Prosjektledelse: Hvordan ikke stagnere og gå videre i karrieren din? Noen tips fra en senior PM

Dette var for seks år siden og den intervjuede kandidaten er nå en erfaren senior prosjektleder som jobber for oss med nyeste programvare for prosjektstyring på de mest komplekse prosjektene. Han har skrevet noen tips til deg, som virkelig vil tjene som en nyttig guide for å komme videre i prosjektledelse.

Du kan finne mange gode og dårlige artikler på Internett om hva en prosjektleder bør mestre. Hvis du leter etter råd for din karriere innen bøker eller e-bøker, så har du sannsynligvis allerede funnet ut at listen over tilgjengelig litteratur vil ta deg minst en arbeidsuke.

I denne artikkelen har vi derfor utarbeidet en velprøvd liste over tips og verktøy som virkelig kan hjelpe deg med å gjøre jobben din bedre – raskere, mer effektivt, med glede og mindre stress. La oss gå!

Myke ferdigheter – hvor viktige er de?

Veldig viktig. Til slutt ser alle på figurene, men underveis i arbeidet med prosjektet er alle nysgjerrige på måten man går mot de figurene. De sier i salg at ingen ønsker å gjøre forretninger med negative mennesker, og det samme gjelder arbeidet til en prosjektleder.

Men poenget er ikke å forvandle seg til noen du ikke er – men heller utvikle de myke ferdighetene som kommer naturlig fra din natur og gradvis jobbe med de andre. Følgende er de grunnleggende myke ferdighetene.

1. Kommunikasjon

Lenge leve enkel, saklig og effektiv kommunikasjon! Stol på oss, ingen klient, teammedlem eller leder vil protestere mot disse tre egenskapene. Samtidig er det viktig at du gir plass til alt det ovennevnte.

Men se opp for en samtale, videosamtale eller chat, som drar allerede i begynnelsen – resultatet vil alltid være bortkastet tid. Sett derfor et mål som du ønsker å oppnå i hver kommunikasjon.

2. Ledelse

Det finnes utallige videoer, bøker og blogger om lederskap, men den gyldne regelen som fungerer alltid og overalt er den gamle kjente "Lead by example". Derfor hender det ofte at «atmosfæren rundt prosjektet» (og ofte selve resultatet) er en refleksjon av prosjektlederens humør. Hold styr på prosjektet, gå på jobb i tide, vær først på møter.

Observere, motivere, rose, rapportere, diskutere. Når du er genuint interessert i et prosjekt og menneskene som jobber med det, "smitter" du alle rundt deg med interesse. Og hvis noen forblir immune, er det sannsynligvis et signal om at de har problemet, ikke du.

3. Forhandlinger

Prosjektet er en levende skapning og du må kjempe for det. Ikke bare i budsjettdiskusjoner med oppdragsgiver, men også internt. Du må kanskje få flere ressurser eller mer tid eller forsvare tilbakemeldinger i spurter.

Grunnregel: du kan vinne hver kamp lettere hvis du er bevæpnet med data. Med data kan du vinne med et smil og uten blodsutgytelse.

Hvilke verktøy og hvorfor må du kontrollere?

For å ha prosjektplanleggingen og -styringen din under kontroll slik at du kan gå ett skritt videre, må du mestre prosjektstyringsverktøyene. Heldigvis finnes det flere sofistikerte programvarer og applikasjoner som lar deg gjøre det.

Det beste verktøyet for deg å jobbe med er en som kombinerer alle viktige funksjoner under ett tak – Det vil spare deg for mye tid i organisering og kommunikasjon. Og det er akkurat det Easy Project gjør.

I begynnelsen setter du opp alt i en transparent og lett navigerbar personlig Project Manager Dashboard. Da kan du forberede deg på fire ekstra viktige ferdigheter!

1. Arbeids- og ressursorganisasjon

Når du starter et prosjekt, gjør et visuelt tankekart i Work Breakdown Structure (WBS). Lag den sammen med hele teamet – alle vil se hvilke oppgaver som venter dem. På denne måten vil du støtte følelsen av eierskap hos dine kollegaer fra begynnelsen.

Du kan enkelt sjekke kapasiteten til dine kolleger eller ressurser i vår Verktøy for ressursstyring – hovedsakelig i Ressursforvaltningsmasterplanen.

Diskuter med kollegene dine tiden det tar å fullføre oppgaver – på denne måten motiverer du alle til å ta ansvar. Du kan visualisere prosjekttimingen i en Gantt-diagram og dele det med teamet.

2. Tidsstyring og Time Tracking

Å levere et prosjekt i tide er et veldig godt tegn på arbeidet ditt, gitt mengden endringer, risikoer, forsinkelser og uforutsette hendelser, god tidsstyring kan spare deg. Spor hvor mye tid teamet ditt bruker på prosjektet og angi varsler hvis grenser definert i omfanget overskrides.

Senior prosjektledere vil sette pris på det spesielle verktøyet for prosjektkontroll og rapportering. De Opptjent verdistyringsverktøy tilbud en umiddelbar sammenligning av skapt verdi med tidsplan og kostnader.

Din oppgave er også å fornuftig organisere hele teamets tid. Bruk møtekalender. Gull verdt råd: Hvis et av medlemmene dine trenger å jobbe knirkefritt, er det bare å fylle en hel dag for dem i den delte kalenderen – medlemmet fullfører som regel arbeidet raskere enn planlagt.

3. Kontrollerende instrumenter for smidig prosjektledelse

Smidig ledelse som bruker Scrum- eller Kanban-metoden er "in". Det er skrevet mange artikler om det og mange flere vil bli (her er vårt bidrag). De fleste IT-organisasjoner bruker smidige prosjektstyringsprinsipper, sannsynligvis inkludert dine (fremtidige) kunder. I Easy Project har vi utarbeidet paneler for Scrum og Kanban for deg og du kan raskt og enkelt bytte mellom de to.

4. Administrere flere prosjekter samtidig – Porteføljeforvaltning

Hvis du er ansvarlig for flere prosjekter, er det åpenbart at du allerede har bevist dine egenskaper. Porteføljestyring er imidlertid et annet ansvarsnivå og krever spesifikke verktøy. Men la oss starte med hvordan du kan gjøre arbeidet ditt enklere – hva med å ha en mal for prosjektet ditt?

prosjektmaler som du gradvis kan lage og dele på tvers av selskapet, slik at du kan spare mye tid – selv i store prosjekter!

Som "leder for flere prosjekter" har du tilgang til tre hovedverktøy i Easy Project:

• Fullstendig tilpasset porteføljeoversikt, som du kan forvandle til en fullverdig rapport klar for presentasjon,
• Porteføljetre for rask oversikt over alle prosjekter ved første blikk,
• Ny Global Gantt, som støtter detaljert prosjektledelse.

Oppsummering

Verktøyene vi bruker endres etter hvert som prosjektledelsen utvikler seg. Derfor, en prosjektleder som er i stand til å jobbe med verktøy som reflekterer disse endringene får et konkurransefortrinn.

Selv om myke ferdigheter er en essensiell del av (ikke bare) prosjektledelse, blir de først styrket etter at prosjektlederen kan stole på dataene innhentet gjennom verktøyene.

Hvis du ønsker å komme videre i karrieren som prosjektleder, start gradvis og sett deg et delmål: å levere ditt neste prosjekt raskere, mer effektivt og med verktøy for å gjøre arbeidet ditt klarere og enklere.