Prosjektledelsestriangel i praksis: Hvordan balansere det

Teorien er fin, men la oss se på praksisen

Jeg har gjort mange prosjekter i min karriere, og så vet jeg at teorien om trippelimperativ er én ting, men i praksis, det ofte ser veldig annerledes ut. Hvis du ikke kan teorien om omfang, tid og ressurser (kostnad), ta en rask titt her..

Men nå, la oss gå til øvelsen! Det er her jeg hele tiden må stille spørsmål som: hvordan balanserer jeg dette, hva skal jeg gå tilbake fra, hva og når jeg skal prioritere noe, hvilke prosjekter må jeg ta hensyn til for hver parameter, og hjelper et verktøy meg å gjøre dette? Det avhenger alltid av prosjektfasen.

En prosjektleder er som en vippe

Prosjektledere har i oppgave å balansere prosjekt trekant, Også kjent som trippel begrensning, som består av omfang, tid og ressurser . Prosjekttrekanten danner grunnlaget for ethvert prosjekt, og en prosjektleders jobb er å sørge for at prosjektet holder seg innenfor dem.

Det er imidlertid ikke mange prosjekter som avsluttes i tide, innenfor budsjett og innenfor det planlagte omfanget. For å være ærlig, hvor ofte gjør du det klarer å vedlikeholde alle disse tre komponentene samtidig? Dette er fordi det er mange faktorer som kan påvirke et prosjekt. 

For å sikre at prosjektet holder seg i rute, må prosjektledere prioritere avhengig av stadiet i prosjektet. Jeg går oftest frem som følger:

• Under planleggingsfasen den omfang av prosjektet er hovedfokuset. Prosjektledere må sikre at prosjektets mål, mål og leveranser er veldefinerte og samsvarer med interessentenes forventninger.
• på utførelsesfase, flyttes hovedfokus til budsjettet. Penger er livsnerven i ethvert prosjekt, og prosjektledere må sørge for at prosjektet holder seg innenfor budsjettbegrensninger. Dette innebærer å følge utgiftene nøye, identifisere kostnadsbesparende tiltak og sørge for at ressursene brukes effektivt.
• Som deadline nærmer seg, kan det hende at prosjektledere må gå tilbake omfanget av prosjektet for å sikre at det blir gjort i tide. Dette kan innebære å ta tøffe beslutninger, som å prioritere enkelte oppgaver fremfor andre eller omdisponere ressurser.

Et praktisk eksempel fra Easy Software

I fjor fikk vi muligheten til å jobbe med et New application design-prosjekt. Vi startet med å sette opp prosjektomfanget, som hjalp oss med å definere grensene. Det er alltid vanskelig fordi hodet ditt begynner å rase og tenker "Vi kan også gjøre denne ekstra tingen", men du må være realistisk. Morsom opplevelse: som en tommelfingerregel, IT-prosjekter er vanligvis 2 til 5 ganger større enn opprinnelig forventet.

Under gjennomføring fase, avanserte vi element etter element mens tett overvåking av tidsbruken siden ressursene våre var interne. Imidlertid mot slutten av prosjektet, vi møtte en tøff avgjørelse rundt omfanget som vi nødvendig for å fullføre prosjektet i tide på grunn av andre prosjekter på veikartet. Til slutt gjorde vi de nødvendige tilpasningene, og prosjektet ble en suksess. Jeg håper! 

Øvelse gjør mestere

Det er viktig å huske at prosjektledelse er en balansegang. Det er ingen ensartet tilnærming, og prosjektledere må være fleksibel og tilpasningsdyktig til skiftende omstendigheter. De må ha en dyp forståelse av prosjekttrekanten og kunne ta informerte beslutninger basert på prosjektets nåværende stadium.

Til syvende og sist, prosjektledelse er en ferdighet som krever en kombinasjon av teknisk kunnskap, lederegenskaper, og evnen til å balansere konkurrerende prioriteringer. En god prosjektleder kan navigere i prosjekttrekanten og levere et vellykket prosjekt, selv når han møter uventede utfordringer. 

Hvordan Easy Project kan hjelpe deg

Her er noen tips om hvordan et prosjektstyringsverktøy kan hjelpe deg med å balansere tid, omfang og ressurser: 

• Work breakout structure (WBS) – Den viser nedbrytningen til de minste mulige oppgaver og leveranser og hjelper deg med å holde alt i sikte. I planleggingsfasen kan du se omfanget, og i løpet av gjennomføring, Kan du endre hver leveranse.
• Budsjettering – Prosjektteamet kan spore timene deres mens de jobber med prosjektet, i Easy Project kan du se ikke bare antall timer brukt på prosjektet, men også konverteringen til penger. Denne funksjonen hjelper deg å holde deg på sporet budsjettmessig.
• Gantt-diagram – Her kan du se status for oppgaver, hva går bra, og hva som ikke er det blir levert til rett tid. Basert på det kan du se hele grunnlinjen. Dette er viktig under gjennomføringen og spesielt når fristen nærmer seg.