prosjektledere tar ikke bare beslutningen, men også ansvaret for den. Det er tid til å ta en avgjørelse under og til og med før oppstart av et nytt prosjekt – Skal jeg/mitt team/min bedrift gå inn i dette prosjektet, eller ikke? For å svare riktig, bruker du et sett med prosjektstyringsverktøy for kontroll som vil føre deg til bedre beslutningstaking. Ikke undervurder kraften til kommunikasjon og forklar beslutningen din for teamet ditt med hver eneste beslutning om prosjektet.